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Entenda como fazer uma eficiente gestão de riscos na terceirização em apenas 5 passos

Written byLeo Cavalcanti

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April 9, 2021

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April 9, 2021

Como já comentamos em outros textos, os riscos fazem parte da nossa vida pessoal e profissional. Ao comprarmos um carro, contratamos um seguro. Ao iniciarmos nossa carreira, guardamos dinheiro porque “não sabemos o dia de amanhã”. Ao sair de casa e notar o tempo nublado, voltamos para pegar um guarda-chuva.

Esse cuidado também deve ser levado para dentro das empresas que desejam prosperar e consolidar sua marca no mercado. E grande parte desse esforço vem dos fornecedores, cujos quais são grandes responsáveis pelo sucesso ou fracasso de uma organização.

Por isso, é fundamental que as organizações se protejam através de uma gestão de riscos na terceirização. Como é feita essa gestão? Continue a leitura!

Como fazer uma gestão de riscos na terceirização em 5 passos?

1º passo - Levantar todos os riscos relacionados a fornecedores

Não é possível resolver um problema sem saber exatamente qual é a extensão ou perigo que ele oferece à empresa. Por isso, o primeiro passo na gestão de riscos de terceiros é a listagem de todos os possíveis problemas e as consequências deles.

Esse levantamento deve ser um dos principais passos do processo, pois apenas um levantamento detalhado e completo certificará que todos os possíveis riscos serão mitigados. Dentre os principais tipos de riscos, podemos citar:

  • Riscos financeiros: Impacto negativo na saúde financeira da empresa por motivos como insumos superestimados ou pela dependência causada pelo fornecedor único de uma matéria-prima;

  • Riscos operacionais: Processos falhos ou sistemas inadequados que atrapalham o desempenho das equipes;

  • Riscos reputacionais: Ações errôneas do fornecedor que podem causar uma associação e divulgação negativa do nome da empresa contratante;

  • Riscos de compliance: Falta de conformidade com regulamentos obrigatórios, deixando o fornecedor e a empresa contratante sujeita à multas e penalidades.

2º passo - Ordenar e priorizar todos os perigos descobertos

Com todos os riscos em mãos, chegamos ao momento em que eles devem ser ordenados com base em critérios como a probabilidade de se tornar real e as consequências da concretização deles na empresa.

Para esse trabalho de classificação, é sugerida a aplicação de categorias como baixa, média e alta relevância. Com essa visão, é possível ordenar as ameaças entre as que podem ser aceitas, mitigadas, eliminadas ou transferidas e compreender quais são os riscos que merecem mais atenção.

Também é possível utilizar uma matriz de probabilidade e impacto, ou matriz de riscos, para organizar os riscos e visualizar melhor todos os perigos.

3º passo - Relacionar os fornecedores com seus respectivos riscos

Quais dos terceiros da sua instituição não estão atentos aos regulamentos obrigatórios? Quais a sua equipe de Procurement já teve problemas relacionados à entrega dos produtos por erros no sistema deles? E quantos realizam ações que podem danificar a reputação da sua empresa?

Esse é o momento em que será montado o quebra-cabeça que permitirá uma gestão de riscos na terceirização. Para isso, a sua equipe precisará definir um processo de homologação, onde os parceiros são “colocados embaixo de uma lupa”, que avaliará quesitos jurídicos, financeiros, reputacionais e de compliance.

Após essa avaliação, os fornecedores devem então ser classificados de acordo com os riscos atribuídos em uma relação com eles. Assim como os riscos foram categorizados, os fornecedores podem ser divididos entre grupos de baixo, médio e alto risco. 

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4º passo - Definir um plano de ação para cada grupo de fornecedores

Agora que eles estão organizados em seus respectivos grupos, é o momento de avaliar o que pode ser feito em cada uma das categorias para fazer uma gestão de riscos na terceirização. Entre as atitudes que podem ser tomadas estão:

  • Definir uma periodicidade de reuniões de status;

  • Reavaliar quais informações devem ser compartilhadas;

  • Auditar os terceiros;

  • Aumentar a frequência de monitoramento dos fornecedores;

  • Aprimorar o processo de homologação dos fornecedores.

São vários os caminhos que podem ser tomados para assegurar que a sua empresa não seja prejudicada por seus riscos. Por isso, cabe à sua equipe avaliar quais são os passos que melhor atenderão às suas necessidades.

Mas, além disso, é importante contar com ferramentas que auxiliarão a sua equipe a tornar processos como a homologação e o monitoramento de fornecedores mais fáceis, simples e até mesmo automatizados.

Com a Linkana, por exemplo, você pode usufruir dos seus robôs para realizar consultas públicas e analisar informações privadas, além de simplificar a emissão, organização e análise de consultas e de Compliance.

O software, intuitivo e eficiente para identificar riscos, também realiza um monitoramento permanente dos terceiros, renovando automaticamente certidões, consultas e documentos necessários para assegurar a confiança nessa relação.

5º passo - Garantir um aprimoramento da gestão de riscos na terceirização

Com todos os planos de ação em andamento, ainda há trabalho a ser feito.

Além dos planos precisarem de um monitoramento e checagem contínua para garantir que os riscos estão sendo geridos da maneira correta, é essencial seguir um olhar para os riscos da empresa.

Novas ameaças podem surgir a qualquer momento, portanto, a gestão delas deve ser constante para se certificar que a organização está segura e que os relacionamentos entre os fornecedores com o contratante são positivos.

A gestão de riscos na terceirização é um grande trabalho preventivo que influencia toda a cadeia de suprimentos. Todavia, é por meio desse olhar que a sua empresa estará protegida contra possíveis perigos que poderiam ser facilmente mitigados.

E não se esqueça de que existem ferramentas que podem ajudar nesse processo, como a Linkana. Para você entender um pouco sobre o quão valioso esse software pode ser para a sua equipe de Procurement, preencha o formulário abaixo e receba no seu e-mail uma análise de risco gratuita de um fornecedor.

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