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Gastos desnecessários: 12 dicas para você identificar e cortar!

Written byLeo Cavalcanti

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February 9, 2024

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February 9, 2024

O termo já sugere o significado: gastos desnecessários são todos os valores que a sua empresa paga, mas que poderiam ser cortados sem afetar a produtividade, a fabricação de produtos, a entrega de serviços, a rotina dos profissionais ou o relacionamento com os clientes.

Alguns desses gastos podem parecer pequenos quando analisados individualmente. Porém, a soma de vários, especialmente em médio e longo prazo, pode resultar em um desperdício de recursos significativo e, inclusive, comprometer a saúde financeira do seu negócio.

A boa notícia é que eles podem ser cortados ou, ao menos, reduzidos, gerando sobras financeiras que podem ser usadas em outras situações que contribuem com o crescimento da sua companhia, como para investimento em novas tecnologias.

Ainda que exista essa possibilidade, é comum que os gestores tenham dúvidas sobre como identificar gastos desnecessários e cortá-los da maneira certa, sem impactar negativamente a dinâmica da organização.

Você também precisa de resposta para essa questão? Então, siga a leitura deste artigo e confira as 12 melhores dicas de como reconhecer e eliminar esses valores e, com isso, evitar desperdícios de recursos na sua empresa.

O que são gastos desnecessários?

Os gastos desnecessários são todos aqueles que podem ser reduzidos, ou mesmo eliminados, sem causar prejuízos para o funcionamento de um negócio, em nenhuma de suas áreas. Isto é, são valores que não afetam diretamente o fluxo produtivo e de venda de uma empresa e, por isso, podem ser cortados.

Um ótimo exemplo de gasto que entra nesse grupo são os copos descartáveis. Para evitar desperdício de recursos financeiros, é possível reservar esse item apenas para clientes e visitantes, e educar os colaboradores a usarem canecas e copos individuais.

Além de reduzir as despesas, essa é uma medida sustentável totalmente compatível com boas práticas ESG.

Seguindo essa mesma linha de raciocínio temos os papéis usados para impressão, que podem facilmente ser substituídos por arquivos digitais. Essa decisão também diminui os gastos com material de escritório, ajuda na preservação do meio ambiente, e ainda resolve problemas como falta de espaço físico para arquivo, ou perda de documentos importantes.

Dica de leitura: "Como fazer gestão de documentos: 10 dicas de organização"

Como identificar gastos desnecessários no seu negócio?

Para identificar de maneira mais simples os gastos dispensáveis e supérfluos que sua empresa tem, existem algumas técnicas que podem ser adotadas. As principais são:

  1. separe os gastos entre custos e despesas;

  2. reveja os critérios de compras;

  3. reavalie os contratos firmados;

  4. faça um levantamento de todas as contas;

  5. use a tecnologia como aliada.

1. Separe os gastos entre custos e despesas

Os custos são todos os valores relacionados diretamente ao produto/serviço do negócio. Classificados como diretos e indiretos, eles incluem compra de matéria-prima e insumos, contratação de serviços terceirizados, entre outros relacionados.

Já as despesas que aquelas que não têm relação direta com o que a empresa comercializa, mas que são necessários para a continuidade das operações, tais como aluguel de espaço e contas de consumo como água e luz.

Fazer essa separação ajuda a identificar os gastos que podem ser cortados, pois os separa em categorias, deixando mais claro o que pode ser ajustado sem prejudicar o funcionamento da companhia.

2. Reveja os critérios de compras

O que é considerado para uma compra ser aprovada na sua empresa? Por vezes, pode estar faltando parâmetros e limites, e isso tende a levar a aquisições desnecessárias que geram gastos extras.

É certo que o processo de compra não deve ser internamente burocrático. Contudo, algumas regras e políticas simples podem ajudar a manter o equilíbrio financeiro do negócio.

3. Reavalie os contratos firmados

Contratos firmados com fornecedores e terceiros podem ter cobranças que, após a parceria firmada, passam despercebidas. Por isso, o ideal é rever esses documentos e procurar por taxas, tarifas, juros e multas que podem facilmente ser evitados. 

4. Faça um levantamento de todas as contas

Levantar todas as contas da empresa é outra ótima maneira de identificar gastos que podem ser cortados. O objetivo aqui também é chegar a valores que, no dia a dia, costumam ser ignorados, tais como tarifas bancárias.

É possível ainda rever impostos pagos e confirmar se o regime tributário escolhido, a exemplo do Simples Nacional, é mesmo compatível com a atual situação econômica da companhia.

5. Use a tecnologia como aliada

Sem sombra de dúvidas, a tecnologia é essencial para automatizar tarefas e deixar a rotina dos times muito mais dinâmica, produtiva e eficiente. Então, porque não usá-la também para identificar gastos, tanto os necessários quanto os desnecessários?

Por meio da emissão de relatórios financeiros, por exemplo, é possível verificar todas as entradas e saídas de valores e, assim, acompanhar mais facilmente para onde o dinheiro da empresa está indo.

Sugestão de leitura: "Os 5 melhores softwares de gestão de fornecedores da atualidade"

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Como cortar gastos desnecessários na sua empresa?

Após identificar quais gastos são desnecessários para o seu negócio, o passo seguinte é cortá-los. Dependendo do tipo de custo ou despesa, é possível fazer isso diretamente, ou seja, simplesmente não adquirindo mais o que está levando a contas supérfluas.

Contudo, existem alguns itens, bens e serviços que precisam ser analisados mais de perto, incluindo uma visão de curto, médio e longo prazo, a fim de não serem reassumidos no futuro.

Para isso, algumas boas práticas que você pode adotar, são:

  1. defina um orçamento: que pode ser mensal, semestral, anual, ou em outro período, e trabalhe de modo que ele não seja ultrapassado;

  2. renegocie com fornecedores e terceiros: especialmente se identificar valores e taxas que estão onerando seu caixa;

  3. conscientize sua equipe quanto ao uso do dinheiro: promovendo uma cultura organizacional focada na responsabilidade financeira;

  4. monte um planejamento de compras: adotando estratégias como smart procurement (compras inteligentes) e smart sourcing, que levam a compras mais estratégicas;

  5. aprimore sua gestão de estoque: para garantir que não será comprado nada sem a real necessidade;

  6. renegocie dívidas: caso as tenha, evitando assim o pagamento de mais juros que, em longo prazo, podem representar um valor significativo para o seu caixa;

  7. pague as contas em dia: além de garantir a boa imagem e o relacionamento com fornecedores e demais parceiros de negócio, evita o pagamento de multas por atraso.

Dica de leitura: "Política de pagamento a fornecedores: como implementar? + 8 dicas para ficar em dia"

Como spend management evita gastos desnecessários?

Spend management pode ser traduzido para o nosso idioma como gestão de gastos corporativos. Trata-se de uma forma de gerenciamento que tem por objetivo levar a um aproveitamento melhor e mais estratégico dos recursos financeiros de uma empresa.

Essa forma de administrar o dinheiro corporativo ajuda a evitar gastos supérfluos, pois dá aos gestores uma visão mais ampla dos valores que entram e saem das contas da companhia. Também contribui para avaliar melhor custos e despesas e, com isso, embasar decisões e levar a deliberações mais precisas.

Ainda que extremamente vantajoso, um dos desafios do spend management é a complexidade dos processos que os envolve, já que todas as questões financeiras são minuciosamente verificadas.

Como comentamos, a tecnologia é uma forte aliada nesse caso, assim como para as mais diferentes tarefas de uma empresa, indo do aprimoramento e otimização do controle de gastos e despesas, até o controle de documentos, contratação de fornecedores, e muito mais.

Com essa última aplicação, inclusive, a Linkana pode ajudar.

Como a Linkana ajuda a controlar custos do seu negócio?

Somos o SRM do futuro. Com nosso sistema, você economiza tempo na homologação de fornecedores, automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

Encontrando fornecedores em menos tempo, é possível reduzir gastos com essa atividade, somada à chance de identificar as empresas fornecedoras com o melhor custo-benefício para atender a sua, diminuindo custos para a sua cadeia de suprimentos sem comprometer a qualidade.

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