Tratamento de não conformidade: faça e mitigue riscos!

Tratamento de não conformidade na gestão de fornecedores consiste em ações para identificar desvios de requisitos, avaliar impactos e aplicar medidas corretivas. Essa prática reduz riscos na cadeia de suprimentos, aumenta a confiabilidade e transparência dos processos e fortalece a governança de compras, compliance e ESG da empresa contratante.

Essas falhas dos fornecedores podem incluir documentações vencidas, ausência de certificações obrigatórias, descumprimento de cláusulas contratuais ou até indícios de condutas trabalhistas irregulares.

Quando o time de compras e procurement não trata erros assim com agilidade, coloca o negócio sob risco jurídico, operacional e reputacional. Para evitar esses transtornos, é fundamental ter um plano de ação de fornecedores que inclua o acompanhamento constante desses parceiros, da homologação ao encerramento do contrato.

Neste artigo, você aprende como fazer tratamento de não conformidade, quais ações corretivas para fornecedores adotar e, assim, aumenta as chances de mitigar riscos na cadeia de suprimentos da sua empresa. Siga a leitura e confira!

Principais aprendizados:

• Falhas de conformidade em fornecedores afetam diretamente a operação, o compliance e a reputação da empresa que contrata o abastecimento.

• Para tratar não conformidades é necessária uma gestão de riscos aprimorada e um plano de ação estruturado, com etapas claras.

• Ações corretivas e preventivas reduzem ameaças, impactos, evitam recorrência de falhas e mitigam riscos operacionais.

• Falhas não identificadas geram impactos legais, financeiros e operacionais.

• A tecnologia da Linkana otimiza a detecção, o monitoramento e a correção de não conformidades.

O que é o tratamento de não conformidade na gestão de fornecedores?

Tratamento de não conformidade na gestão de fornecedores refere-se à prática de identificar, registrar, investigar e corrigir falhas que violam requisitos previamente definidos com esses parceiros, tanto no aspecto legal e contratual quanto no técnico e ético.

Essa abordagem garante que qualquer desvio na atuação de um fornecedor seja tratado de forma estruturada, com foco na mitigação de riscos e na melhoria contínua da cadeia de suprimentos.

Essas não conformidades podem surgir, por exemplo, na entrega de produtos fora do padrão de qualidade, no uso de materiais não autorizados, na não atualização de certificados ambientais ou na omissão de informações fiscais relevantes, como ausência de inscrição estadual ativa ou divergências no CNPJ.

Quando ignoradas, comprometem a operação, afetam a reputação da empresa que contratou o fornecimento e expõem o negócio a penalidades legais ou sanções regulatórias, como multas e suspensão das atividades até a regularização da falha.

Por outro lado, ao criar uma gestão de riscos operacionais voltada para esse tipo de tratamento, a empresa fortalece sua governança, assegura o cumprimento de exigências internas e externas e garante que seus parceiros estejam alinhados com políticas de integridade, sustentabilidade e desempenho.

Assim, além de responder rapidamente às falhas, tratar a não conformidade de fornecedores protege o negócio e evita danos à imagem e ao crescimento.

Dica de leitura: “Não conformidade de fornecedores: como identificar e mitigar?”

Quando e por que aplicar ações corretivas e preventivas?

Deve-se aplicar as ações corretivas para fornecedores sempre que houver o registro de falhas que violem requisitos legais, contratuais ou operacionais. O objetivo é eliminar a causa do problema e evitar a recorrência, a fim de proteger a empresa que contratou de impactos financeiros, jurídicos e reputacionais.

Já as ações preventivas precisam acontecer antes de a falha ocorrer. Esses processos têm como base as análises de risco e servem para prever erros e garantir que o fornecedor mantenha padrões alinhados com as exigências do negócio contratante.

Quanto mais rápido os profissionais de compras e procurement executam o plano de ação de fornecedores, com o propósito de assegurar a conformidade, mais controle têm sobre as parcerias, menos prejuízo geram para a companhia e mais eficiência conquistam para a cadeia de suprimentos.

O artigo “Análise de risco de fornecedores: como fazer e 4 erros a evitar!” tem dicas que ajudam nesse processo. Confira!

Como fazer tratamento de não conformidades?

Este é o passo a passo de como fazer um tratamento de não conformidades eficaz:

1. Identifique a falha;

2. Classifique a não conformidade;

3. Registre formalmente o ocorrido;

4. Aplique ações corretivas para fornecedores;

5. Monitore a execução das ações;

6. Valide o resultado;

7. Implemente ações preventivas;

8. Use a tecnologia como aliada.

Entenda!

1. Identifique a falha

Observe se há alguma falha no desempenho, na entrega, na conduta ética ou na documentação do fornecedor.

Um atraso injustificado, um produto fora da especificação técnica ou um certificado vencido, por exemplo, são sinais de que algo está em desacordo com o contrato e requer atenção imediata. Do contrário, pode gerar riscos na cadeia de suprimentos, como a interrupção do fornecimento.

2. Classifique a não conformidade

Avalie a gravidade da falha e a classifique como não conformidade leve, moderada ou crítica. Para chegar a essa definição, analise quanto o erro impacta o processo, os custos, a reputação da empresa, a parte legal e financeira. Essa separação ajuda a definir a urgência e a abordagem da correção.

3. Registre formalmente o ocorrido

Documente a não conformidade em um sistema ou formulário padronizado. Inclua o tipo de falha, a data, o fornecedor, os responsáveis e as evidências, como e-mails, fotos ou relatórios. Esse registro garante rastreabilidade e facilita a análise posterior.

4. Aplique ações corretivas para fornecedores

Com base na causa do problema, determine o que fazer para eliminá-lo. Ação corretiva pode incluir a substituição de um item, a atualização de documentos, a readequação de processos internos do fornecedor ou treinamentos obrigatórios, por exemplo. Estabeleça prazos e responsáveis por cada etapa para garantir a aplicação das medidas.

5. Monitore a execução das ações

Acompanhe o andamento das correções periodicamente. Verifique o cumprimento dos prazos, se o fornecedor está engajado com o ajuste, ou se há necessidade de uma nova intervenção. O monitoramento evita que o problema se estenda ou caia no esquecimento.

6. Valide o resultado

Confirme se a ação corretiva para o fornecedor foi eficaz e se o problema não persiste. Essa validação pode envolver uma auditoria, revisão documental ou testes dos produtos, por exemplo. Só após essa verificação considera-se a não conformidade corrigida.

7. Implemente ações preventivas

Por fim, analise as causas das falhas e avalie como evitar a repetição. Atualize processos, revise contratos, oriente equipes internas ou exija novas condições dos fornecedores. A prevenção fortalece a gestão de riscos operacionais e reduz a exposição a ameaças futuras.

8. Use a tecnologia como aliada

Usar a tecnologia é essencial para garantir a execução dessas etapas com precisão, agilidade, rapidez e transparência.

A Linkana, por exemplo, é um sistema de gestão de fornecedores que automatiza a coleta de dados, facilita a identificação de falhas e acelera a aplicação de ações corretivas, o que permite o controle contínuo do funcionamento da cadeia de suprimentos.