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Requisição de compra e ordem de compra são documentos que têm como principais diferenças a origem de emissão, o destino, o enquadramento legal, a necessidade ou não de aprovação, as informações inseridas e a etapa em que estão no processo de aquisição de um produto ou contratação de serviço.
Apesar desses diferenciais, ambos têm um ponto em comum: são fundamentais para garantir um fluxo de compra organizado e preciso.
Isso acontece porque a requisição de compra é o pedido interno, feito por um departamento da empresa que precisa de algum insumo ou serviço para dar continuidade às atividades corporativas.
Já a ordem de compra surge a partir desse primeiro documento, também é gerado internamente, porém, direcionado para o fornecedor que atenderá à demanda.
Quando bem estruturados e padronizados, eles otimizam os processos de aquisição, evitam erros e melhoram a comunicação com os fornecedores, aprimorando o relacionamento com esse parceiro comercial.
Por motivos como esses é que é tão importante você saber o que é e qual a diferença entre requisição de compra e ordem de compra. É sobre isso que falaremos neste artigo. Então, siga a leitura e confira tudo agora mesmo!
O que são ordem de compra e requisição de compra?
Requisição de compra e ordem de compra são documentos pertinentes ao fluxo de aquisição de produtos e/ou serviços de uma empresa. São eles que formalizam, interna e externamente, a necessidade de comprar itens para garantir a continuidade das atividades do negócio.
Para você entender melhor esse conceito, explicaremos separadamente o que são, para que servem e o que devem conter cada um desses registros. Veja!
O que é requisição de compra?
A requisição de compra é um documento interno, utilizado para um departamento solicitar à área de compras e procurement as matérias-primas, insumos, produtos ou serviços que precisa para dar continuidade às operações.
Dependendo do porte e do modo de trabalho da empresa, ele pode ser físico ou digital. Porém, é comum precisar de aprovação para prosseguir, tais como do chefe do setor solicitante ou do departamento financeiro da companhia.
Cada negócio pode usar a padronização que considerar mais adequada para seu fluxo de compras. Entretanto, há algumas informações que são fundamentais estar nesse documento, por exemplo:
número da requisição;
descrição detalhada do produto ou serviço que precisa ser comprado;
quantidade necessária;
dados do requisitante;
aprovação conforme políticas da empresa.
O que é ordem de compra?
A ordem de compra é um documento legal, emitido pelo departamento de compras e enviado para o fornecedor escolhido para formalizar o pedido de aquisição e dar sequência às tratativas necessárias.
Baseado na requisição de compra, essa ordem deve conter, além das informações que listamos, outras que garantam uma solicitação clara junto a esse parceiro, tais como:
data e local de entrega;
condições, formas e meios de pagamento;
orientações de envio;
preços acordados;
dados de contato do responsável pela área de compras.
Quais as diferenças entre ordem e requisição de compra?
As principais diferenças entre requisição de compra e ordem de compra são:
origem;
destinatário;
objetivo;
aprovação;
dados e informações;
legalidade;
etapa de emissão.
1. Origem
Enquanto a requisição de compra é gerada por qualquer setor da empresa, a ordem de compra só pode ser emitida pelo departamento de compras e procurement.
2. Destinatário
A requisição tem como destino a área de compras. Já a ordem é um documento gerado internamente e enviado para o fornecedor escolhido para atender à demanda.
3. Objetivo
O objetivo da requisição é apontar para o setor de compras o que a empresa precisa para continuar suas atividades. A ordem, por sua vez, descreve para o fornecedor quais são esses produtos e/ou serviços.
4. Aprovação
A requisição precisa ser aprovada internamente, antes mesmo de ser enviada para a área de compras, de acordo com o fluxo de aprovação e políticas da empresa.
A ordem de compras costuma não ter necessidade de aprovação, visto que esse processo já foi feito anteriormente, e pelo fato de ele ser enviada somente para um fornecedor que já foi devidamente qualificado.
Dica de leitura: "Qualificação de fornecedores: passo a passo completo de como realizar!"
5. Dados e informações
Os dados e informações presentes na requisição devem facilitar o fluxo interno, deixando claro para o time de compras o que precisa ser adquirido, quantidade, modelos, entre outras particularidades e características.
Já a ordem de compra precisa garantir uma boa comunicação com o fornecedor e um acordo comercial transparente, a fim de garantir as aquisições certas e evitar atritos, desentendimentos e perdas financeiras.
6. Legalidade
A requisição de compra não tem característica legal, por se tratar de um documento interno. Porém, a ordem de compra, sim, visto que representa um vínculo comercial estabelecido entre contratante e contratado.
7. Etapa de emissão
A requisição é a primeira etapa do processo de compra. É esse documento que dá o "start" para as fases seguintes. Inclusive, é ele que baseia a ordem de compra, que é uma das partes finais dessa jornada, anterior apenas ao recebimento dos itens/serviços adquiridos, conferência e pagamento do fornecedor.
Qual a importância da requisição de compra e ordem de compra?
Requisição de compra e ordem de compra são fundamentais para garantir um bom fluxo de aquisições de matérias-primas, insumos e serviços. São esses documentos que dão as diretrizes necessárias para o time de compras saber o que adquirir, quando e quanto.
Sem esses formulários, esses profissionais podem "se perder" na hora de fazer as compras, adquirindo itens a mais ou a menos, afetando diretamente a produtividade da companhia.
Além disso, a requisição e a ordem de compras asseguram uma comunicação clara entre as partes envolvidas, isso tanto internamente entre os departamentos quanto externamente com o fornecedor.
As 5 melhores práticas em compras para ordens e requisições de compras
Porém, para chegar a todos esses resultados, requisição de compra e ordem de compra devem ser elaboradas e geradas corretamente.
Para isso, algumas das melhores práticas que você pode adotar na sua empresa, são:
estruturar documentos com informações detalhadas;
revisar os campos de preenchimento periodicamente para se adequar a mudanças no fluxo de compras;
treinar os profissionais para usarem corretamente esses formulários;
pensar em como esses documentos podem melhorar o relacionamento com os fornecedores;
garantir a automação dos processos de compras, começando pela homologação de fornecedores.
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