Redução de custos em procurement: as 10 melhores estratégias
Adotar boas estratégias de redução de custos em procurement é fundamental para aproveitar o máximo dos recursos financeiros disponíveis, sem comprometer a qualidade dos produtos e/ou serviços que precisam ser adquiridos para a continuidade das atividades da sua empresa.
Na lista do que pode ser implementado, estão abordagens como sourcing estratégico, gestão de categorias, seleção e avaliação de fornecedores, entre outras.
É claro que o uso da tecnologia é outra parte importante desse processo. Um SRM (Supplier Relationship Management) completo, com diferentes funcionalidades — como o da Linkana — ajuda a encontrar as empresas fornecedoras certas para atender a sua.
Com parceiros de abastecimento alinhados ao perfil do seu negócio, fica muito mais fácil negociar, e essa é mais uma estratégia essencial para diminuir os gastos com compras.
E o que mais pode ser adotado para promover a redução de custos em procurement na sua empresa? Siga agora a leitura deste artigo e confira as 10 melhores práticas que separamos para você, começando pelos principais motivos pelos quais esse processo deve ser feito.
Qual a importância de reduções de custos em procurement?
Existem várias razões pelas quais é preciso reduzir custos em procurement. Entretanto, as duas que certamente se destacam são: garantir a saúde financeira do negócio e aumentar a margem de lucro que pode ser obtida com a venda de produtos/serviços.
Aqui, partimos do princípio de que toda a empresa tem um planejamento orçamentário que precisa ser seguido à risca para os setores terem recursos financeiros suficientes para se manterem.
Do outro lado, há a necessidade de adquirir insumos, matérias-primas e até mesmo serviços terceirizados para continuidade das operações. Entretanto, é preciso lembrar que essas aquisições refletem diretamente no preço final do que é comercializado.
Logo, cria-se uma verdadeira "bola de neve", digamos assim: abastecimentos caros elevam os custos da empresa, consequentemente, a precificação dos produtos/serviços vendidos também aumenta.
Como resultado, as soluções entregues deixam de ser interessantes para os clientes e o negócio perde poder competitivo.
Essas razões são as principais. Porém, existem outras que deixam claro a importância da redução de custos em procurement, tais como:
melhor aproveitamento dos recursos financeiros;
aumento da margem de lucro;
corte de despesas desnecessárias;
diminuição de desperdício monetário, de insumos, e até mesmo de mão de obra.
Dica! Não deixe de ler o artigo: "Gestão de terceiros: guia completo com as 5 etapas essenciais!"
Por que empresas perseguem redução de custos em procurement?
Em linhas gerais, os gestores buscam reduzir custos em procurement para melhorar, ou manter, a situação financeira da companhia.
Um dos motivos é o que acabamos de comentar: gastos elevados em compras afetam o preço do produto/serviço final, o relacionamento com os clientes e posicionamento da empresa no mercado.
Entretanto, é preciso considerar também que essa busca acontece porque ela contribui para aumentar a eficiência e a flexibilidade na cadeia de suprimentos. Neste ponto, chegamos ao aprimoramento da gestão de fornecedores.
No caso, a eficiência da rede de abastecimento pode ser melhorada com estratégias de redução de custos, pois essas abordagens costumam gerar negociações mais satisfatórias para quem contrata.
Com menos gastos, as sobras de recursos financeiros podem ser investidos em outras partes desse setor, a exemplo da aquisição de novas tecnologias para otimizar os processos.
No que se refere à flexibilidade, a linha de pensamento é mais ou menos a mesma: os valores economizados dão à companhia uma margem financeira que pode ser usada para se adaptar mais rapidamente às mudanças do mercado, por exemplo.
Aproveite e leia também: "Modernização de procurement: de que maneira tornar isso real?"
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Quais as melhores estratégias para redução de custos em procurement?
Para chegar aos resultados que acabamos de listar, adotar boas estratégias para redução de custos em procurement é fundamental. Entre as melhores estão:
sourcing estratégico;
gestão de categoria;
análise de custo total;
análise de gastos e transparência de custos;
seleção e avaliação de fornecedores;
estratégias de negociação;
gestão de contratos;
acompanhamento do desempenho do fornecedor;
compras conjuntas e parcerias estratégicas;
gestão de estoque.
1. Sourcing estratégico
Sourcing é uma metodologia que leva à identificação do custo total necessário para a aquisição de produtos e/ou serviços.
Realizado em três etapas — mapeamento, entendimento e avaliação — ele ajuda a reduzir custos, pois engloba todos os valores relacionados à compra, tanto internos quanto externos.
Ao adotar o sourcing estratégico, fica muito mais fácil visualizar todos os gastos dessa operação e, com isso, chegar ao melhor custo-benefício para a companhia.
Entenda mais sobre essa estratégia lendo o artigo: "Strategic sourcing: 7 etapas para transformar sua gestão de compras"
2. Gestão de categoria
Esse tipo de gerenciamento consiste em separar os bens ou serviços que precisam ser adquiridos por categorias, e em cada uma delas buscar formas de reduzir os custos.
A gestão de categoria tende a ser eficiente porque cada item que precisa ser comprado tem características específicas e tipos de fornecedores distintos que as entrega. Por esse motivo, não há como trabalhar todas as aquisições da mesma forma.
Assim, ao separá-las, fica mais fácil identificar as particularidades e adotar estratégias de negociação mais direcionadas.
3. Análise de custo total de propriedade
O TCO, Custo Total de Propriedade — em inglês Total Cost of Ownership — é uma métrica que revela todos os gastos gerados por um produto ou serviço. Ela considera valores que, por vezes, passam despercebidos no processo de compras.
Imagine que sua empresa está renovando a frota de veículos. Além da busca por automóveis com preços que cabem no seu orçamento, o TCO também considera questões como seguro, IPVA, manutenção, entre outros relacionados.
É justamente devido a essa amplitude que essa análise contribui com o processo de redução de custos em procurement.
4. Análise de gastos e transparência de custos
Nem só de aquisição de insumos e serviços vive a área de compras. Para mantê-la ativa, existem diversos outros gastos que precisam entrar nessa conta.
O salário dos profissionais que compõem o time e as tecnologias necessárias para as atividades diárias são dois bons exemplos de despesas desse setor.
Aqui, é preciso considerar que esses valores causam impacto na receita total da empresa. Por isso, se a ideia é reduzir custos em procurement, é fundamental rever também esses gastos.
Contratar um software de gestão de fornecedores mais moderno e robusto, por exemplo, tende a gerar economia por aumentar a produtividade dos funcionários e por deixar os processos mais eficientes.
5. Seleção e avaliação de fornecedores
Não há como economizar na área de compras e procurement se não tiver na sua rede de abastecimento fornecedores trabalham com valores justos, compatíveis com os praticados no mercado, sem que isso comprometa a qualidade do que é oferecido.
Por esses motivos é que a seleção e a avaliação de fornecedores é uma das estratégias de redução de custos que deve ser utilizada.
Ao escolher bem esses parceiros, você tem a chance de diminuir os gastos com aquisições e contratações e, ao mesmo tempo, mitigar uma série de ameaças, incluindo as financeiras e de desabastecimento.
Inclusive, temos um artigo que pode ajudar você com isso. Confira! "Homologação de fornecedores: por que é essencial para mitigar riscos?"
6. Estratégias de negociação
Porém, não basta ter os melhores fornecedores na sua base, é preciso saber negociar na hora de solicitar um abastecimento, do contrário, fica um tanto difícil alcançar o custo-benefício esperado.
O bom é que existem diversas técnicas de negociação que podem ser utilizadas pelo time de compras e procurement, tais como:
ouça a proposta do fornecedor primeiro: pois há a chance de a dele ser mais interessante para sua empresa;
estude o mercado antes de propor valores: para não "ofender" o parceiro comercial com propostas baixas que podem levar ao entendimento de que o que ele oferece não tem qualidade;
mantenha a flexibilidade: esse ponto é essencial para manter um bom relacionamento com o fornecedor e não sair da conversa "de mãos vazias";
não deixe para negociar na última hora: quanto mais urgente for a sua necessidade, menos tempo terá para conversar e a tendência será aceitar a primeira proposta que for feita.
7. Gestão de contratos
De quanto em quanto tempo os contratos firmados com os fornecedores são revisados? Fazer essa verificação é uma importante estratégia de redução de custos em procurement porque permite identificar cobranças, taxas e valores que podem estar defasados.
Outro motivo é que essa prática ajuda a confirmar se todas as cláusulas estão sendo cumpridas — lembrando que é comum haver incidência de multas quando isso não acontece, as quais podem não estar sendo cobradas corretamente.
O fato é que deixar de fazer a revisão contratual pode levar sua empresa a gastos invisíveis que, em médio e longo prazo, tendem a afetar bastante o faturamento.
8. Acompanhamento do desempenho do fornecedor
Esse princípio também vale para a análise de desempenho do fornecedor. Será que os que atendem seu negócio atualmente estão trabalhando como o esperado? Tiveram atrasos nas entregas que comprometeram o fluxo da sua companhia? E a qualidade, se mantém a mesma desde o dia que o contrato foi firmado?
Por não parecer, mas ter essas respostas também ajuda reduzir custos, pois mostram se há empresas fornecedoras que estão com desempenho abaixo do esperado, critério esse que resulta em perdas financeiras para a sua empresa que podem passar despercebidas em um primeiro momento.
Para evitar que isso aconteça, veja quais pontos devem ser analisados no artigo: "Avaliação de desempenho de fornecedores: confira 5 boas práticas"
9. Compras conjuntas e parcerias estratégicas
Seu networking te levou a gestores que compram os mesmos materiais que você, sem serem seus concorrentes? Então, uma estratégia de redução de custos em procurement que pode ser adotada são as compras conjuntas.
A ideia aqui é adquirir quantidades maiores, pois, geralmente, têm preços menores e mais convidativos.
É claro que essa abordagem depende muito do ramo de atuação, do porte da empresa, e de uma gestão de compras bastante alinhada e precisa. Porém, não deixa de ser uma tentativa interessante de diminuição de gastos que, inclusive, é vantajosa para todos os envolvidos.
10. Gestão de estoque
Deixar insumos chegarem ao prazo de validade e se tornarem inapropriados para uso. Comprar mais materiais que o necessário.
Esses são apenas alguns exemplos do reflexo que uma gestão de estoque ineficiente pode trazer para sua empresa. Lembrando ainda que todos levam a gastos financeiros que poderiam ser facilmente evitados.
Por esse motivo, o controle pontual do que está armazenado é essencial para evitar esse tipo de custo.
Somado a isso, uma boa comunicação entre o setor de estoque e o de compra é fundamental para otimizar as aquisições e conseguir o tempo necessário para negociações que ajudem a alcançar o melhor custo-benefício possível.
Como identificar e eliminar custos em compras?
A tecnologia é a aliada perfeita para identificar e eliminar custos em compras.
Os sistemas certos contribuem para mapear processos, otimizar o fluxo de requisições, melhorar a comunicação com os departamentos, gerenciar corretamente o estoque, fazer comparação de valores e muito mais.
Inclusive, softwares como um SRM (Supplier Relationship Management) são fundamentais para encontrar os fornecedores certos para a sua empresa, que entregam qualidade a preços justos e compatíveis com o seu planejamento orçamentário.
Nisso, a Linkana pode ajudar você, porque somos o SRM do futuro.
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