Procurement Intelligence: como aprimora a gestão de compras?

Procurement Intelligence é o processo de coletar, analisar e utilizar dados para otimizar as decisões de compras e a gestão de fornecedores. Envolve o uso de tecnologia, análise preditiva e inteligência de mercado para identificar oportunidades de economia, mitigar riscos e aumentar a eficiência na cadeia de suprimentos.

Ao adotar esse modelo de gerenciamento, os gestores e suas equipes conseguem melhorar negociações, antecipar tendências, realizar compras estratégicas e tornar a empresa mais competitiva.

Além disso, o Procurement Intelligence entrega uma visão mais ampla do desempenho dos fornecedores, ajuda a analisar mais a fundo diversos critérios, como qualidade e entrega, e contribui para identificar padrões de comportamento desses parceiros de negócio e dos clientes finais.

A partir de uma abordagem baseada em dados, fica mais fácil encontrar oportunidades para reduzir custos, garantir a conformidade e construir uma rede de abastecimento mais sólida, confiável e resiliente.

Neste artigo, explicaremos o que é Procurement Intelligence, os benefícios, como a inteligência de mercado impacta a gestão de compras e o que é preciso para realizar aquisições estratégicas baseadas em dados.

Siga a leitura e confira!

O que é Procurement Intelligence e como impacta a gestão de compras?

Procurement Intelligence é um conceito voltado para gestão de compras que tem como base o uso de dados, que diferentes tecnologias geram, e análises avançadas. O objetivo é entregar aos responsáveis pelas aquisições orientações confiáveis para tomarem decisões mais precisas e informadas.

A inteligência de compras (nome desse conceito em português)se baseia nestes quatro elementos:

• análise preditiva para previsão de demanda e tendências de mercado;

• monitoramento de fornecedores e análise de riscos;

• benchmarking e inteligência competitiva;

• automação e integração de dados para processos mais ágeis.

Entenda!

Análise preditiva para previsão de demanda e tendências de mercado

A análise preditiva é uma verificação que utiliza dados históricos, algoritmos estatísticos, métodos estatísticos e diferentes técnicas para antecipar demandas e identificar tendências de mercado.

Com esse recurso, os responsáveis pela área de compras planejam melhor as aquisições da empresa, pois têm uma base sólida e confiável para tomar as decisões, e não achismos e suposições.

Dessa forma, têm muito mais chances de evitar desperdícios e ruptura de estoque, além de argumentos sólidos para negociar com fornecedores de forma estratégica e conseguir, por exemplo, preços, condições de pagamento e prazos melhores.

Aprenda mais sobre esse tema no artigo: “Por que utilizar análise preditiva na cadeia de suprimentos?”

Monitoramento de fornecedores e análise de riscos

Avaliar constantemente a confiabilidade e desempenho dos fornecedores é essencial para evitar problemas na cadeia de suprimentos.

O Procurement Intelligence contribui em diversos momentos desse monitoramento, ao gerar dados voltados para, por exemplo, cumprimento de prazos de entrega, qualidade dos produtos e estabilidade financeira dos parceiros.

Ao reconhecer como os fornecedores trabalham, os pontos fortes e fracos da parceria comercial, o time de compras e procurement identifica os principais riscos e tem tempo hábil para as devidas tratativas, antes que as falhas afetem significativamente o fluxo operacional do negócio.

Este artigo ajudará você: “5 erros na avaliação de riscos de fornecedores e como evitá-los”

Benchmarking e inteligência competitiva

Benchmarking é um processo de análise comparativa entre uma empresa e seus concorrentes. O objetivo é avaliar como estão as práticas, modo de trabalho e desempenho do negócio em relação a outras companhias e líderes do mercado.

Em uma gestão de compras estratégicas, comparar preços, condições de pagamento e qualidade, por exemplo, ajuda a identificar oportunidades de melhoria e a aprimorar as estratégias de aquisição.

A inteligência competitiva é uma ferramenta complementar, que monitora e analisa dados de mercado, concorrência e tendências para antecipar mudanças e oportunidades.

Juntos, contribuem para a formação de uma empresa alinhada às melhores práticas do setor e muito mais competitiva.

Dica! O artigo “Benchmarking em compras corporativas: realize em 6 passos!” explica, em detalhes, como realizar essa análise comparativa. Não deixe de conferir!

Automação e integração de dados para processos mais ágeis

A digitalização e a automação dos processos de compras reduzem burocracias, aumentam a produtividade das equipes, eliminam erros e melhoram a eficiência operacional.

Utilizar sistemas integrados de Procurement Intelligence é uma das melhores maneiras de conectar diferentes áreas da empresa e de compartilhar informações em tempo real.

Dessa forma, consegue-se uma visão geral sobre os gastos, contratos e estoques, por exemplo. Também fica mais fácil alinhar as decisões das áreas de marketing e vendas com as de compras e, assim, realizar aquisições nas quantidades e prazos certos.

Confira o artigo “SRM integrado: 7 vantagens para a sua empresa!” e entenda a importância da integração de sistemas para a gestão de compras.

7 benefícios de Procurement Intelligence

Estes são os benefícios de Procurement Intelligence que você notará na sua empresa ao adotar esse conceito:

1. Redução de custos;

2. Melhoria na tomada de decisão;

3. Gestão de riscos aperfeiçoada;

4. Aumento da eficiência operacional;

5. Aprimoramento das relações com fornecedores;

6. Criação de planos de compras estratégicas;

7. Garantia de conformidade.

Vamos aos detalhes.

1. Redução de custos

O Procurement Intelligence viabiliza análises mais precisas dos gastos com aquisição e contratação de fornecedores. O conceito também ajuda a identificar pontos de desperdício e oportunidades de negociação com os parceiros de abastecimento.

O resultado são compras estratégicas mais eficientes, menos onerosas e sem comprometimento da qualidade dos insumos, matérias-primas e serviços.

2. Melhoria na tomada de decisão

A coleta e a análise de dados de mercado e fornecedores são a base da inteligência de compras.

A partir desses processos, os gestores e sua equipe têm nas mãos insights valiosos e confiáveis para embasar as tomadas de decisão. Podem, por exemplo, antever mudanças de comportamento dos clientes finais e adequar os estoques para períodos de alta procura de um determinado produto.

Também fica mais fácil decidir quando, quanto e de quem comprar e, assim, evitar a perda de materiais e gastos desnecessários.

Sugestão de leitura para você: “O que é gestão da demanda e como fazer na sua empresa?”

3. Gestão de riscos aperfeiçoada

Ao monitorar continuamente o desempenho dos fornecedores e as condições de mercado, o time de compras e procurement identifica riscos rapidamente. Quanto antes reconhecem as possíveis ameaças, mais tempo têm para decidir sobre as medidas de mitigação.

Essa conduta prévia é essencial para evitar diversos transtornos para o negócio, como interrupção no fluxo de abastecimento e problemas jurídicos e financeiros.

Este artigo ajudará você nessa atividade: “Riscos na cadeia de suprimentos: quais são e como evitá-los?”

4. Aumento da eficiência operacional

A automação e a integração de processos por meio de soluções de Procurement Intelligence otimizam o tempo de realização de diversas tarefas, como análise de contratos, monitoramento de fornecedores e gerenciamento de estoque.

Como comentamos, trabalhar com sistemas integrados de compras e gestão de empresas fornecedoras ajuda na análise e no compartilhamento de informações, na contribuição com outros departamentos da empresa e na obtenção de mais dados.

Por esses motivos, há o aumento da eficiência operacional da área, pois a tecnologia atua como uma aliada no dia a dia e nas tomadas de decisão.

5. Aprimoramento das relações com fornecedores

Os dados ajudam a entender melhor como os fornecedores atuam e como a maneira com que trabalham afeta a dinâmica do negócio contratante.

A partir dessas informações, o time de compras e procurement tem uma visão precisa daqueles que atendem às demandas da empresa, os que têm potencial para formar parcerias estratégicas e aqueles que estão abaixo do padrão esperado.

Dessa forma, fica mais fácil estruturar relações comerciais confiáveis, próximas, com foco em longo prazo e que ajudam a companhia a crescer e se destacar no mercado.

Leia também: “Relacionamento estratégico com fornecedores: como construir um sólido?”

6. Criação de planos de compras estratégicas

Devido à entrega de dados detalhados sobre empresas fornecedoras, mercados e tendências, o Procurement Intelligence facilita o desenvolvimento de planos de compras estratégicas, verdadeiramente alinhadas aos objetivos da companhia.

Inclui, por exemplo, o aprimoramento da gestão de fornecedores, com a identificação mais rápida daqueles que vale a pena manter na rede de abastecimento e daqueles que é mais seguro e viável encerrar a parceria.

Abrange ainda oportunidades de negociação de melhores condições, ajustes no estoque e redução de gastos.

7. Garantia de conformidade

Outro benefício do Procurement Intelligence é a contribuição para identificar irregularidades em relação a leis, normas, regulamentações e políticas internas e externas por parte dos fornecedores.

Os dados ajudam a acompanhar o atendimento de normas ambientais, éticas e legais e, assim, evitar multas ou penalidades para o negócio contratante.

Dica de leitura: “Compliance em compras: por quais motivos é importante?”

Inteligência de mercado na gestão de compras: como otimiza o procurement?

A inteligência de mercado na gestão de compras otimiza o procurement das seguintes maneiras:

• melhora a negociação com fornecedores: ao fornecer informações detalhadas sobre o desempenho e os preços que os parceiros de abastecimento praticam. Essa abordagem orientada por dados permite identificar o melhor momento para comprar, tentar descontos e condições vantajosas sem comprometer a qualidade ou a relação comercial;

• aumenta a previsibilidade: por meio de análises preditivas, que apontam flutuações de valores e escassez de materiais, por exemplo. O acompanhamento preciso aprimora o controle e o planejamento de compras e reduz os impactos negativos de aumentos repentinos de preços ou falta de insumos, matérias-primas e escassez de serviços;

• identifica oportunidades de saving: visto que a inteligência de mercado integra dados de diversos fornecedores e mercados e entrega uma visão ampla da cadeia de suprimentos, o que ajuda a identificar oportunidades de economia e de redução de custos;

• mitiga riscos: devido à avaliação de critérios, como performance e capacidade de atendimento dos fornecedores às exigências contratuais, cumprimento de leis e normas gerais e específicas do setor, o que é crucial para garantir a compliance.

Como utilizar Procurement Intelligence na prática?

Para utilizar o Procurement Intelligence na prática, é necessário:

1. Coletar dados de mercado;

2. Adotar tecnologias de automação;

3. Usar KPIs e métricas adequadas.

Confira cada etapa em detalhes!

1. Coletar dados de mercado

A coleta de dados de mercado inclui a obtenção de informações de fontes externas e internas que fornecem uma visão ampla do ambiente de compras.

As externas contemplam, por exemplo, tendências do setor, indicadores econômicos e comportamento dos concorrentes. Esses dados ajudam a prever mudanças, como flutuações de preços, entrada de novos fornecedores ou tecnologias emergentes.

Estes são alguns exemplos de fontes externas de dados confiáveis:

• McKinsey e Deloitte: oferecem relatórios de consultorias especializadas;

• Gartner e Forrester: disponibilizam vários estudos de mercado;

• IBGE e FMI: para obtenção de dados econômicos e financeiros.

Já as fontes internas são os dados históricos de compras e o desempenho dos fornecedores da própria empresa.

Com esses dados, o time de procurement identifica, por exemplo, padrões de consumo das áreas e compara os resultados dos parceiros de abastecimento, a fim de encontrar o melhor para cada tipo de demanda.

Softwares com ERP e SRM são ótimas fontes de dados internos.