Compliance
O que é background check e como afeta a sua empresa?
Entender o que é background check é essencial para você, como gestor, garantir a segurança de suas negociações. Afinal, a prática envolve a checagem dos antecedentes de uma pessoa física ou jurídica com potencial de se tornar parceira da sua empresa.
Por meio de buscas em fontes de dados públicas e privadas, o objetivo é encontrar informações sobre a pessoa ou empresa com a qual se pretende fechar negócio para verificar sua idoneidade e reputação.
Para o conceito ficar um pouco mais claro, imagine essa situação: uma companhia de janelas abre uma concorrência para ter um novo fornecedor de vidros. Alguns terceiros se candidatam e informam seus preços.
E agora? A empresa deve selecionar o que ofereceu a melhor proposta, ou existem outras etapas importantes antes da assinatura do contrato?
Certamente, é fundamental, primeiro, conhecer o potencial parceiro e garantir que se trate de um negócio seguro e confiável. É aí que entra o background check.
Com o recurso, você verifica desde os antecedentes dos donos da empresa até informações comerciais e financeiras da companhia em questão.
Que é uma prática importante, você já entendeu. Entretanto, será que realizar a atividade dá muito trabalho? Existem benefícios reais em fazer esse tipo de serviço?
Continue a leitura para entender o que é background check, sua importância e por quais motivos vale a pena realizar a prática hoje mesmo!
O que é o background check?
O background check é um termo em inglês, traduzido para o nosso idioma como "checagem de antecedentes". Trata-se de um processo para a verificação de antecedentes de um potencial parceiro comercial, por meio de consulta a fontes públicas e/ou privadas de dados.
Talvez você até já tenha ouvido esse termo, pois ele é bastante comum em filmes e séries americanas policiais. Entretanto, já imaginou que ele faria parte da rotina da sua empresa?
A essência do processo é procurar o maior número possível de informações sobre uma pessoa ou uma empresa, a fim de embasar a tomada de decisão sobre uma potencial contratação de prestação de serviço, fornecimento de insumos, entre outros.
Por conta disso, entender o que é background check é uma forma de proteger o seu negócio de parcerias que geram problemas financeiros, reputacionais, golpes, fraudes, entre diversos outros tipos de transtornos relacionados.
A dinâmica também se relaciona a outras práticas, como due diligence, Know Your Client (KYC), Know Your Supplier (KYS), e Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD).
O que o background check verifica?
Esse tipo de verificação serve tanto para análise de pessoas físicas quanto para jurídicas. Veja abaixo como e em quais circunstâncias fazê-la.
Background check para pessoa física
Da mesma forma que exemplificamos no início do artigo (a abertura de uma concorrência para um novo fornecedor), imagine agora um processo seletivo para um gerente de marketing.
O cargo estratégico e relevante merece um profissional confiável. Por isso, a equipe de Recursos Humanos pode fazer um background check a partir de dados pessoais, como o número do CPF ou da CNH do candidato, levantando desde o seu histórico profissional, eventual passivo judicial e fiscal, e até mesmo criminal.
A análise em questão contempla diferentes tipos de background check, tais como de identidade e de redes sociais.
O relatório também funciona como o complemento ideal para o currículo apresentado pelo candidato, pois traz informações relevantes que ajudam o gestor na sua tomada de decisão de contratação ou não.
Background check para pessoa jurídica
Já o exemplo que citamos no início deste artigo se encaixa na categoria de background check para pessoa jurídica.
Para garantir uma parceria de negócios de sucesso, é importante saber a saúde financeira da empresa contratada, sua situação fiscal, possíveis pedidos de falência, certidões, dados e informações dos sócios.
Com isso, você conhece melhor seus novos parceiros e minimiza riscos para sua empresa.
A princípio, pode parecer que são muitas informações a levantar, ou que nem todas valem para o seu negócio, não é mesmo? Sem problemas!
Se você optar por adotar esse processo na sua empresa, avalie quais dados considera relevantes na execução do negócio para ajudar na sua decisão.
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Quais são os tipos de background check?
Como mencionamos durante a explicação sobre o que é background check, a verificação de antecedentes se aplica a pessoas físicas ou jurídicas. Porém, é fundamental saber também que, nesse cenário, existem diversos tipos de checagem de antecedentes.
Entre os mais relevantes, estão:
background check de contratação (background check trabalhista);
background check financeiro;
background check de crédito ;
background check criminal;
background check de redes sociais;
background check de integridade;
background check de identidade.
Background check de contratação (background check trabalhista)
O background check de contratação, também chamado de background check trabalhista, consiste na verificação de informações e histórico de um profissional que se candidata a uma vaga de emprego.
Geralmente voltado para cargos mais estratégicos, como o de gerente de supply chain, o objetivo é averiguar se há registro de antecedentes criminais, de trânsito, processos civis, ou outras situações que podem colocar em discussão a reputação do candidato.
Aqui, vale destacar que o background check funciona em qualquer fase da vida do profissional na empresa, e não apenas antes da contratação.
Background check financeiro
O background check financeiro se aplica a dois momentos distintos:
no onboarding de pessoas físicas que solicitam crédito junto a empresas de serviços financeiros;
para a verificação da capacidade monetária de parceiros de negócios em transações B2B.
Ambos têm relação direta com o conceito Know Your Customer (KYC), que significa "conheça o seu cliente".
Por exemplo, no caso de uma transação comercial entre empresas, a análise é uma maneira de verificar se o fornecedor tem registro de fraudes financeiras ou se tem envolvimento em operações monetárias ilícitas que comprometam sua reputação.
Background check de crédito
Aplicável tanto para pessoas físicas quanto jurídicas, o background check de crédito verifica como o indivíduo ou empresa analisada lidou com questão de débito e crédito em suas contas.
Pensando em um cenário B2B, é uma maneira de verificar se um potencial cliente tem capacidade de honrar com os compromissos financeiros assumidos, tais como parcelamento de compras e financiamentos adquiridos.
Background check criminal
Comumente, o background check criminal serve para negociações que envolvem altas somas de valores.
Nesse tipo de análise, consulta-se Polícia Civil, Polícia Federal, Banco Nacional de Mandados de Prisão (BNMP) e Tribunais de Justiça.
A depender da situação, também recomenda-se a consulta a listas internacionais de sanções e restrições decorrentes da confirmação de crimes financeiros, civis, entre outros.
Background check de redes sociais
A proposta do background check de redes sociais é avaliar como um candidato a uma vaga de trabalho, ou funcionário já contratado, se comporta fora do ambiente corporativo.
Para isso, o time verifica plataformas como LinkedIn, Facebook, Twitter e Instagram para, com base nas postagens, analisar o comportamento da pessoa.
Background check de integridade
Sem ultrapassar limites de privacidade e éticos, o background check de integridade confirma informações passadas por uma pessoa física, tais como seus cargos e salários anteriores em uma disputa de uma vaga de emprego.
No caso da pessoa jurídica, esse tipo de background check certifica se os clientes que a empresa apresenta em seu portfólio realmente usufruíram dos seus produtos e/ou serviços e qual foi o resultado da experiência.
Background check de identidade
Geralmente usado em situações migratórias, o background check de identidade confirma os dados de uma pessoa, tais como os números do seu RG e CPF, endereço e outros dados pessoais relacionados.
O mesmo princípio se aplica à consulta de CNPJ de fornecedores.
Para que serve o background check?
Como você percebeu a partir da explicação sobre o que é background check, o processo serve para mitigar riscos de parcerias comerciais e de contratação de funcionários, por meio da análise de antecedentes e informações de pessoas físicas e jurídicas.
Entretanto, ainda que o conceito esteja claro, muitos gestores têm dúvidas sobre qual a diferença entre background check e due diligence, e a relação entre background check e compliance. Por isso, explicamos esses dois pontos a seguir.
Qual a diferença entre background check e due diligence?
Background check e due diligence têm propósitos semelhantes: proteger a empresa de eventuais riscos resultantes de contratações comerciais por meio da análise de informações e dados de potenciais parceiros de negócio.
A principal diferença entre os conceitos se refere aos critérios avaliados para esse fim.
O background check, por exemplo, aborda análise de redes sociais, integridade e identidade. Já o due diligence abrange compliance, riscos ambientais, trabalhistas, entre outros, e é voltado exclusivamente para pessoas jurídicas.
Entenda mais sobre esse tema no artigo: "Due diligence de fornecedores: o que é e por que adotar essa prática?"
Qual a relação entre background check e compliance?
A relação entre background check e compliance se dá pela necessidade e importância de da conformidade com as regulamentações vigentes para o ramo de atuação das empresas.
Ao fazer um levantamento apurado sobre a atuação e as práticas dos parceiros de negócio, por exemplo, a companhia garante que não vinculará seu nome a empresas com reputação questionável ou ligada a práticas ilícitas.
Qual a importância do background check para a sua empresa?
Já comentamos, mas vale a pena repetir: a checagem de antecedentes é importante porque protege o seu negócio de uma série de riscos, incluindo os reputacionais, financeiros e jurídicos.
Usando a contratação de fornecedores como exemplo — que é uma área estratégica de qualquer empresa e, por isso, precisa ter suas ameaças analisadas bem de perto —, pode levar a problemas de desabastecimento e, consequentemente, a impactos negativos no seu fluxo produtivo e no relacionamento com os clientes finais.
Reunindo todos esses pontos, dizemos que entender o que é background check é importante, pois:
aumenta a segurança comercial: uma vez que ajuda a identificar potenciais irregularidades e fraudes que afetam a saúde financeira e as operações do seu negócio;
garante a compliance: ao assegurar que todas as atividades e contratações sejam realizadas de acordo com as leis e normas vigentes;
potencializa a gestão de riscos: tanto na formação da rede de abastecimento quanto em outros setores da empresa, a exemplo do departamento pessoal;
embasa tomadas de decisão: contribui para escolhas muito mais precisas e seguras de parceiros comerciais.
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Quais são as vantagens do background check?
Agora que ficou claro o que é background check e quais são os tipos, resta saber quais as vantagens de aderir à prática, concorda?
Entre os benefícios de destaque, estão:
aprimoramento da gestão de riscos;
aumento da proteção à sua equipe atual;
garantia de compliance reputacional;
redução de perdas financeiras.
1. Aprimoramento da gestão de riscos
Qualquer contrato que você assina, ou contratação que realiza, tem algum risco. É impossível ter 100% de garantia sobre algo, mas você pode buscar maneiras de mitigar esses riscos ao máximo. Neste ponto, o background check é útil.
Muitas vezes, pessoas e empresas com antecedentes duvidosos buscam deliberadamente quem não realiza esse tipo de controle.
Para evitar que o seu negócio tenha que lidar com esse problema, garanta que todos os seus funcionários estejam aptos para os seus cargos e funções, e que os fornecedores contratados sejam realmente confiáveis.
2. Aumento da proteção à sua equipe atual
Ao contratar um novo funcionário, terceirizado ou parceiro, você não coloca apenas sua empresa em risco, mas também todos os demais colaboradores.
É trabalho da companhia zelar por aqueles que estão empenhados em exercer suas funções, e a falta desse tipo de análise coloca os profissionais em risco desnecessariamente.
A verificação criminal, por mais extrema que pareça, garante que pessoas com antecedentes violentos ou com histórico de roubos, por exemplo, não se relacionem com o seu negócio.
Como exemplo disso, citamos os dados de uma pesquisa realizada pelo Ponemon Institute em 2018, o qual revelou que, dos 3.269 ataques reportados em empresas, 64% ocorreram por conta da negligência de colaboradores e 23% por causas criminosas.
Além disso, 13% dos ataques envolveram roubos de credenciais, no qual pessoas externas conseguiram acesso às informações particulares das empresas entrevistadas.
Esse até pode ser um cenário improvável para o seu negócio, mas, como já afirmamos várias vezes nas nossas publicações: espere o melhor, mas se prepare para o pior.
3. Garantia de compliance reputacional
Em tempos de Operação Lava-Jato, lista suja do trabalho escravo e crises ambientais, nenhuma empresa deseja sacrificar sua reputação. No vídeo abaixo, inclusive, você entende melhor as consequências de uma empresa aparecer na lista suja:
https://www.youtube.com/watch?v=76nsbJE_wXs
Com o avanço das políticas de combate à corrupção e o enrijecimento das exigências de conformidade operacional para questões mais sensíveis, é primordial realizar um background check em fornecedores para garantir que não haja envolvimento em algo prejudicial à sua marca.
Nesse caso, a comprovação ocorre por meio de declarações ou certidões e da ausência de Pessoas Politicamente Expostas (PEP) nas operações da empresa. Além disso, pode-se realizar consultas diversas em listas de sanções do Portal da Transparência, como o Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (Ceis) ou o Cadastro de Expulsões da Administração Federal (Ceaf).
E é para isso que existe a Linkana. Com a nossa solução de consultas e análises públicas de compliance, você integra a análise e controle de documentos privados nas rotinas de cadastro e qualificação das empresas.
A ferramenta utiliza as melhores tecnologias em RPA e automação para homologar fornecedores, prestadores de serviços e parceiros de uma maneira simples, eficiente e segura.
4. Redução de perdas financeiras
Se o único motivo pelo qual você tem receio de implementar um processo de background check na sua empresa é o investimento necessário, precisamos dizer que isso não deve ser um problema.
Quer uma prova? Imagine todos os custos necessários para a contratação e, posteriormente, demissão de uma pessoa que publicava coisas negativas sobre sua marca nas redes sociais.
E quanto será que você gastaria na quebra de contrato com um fornecedor que os seus clientes descobriram que não cumpriu com as práticas ESG assumidas, como a sustentabilidade na cadeia de suprimentos?
Inclusive, a importância desse olhar para os parceiros se tornou tema de discussões em todo o país após o caso Carrefour.
Por conta do assassinato de João Alberto Silveira Freitas, espancado até a morte por dois seguranças na filial do grupo em Porto Alegre, a rede de supermercados finalizou a terceirização dos serviços de segurança nos supermercados do grupo.
Portanto, analise os cenários negativos que sua empresa já se deparou nos últimos anos pela falta de background check, e avalie qual é a melhor decisão para o seu negócio.
Como fazer background check passo a passo!
O passo a passo para fazer um background check depende do ramo de atuação da empresa e do que se pretende avaliar. Entretanto, em linhas gerais, o processo contempla:
identificar os principais riscos para as suas operações;
definir as exigências para seus parceiros comerciais;
determinar quais dados verificar;
escolher as fontes de pesquisa;
usar a tecnologia para otimizar o processo.
Confira abaixo detalhes de cada um desses passos
1. Identificar os principais riscos para as suas operações
Todas as empresas correm riscos em suas operações, em maior ou menor grau. Inclusive, há algumas potenciais ameaças a assumir, como a contratação de fornecedores monopolistas.
Entre os tipos de fornecedores, esses são os que vendem produtos ou fornecem serviços exclusivos e, por isso, não têm concorrentes ou há poucos no mercado.
Basicamente, ao contratá-los sua empresa fica "presa" e eles, e caso tenham algum problema, suas atividades também sofrem as consequências. Todavia, dependendo do seu core business, é necessário correr esse risco.
Para um bom processo de background check, a ideia é identificar todos os perigos em potencial e, a partir desse conhecimento, listar o que é aceitável ou não por parte dos seus parceiros comerciais.
2. Definir as exigências aos seus parceiros comerciais
Seguindo essa linha de raciocínio, o passo seguinte consiste em mapear quais são as exigências legais obrigatórias para a contratação de funcionários ou outras empresas para atuar em parceria com a sua.
Aqui, tudo depende do seu ramo de atuação, porém, existem alguns critérios comuns a qualquer negócio, tais como:
leis trabalhistas;
critérios fiscais e tributários;
entre outros relacionados.
3. Determinar quais dados verificar
Em um primeiro momento, você não precisa analisar tudo. Entretanto, há dados essenciais que definem se os parceiros comerciais estão aptos para seguir para as próximas etapas de contratação ou não.
No caso de uma empresa fornecedora, por exemplo, verifique primeiro o status do CNPJ. Em seguida, avalie o quadro societário e levante certidões públicas, como as de tributos federais, negativa de débitos trabalhistas, entre outras similares.
4. Escolher as fontes de pesquisa
Assegure-se da compatibilidade das fontes de pesquisa com os dados e informações que você precisa levantar. Essas bases podem ser a Polícia Federal e a Receita Federal, por exemplo, de acordo com a informação que você busca.
5. Usar a tecnologia para otimizar esse processo
Realizar toda essa análise manualmente leva muito tempo. Além disso, pode deixar de lado informações importantes, por mais que o time dedique grande atenção à tarefa.
Soluções como o consulta CNPJ da Linkana facilitam a busca. A ferramenta permite pesquisas gratuitas do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas de qualquer empresa brasileira.
Ela aponta o quadro societário, certificado de regularidade do FGTS, Consulta do Sintegra, Certidão negativa de tributos federais, cartão CNPJ e muito mais.
Como a Linkana ajuda no background check da sua empresa?
O background check já é prioridade em muitas instituições — e não tem porquê não entrar na mira da sua!
Investimentos em iniciativas que aumentam a segurança e diminuem os riscos trazem diversos benefícios para todos os envolvidos.
Por menor que seja a mudança no seu negócio, inicie a jornada e comprove o resultado que ele traz para a sua empresa.
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