NF-e sem autorização de uso da SEFAZ: o que fazer?

A emissão e recebimento de notas fiscais é uma importante parte da rotina corporativa, que pode ter um impacto direto no faturamento corporativo. Entretanto, é comum se deparar com NF-es sem autorização de uso da SEFAZ.

Apesar de existirem alguns erros simples, é possível se deparar com situações que demandem mais atenção para serem resolvidos. Confira quais são os principais problemas que geram a rejeição do documento e como resolvê-los.

O que é a SEFAZ?

Cada Estado possui sua própria SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda), órgão responsável pela arrecadação, pagamento e fiscalização dos recursos públicos utilizados por cada estado.

Dentre as suas atribuições, a SEFAZ é responsável pelo controle e administração da emissão e consultas referentes às NF-e (ou Nota Fiscal Eletrônica).

A nota pode ser emitida pelo portal da prefeitura da cidade onde o serviço está registrado ou por softwares especializados. Entretanto, em ambos casos é a SEFAZ quem delimita as condições para que a nota possa ser utilizada e tenha validade.

É importante se atentar que a SEFAZ não é o mesmo órgão que o Ministério da Fazenda**,** sendo esse atuante em todo o Brasil de maneira geral e não dividido em entidades semelhantes que controlam os recursos nos estados.

O que é a rejeição de uma NF-e?

É possível que haja problemas na emissão de NF-e, causando a rejeição do documento. 

Nos casos mais simples de serem resolvidos, a NF-e sem autorização de uso da SEFAZ ocorre por alguma discordância no preenchimento do documento, seja no seu cadastro ou nos dados fornecidos pelo cliente.

Caso o modelo adotado por sua cidade requeira o certificado digital, que garante a assinatura eletrônica da NF-e, a rejeição também pode acontecer porque consta um corrompimento no arquivo.

Porém, em outros casos os erros podem ser mais técnicos e demandar o conhecimento do profissional da área ou alguém com o entendimento no assunto, como um contador.

O importante a saber é que todos os casos de rejeição são acompanhados de um motivo, que pode estar por escrito ou representado por um código.

NF-e sem autorização de uso da SEFAZ: principais motivos e como resolvê-los

Agora que você já sabe o que é a rejeição de uma Nota Fiscal Eletrônica, confira as principais causas de NF-e sem autorização de uso da SEFAZ, seus respectivos códigos e como resolver esses problemas.

Rejeição 204: Duplicidade de NF-e

Caso uma NF-e sem autorização de uso da SEFAZ apresente o número 204 como código de erro, isso significa que uma nota com a mesma chave de acesso já foi autorizada pela SEFAZ. Ou seja, esse documento já foi gerado.

Esse erro pode acontecer em empresas que geram muitas notas, onde funcionários podem acabar realizando o trabalho dos outros. Esse fato também é comum quando a empresa está migrando de sistema e perde alguns dados.

A solução para o problema é simples: basta modificar o número na nota fiscal, modificando sua chave de acesso e transformando-o em um documento autorizado pela SEFAZ.

Rejeição 539: Duplicidade de NF-e, com diferença em alguns dados

Similar à rejeição 204, o erro de número 539 também indica uma NF-e sem autorização de uso da SEFAZ por conta de duplicidade.

Mas nesse caso o que se repete são dados como CNPJ do emitente, a inscrição municipal, o modelo, série e número dos produtos. Geralmente, o erro será corrigido quando o modelo, série e número do produto forem reajustados para um diferente da nota fiscal que já está no sistema da SEFAZ.

Rejeição 999: Erro genérico 

Não são apenas problemas na emissão que podem gerar NF-es sem autorização de uso da SEFAZ: esse problema também pode ocorrer falhas no sistema que está emitindo, o caso da rejeição 999.

Esse erro é apresentado quando há alguma indisponibilidade, falha ou demais problemas no sistema da própria SEFAZ. A mensagem é genérica e não indica com precisão qual é o erro, justamente por ser uma falha que não pode ser resolvida pelo emissor. 

Para resolver um problema como esse, o caminho mais fácil é entrar em contato com a SEFAZ indicando que o problema está acontecendo para eles poderem resolvê-lo.

Rejeição 207: CNPJ do emitente inválido

O erro de autorização 207, que indica que o CNPJ do emitente é inválido, é auto-explicativo, mas vamos nos aprofundar no assunto. Esse erro pode ter sido ocasionado por um simples erro de digitação, que pode ser facilmente corrigido. 

Entretanto, é possível que o código de rejeição 207 tenha como raiz a desqualificação do CNPJ. Ou seja, um possível cancelamento por falta de pagamento de impostos e demais prestações de contas devidas ao governo.

Nesse caso, a nota só volta a ser autorizada depois que a situação do CNPJ for regularizada na Receita Federal. O Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral, emitido de graça no site da Receita, mostra se o CNPJ está ativo, suspenso ou inapto, e o guia sobre como saber se o CNPJ está ativo explica o que fazer em cada situação.

Manter o CNPJ e as certidões em dia também pesa do outro lado da nota: empresas compradoras checam esses dados na homologação de fornecedores, e uma pendência fiscal pode travar o cadastro antes mesmo do primeiro pedido.

Se você fornece para uma empresa que usa a Linkana, o botão abaixo leva à Central do Fornecedor, onde dá para tirar dúvidas sobre o portal ou fazer o pré-cadastro.