Modelo de avaliação de fornecedores: 5 dicas para seguir

Utilizar um bom sistema de e-procurement para auxiliar na tarefa de encontrar e homologar bons fornecedores é apenas uma das etapas do relacionamento entre a empresa contratante e as intermediárias que fornecem insumos para sua operação.

Muito além do processo de qualificação, é essencial utilizar modelos de avaliação de fornecedores. Eles servem para registrar os dados de desempenho e conferir se o nível de excelência esperado está sendo alcançado. 

Para auxiliar a gestão de compras da sua empresa a realizar essa tarefa, reunimos aqui dicas práticas para montar um modelo de avaliação de fornecedores personalizado para os desafios e necessidades de cada empreendimento.

Importância da avaliação de fornecedores

Primeiramente, é importante explicar o que faz do uso de modelos de avaliação de fornecedores tão pertinente para a operação de uma empresa.

O princípio é similar ao utilizado por gestores para avaliar o desempenho individual dos seus colaboradores e também das equipes internas. 

Assim, é possível ver se as tarefas estão sendo feitas de maneira satisfatória, quais são os pontos fortes e fracos de cada time, onde podemos melhorar e também os riscos ocasionados por eventuais problemas.

Na avaliação da fornecedores o processo é similar. Com foco na eficiência e fluidez dos processos da empresa, implementar um modelo de avaliação de fornecedores permite mensurar a qualidade e agilidade dos serviços prestados, assim como conferir se problemas no desempenho do fornecedor estão afetando a performance da sua empresa.

Por esse motivo, elaborar o modelo de avaliação de fornecedores faz parte da gestão de riscos da empresa. Tanto pelo fator diretamente ligado à operação, onde atrasos nas entregas e perda de qualidade prejudicam seu desempenho, quanto do ponto de vista do Compliance, onde esses problemas podem indicar inconformidades ainda maiores.

Métodos de avaliação de fornecedores mais comuns

A cadeia de suprimentos de uma empresa lida com diversos fornecedores simultaneamente, daí a necessidade de realizar a avaliação de desempenho deles para garantir o nível de excelência do seu próprio produto final.

Entre os métodos de avaliação de fornecedores mais comuns, temos os seguintes:

Questionário de avaliação de fornecedores

O modelo de questionário é muito simples, pode ser registrado em planilhas de forma prática, mas requer a responsabilidade de avaliar e preencher os dados.

Nele, o gestor deve elaborar perguntas-chave para a avaliação de fornecedores, tais como:

  • As certificações públicas e documentos privados do fornecedor estão em dia?
  • Qual o volume de pedidos entregues e devolvidos (por defeitos, incorretos, etc.)?
  • As entregas respeitam os prazos estabelecidos?
  • O padrão de qualidade está de acordo com o esperado?
  • O custo dos pedidos sofreu reajustes?

Posteriormente, são atribuídas notas e classificações para os fornecedores avaliados, classificando-os como Excelente, Bom, Ruim e Péssimo.

Por fim, trace um paralelo entre o desempenho avaliado e impactos na sua operação, ao notar riscos iminentes ou efeitos negativos pertinentes, vale a pena conferir se é possível renegociar os termos do contrato para melhorar a performance do fornecedor ou diminuir o custo para a empresa.

Do mesmo modo, fornecedores com desempenho excelente podem ser priorizados, bonificados ou terem maior participação na sua operação, caso estejam aptos para uma demanda maior.

Modelo de KPI

KPI é a sigla para Key Performance Indicator, que podemos traduzir como indicadores chave de performance. No modelo de avaliação de fornecedores por meio de KPI, são definidos quais os indicadores medidos ao longo do processo operacional.

Fatores como evolução de custos, qualidade, devolução, capacidade de atendimento e pontualidade são os principais indicadores para se utilizar. O ideal é definir um valor estimado ou uma projeção, depois registrar o valor alcançado pelo fornecedor e comparar com a estimação feita, assim como performance de outros fornecedores.

O uso de KPI para o setor de compras é muito indicado pela clareza das informações e por facilitar a tomada de decisões estratégicas para otimizar a cadeia de suprimentos.

Matriz de Kraljic

A matriz de Kraljic é um modelo de classificação e avaliação de fornecedores que busca considerar o nível de importância de cada fornecedor em relação a cadeia produtiva da empresa. 

Nessa metodologia, os suprimentos necessários são medidos quanto ao seu impacto financeiro, participação do item no faturamento, e risco de abastecimento, dificuldade de aquisição do produto.

A partir desses dois eixos, os itens serão classificados da seguinte forma:

  • Itens não críticos: presentes em abundância no mercado e que pouco afetam o padrão de qualidade do produto final;
  • Itens de gargalo: não impactam a lucratividade, mas precisam de cuidado para não ficarem escassos;
  • Itens de alavancagem: esses apresentam grande participação no faturamento, porém o risco de abastecimento é baixo;
  • Itens estratégicos: produtos mais específicos, essenciais para o faturamento e com aquisição mais complexa, com alto risco de abastecimento.

Reunindo os suprimentos necessários nesses quadrantes, a empresa tem a chance de identificar itens que precisam de maior dedicação da equipe de compras, definindo suas prioridades na utilização de recursos da empresa.

5 dicas para criar seu modelo de avaliação de fornecedores

Agora que já sabemos os métodos mais comuns e entendemos a importância desse acompanhamento, vamos mostrar 5 dicas práticas para fazer um modelo de avaliação de fornecedores personalizado para as necessidades do seu negócio.

1. Defina os critérios de avaliação

O primeiro passo é definir quais os critérios da avaliação de fornecedores. Partindo o planejamento de compras da sua empresa, devem ser elencados os fatores avaliados de acordo com a necessidade e tipo de interação a empresa terá com o fornecedor.

Isso porque os critérios de avaliação vão além dos mais comuns, como qualidade, reputação, rapidez na entrega e flexibilidade. Entre os critérios recomendados, também incluímos certificados em órgãos regulamentadores, conformidade com as normas pertinentes e a eventualidade de ações legais contra a empresa fornecedora.

2. Defina o nível de prioridade

Assim como em uma matriz de risco definimos as ameaças e classificamos de acordo com a gravidade e probabilidade de acontecerem, vamos definir a prioridade de cada critério do modelo de avaliação de fornecedores.

Coloque uma ordem de importância para os critérios avaliados, de acordo com a frequência de leitura e gravidade do impacto sentido por desempenho abaixo do esperado. Dessa forma é possível definir pontos de alerta para evitar prejuízos e tomar ações com agilidade.

Definir o peso de cada critério, a nota do fornecedor e o nível aceitável aumentam a eficiência do modelo de avaliação de fornecedores.

3. Atualização constante

Principalmente no método de KPI, o modelo de avaliação de fornecedores adotado pela sua empresa deve contar com uma atualização constante dos dados preenchidos, além de ajustes no próprio modelo, como a inclusão de critérios de avaliação ou reclassificação de prioridades.

Dessa forma, a avaliação de fornecedores não fica defasada em relação às reais necessidades da sua empresa e sua eficiência é garantida.

4. Comece no processo de qualificação

A avaliação deve iniciar com o processo de qualificação de fornecedores. Nele, o setor de procurement deve considerar fatores similares aos utilizados no modelo de avaliação de fornecedores.

Por isso, conferir a governança e Compliance antes mesmo de fechar negócio irá garantir dados muito relevantes para a análise de desempenho posteriormente.

5. Tecnologia é sua principal aliada

O uso de softwares e plataformas de e-procurement é um grande diferencial para a qualificação, homologação e avaliação de fornecedores. Sua aplicação torna a coleta de documentos e certificados, conferência de Compliance e gestão de riscos da cadeia de suprimentos em um processo mais ágil e eficiente.

A Linkana se destaca nesse quesito, como uma plataforma ideal para automatizar a qualificação de fornecedores e facilitar a gestão de fornecedores homologados. Nosso foco está em mitigar riscos, diminuir a burocracia e auxiliar sua empresa a encontrar os melhores fornecedores.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.