Maverick Spend: o que é e como controlar?

Maverick Spend — ou gastos independentes, na tradução direta para o português — é um termo que representa aquisições que os funcionários fazem sem seguir os procedimentos internos de compras do negócio. Esse comportamento reduz a eficiência, prejudica negociações com empresas fornecedoras e expõe a companhia a diversos riscos.

Significa, portanto, que o colaborador tomou a iniciativa de adquirir um produto ou contratar um serviço sem passar pelos processos de compras e procurement, a exemplo da homologação de fornecedores.

Comumente, a “fuga de contratos”, outra forma de se referir a essa situação, acontece por pressão por resultados e cumprimento de prazos, falta de conscientização quanto ao fluxo de compras ou excesso de burocracia na supply chain.

Entretanto, seja qual for a motivação, agir dessa forma prejudica seriamente a gestão de compras e a gestão de contratos da empresa. Então, como evitar essa falha?

Neste artigo, explicaremos o que é Maverick Spend, como controlar essa situação e como otimizar gastos corporativos. Siga a leitura e confira!

O que é Maverick Spend e como afeta a empresa?

Maverick Spend é um gasto fora dos processos e políticas de compras de uma empresa. Ocorre quando colaboradores adquirem produtos ou contratam serviços sem aprovação formal da área responsável pelas aquisições. A prática tende a gerar riscos financeiros, reputacionais e legais, além da perda de controle financeiro do negócio.

A fuga de contratos não é uma conduta indicada, independentemente do porte ou segmento do negócio. O motivo é que prejudica a gestão de compras, compromete a gestão de contratos e afeta negativamente a eficiência operacional da companhia.

Além desses, há vários outros impactos negativos que o Maverick Spend causa ao negócio, por exemplo:

• aumento de custos: compras fora do processo oficial não passam por negociações estratégicas e resultam no pagamento de preços mais altos;

• risco de não conformidade: adquirir algo sem analisar o fornecedor pode resultar em problemas legais e danos à reputação da marca;

• falta de visibilidade financeira: por não haver controle de gastos, o que compromete o planejamento orçamentário;

• perda do poder de negociações com fornecedores: visto que as compras descentralizadas enfraquecem a relação com os parceiros de abastecimento e reduzem a capacidade de barganha;

• ineficiência nos processos internos: corrigir desvios fora do processo formal exige retrabalho e consome tempo das equipes.

Dica de leitura: “Gestão de contratos: como fazer corretamente? 9 dicas!”

Como o Maverick Spend afeta a gestão de compras e contratos?

O Maverick Spend afeta a gestão de compras e a gestão de compras e contratos porque é uma prática fora das regras, diretrizes, políticas e condutas da companhia.

No que se refere ao gerenciamento das aquisições, enfraquece o controle sobre as empresas fornecedoras, preços e prazos. Também compromete a qualidade dos produtos e serviços, já que a aquisição deixa de seguir critérios padronizados de avaliação e homologação de fornecedores.

Além disso, os gastos independentes não passam por processos estruturados, o que impacta a padronização, dificulta o cumprimento de metas e desorganiza o fluxo de aprovações.

Já na gestão de contratos, impede o monitoramento eficiente de cláusulas, vencimentos, condições, direitos e deveres. Como resultado, há a perda da rastreabilidade dos compromissos que a empresa assumiu e o aumento da exposição a riscos legais e financeiros.

Não deixe de ler o artigo: “Contratação de fornecedores: quais critérios considerar?”

Como controlar o Maverick Spend?

Saber como controlar o Maverick Spend é essencial para garantir a eficiência dos processos de compras, manter a conformidade e preservar a saúde financeira da empresa.

Para garantir o controle e evitar a fuga de contratos, o ideal é:

• padronizar processos de compras;

• estabelecer políticas de compliance robustas;

• monitorar dados de gastos regularmente;

• educar as equipes internas;

• investir em soluções de e-procurement.

Entenda!

Padronizar processos de compras

Defina fluxos claros de aquisição, com etapas bem delimitadas e apontamento de quem são os responsáveis por cada fase. Quanto mais simples e acessível o processo, mais fácil a aderência.

O artigo “Processo de compras: como criar um? Os 8 passos principais!” ajudará você a criar um eficiente. Não deixe de ler.

Estabelecer políticas de compliance robustas

Implemente regras objetivas e alinhadas com as normas da empresa. Para montá-las, considere as leis e regulamentos que regem o seu negócio e ramo de atuação. Crie ainda canais de fiscalização ativos e auditáveis para acompanhar e confirmar o cumprimento das diretrizes.

Monitorar dados de gastos regularmente

Use dashboards e relatórios para identificar comportamentos de compra fora do comum, detectar desvios financeiros e, assim, gerar uma base confiável de informações para corrigir a fuga de contratos rapidamente.

Um ERP, por exemplo, facilita o monitoramento das atividades de todos os departamentos da empresa, pois centraliza tudo em uma única plataforma. Para potencializar o uso dessa solução e ter mais dados de análise, considere integrá-la a outros softwares, como os voltados para controle de estoque e gestão de fornecedores.

Leia o artigo “Integração de ERP com SRM: 7 vantagens para a sua empresa” e entenda melhor.

Educar as equipes internas

Realize treinamentos com colaboradores sobre as políticas de compras, os riscos do Maverick Spend e a importância de submeter as aquisições ao fluxo certo.

Por vezes, a fuga de contratos acontece por falta de conhecimento do processo, orientação e monitoramento dos funcionários. Logo, ao educá-los, reduzem-se as chances de seguirem por esse caminho.

Investir em soluções de e-procurement

As soluções de e-procurement são ferramentas digitais que centralizam pedidos, automatizam aprovações e oferecem visibilidade em tempo real. Devido a essas características, ajudam a reduzir a realização de compras não autorizadas.

Como comentado, sistemas como ERP, SRM e de gestão de estoque são soluções ideais para aprimorar a gestão de compras. Essas tecnologias automatizam tarefas, tornam os processos menos burocráticos, mais rápidos e com menos chances de erros.

Dica! Conheça o SRM da Linkana.