Manual de fornecedor: 7 passos para elaborar um corretamente
O manual de fornecedor pode ser descrito com um documento que reúne todas as informações, regras, normas e diretrizes necessárias para a estruturação de uma boa parceria comercial entre o negócio que contrata e o que fornece os produtos e/ou serviços.
O principal objetivo desse tipo de manual é deixar claro para os gestores da empresa fornecedora quais são os princípios que precisam ser seguidos para entrar e se manter na cadeia de abastecimento da companhia contratante.
Aqui, precisamos destacar que essa é uma importante ferramenta de gestão, que ajuda a aprimorar o relacionamento comercial e mitigar riscos, como os de imagem, de reputação e o financeiro.
Se as definições listadas neste documento são seguidas à risca, as chances de haver desentendimento após a contratação, ou mesmo problemas jurídicos, são baixas.
Sua empresa já adotou essa ferramenta? Caso ainda não, siga a leitura deste artigo para conferir a importância do manual de fornecedor e como montar um com tudo o que é necessário.
O que é um manual de fornecedor?
O manual de fornecedor é um documento que centraliza todas as orientações que esse tipo de parceiro comercial precisa ter sobre a empresa que atenderá. Nele, devem estar regras e diretrizes do que pode ou não ser feito durante o período de contratação.
Um manual para empresas fornecedoras precisa ter, no mínimo, as seguintes informações:
como é feito o processo de seleção, homologação e avaliação de fornecedores;
critérios que precisam ser atendidos;
políticas internas da empresa;
código de conduta para parceiros comerciais;
lista de documentos que devem estar sempre atualizados, a exemplo de certificações e licenças ambientais;
indicadores de performance usados para mensurar o desempenho dos fornecedores;
critérios de compliance essenciais;
direitos e deveres dos fornecedores;
multas, penalidades e sanções legais em caso de quebra de alguma cláusula contratual.
Para deixar esse documento mais completo, é indicado incluir também:
história da empresa;
missão, visão e valores;
objetivos do manual;
expectativas da contratação;
resumo de como é o processo produtivo do negócio;
perfil do público-alvo;
sistemas que devem ser usados pelos fornecedores e modo de uso.
Sugestão de leitura: "Direitos e deveres do fornecedor: quais são definidos pela legislação?"
Modernize ainda hoje sua gestão de fornecedores
Preencha o formulário abaixo e descubra a plataforma de SRM mais completa e integrada do Brasil.
Qual a importância do manual de fornecedor?
Esse documento é importante por diversos motivos. Um que se destaca é que ele ajuda a alinhar expectativas entre quem contrata e quem é contratado. Dessa forma, a relação comercial fica mais transparente, evitando também desentendimentos e conflitos desnecessários.
Ao criar um manual voltado especialmente para os fornecedores, pode-se também melhorar a comunicação. Afinal, eles saberão exatamente o que fazer, quando, como e quais critérios precisam atender para se manter na rede de abastecimento.
Ainda, essa é uma ferramenta que dá mais autonomia aos fornecedores, pois podem acessá-lo facilmente e esclarecer as dúvidas que têm. Como resultado, isso
aumenta a eficiência e fortalece o relacionamento entre os envolvidos na contratação.
Aproveite e leia também: "Relacionamento estratégico com fornecedores: como construir um sólido?"
Como montar um manual de fornecedor?
Para montar um manual de fornecedor para sua empresa, os passos mais importantes são:
liste todas as diretrizes do seu negócio;
defina o que será apresentado nesse documento;
construa o conteúdo usando a linguagem adequada;
envie para aprovação dos departamentos interessados;
escolha o meio de entrega do manual
acompanhe o entendimento dos fornecedores
atualize o manual sempre que necessário
Confira todos os detalhes!
1. Liste todas as diretrizes do seu negócio
Levante todas as políticas internas da sua empresa que têm impacto direto na gestão de fornecedores, assim como regras de compliance, boas práticas ESG e outras.
2. Defina o que será apresentado nesse documento
Considerando o perfil do seu negócio e o propósito do manual que está criando, defina o que realmente precisa ser apresentado nesse documento, para não deixá-lo extenso sem necessidade.
Com base no que foi levantado no passo anterior, analise o que não pode faltar e utilize somente as informações imprescindíveis para os fornecedores.
3. Construa o conteúdo usando a linguagem adequada
Ao redigir o conteúdo, utilize uma linguagem clara e de fácil entendimento, compatível com o perfil da sua empresa e dos seus fornecedores. Isso facilita a compreensão do que está descrito.
4. Envie para aprovação dos departamentos interessados
Antes de liberar o manual para os fornecedores, submeta esse documento à análise de departamentos interessados, principalmente o jurídico e o financeiro. Caso sua empresa não tenha essas áreas separadas, pode procurar a ajuda de um advogado.
O objetivo aqui é garantir que o que está escrito não cause nenhum tipo de prejuízo legal ou monetário para o negócio.
5. Escolha o meio de entrega do manual
Com tudo devidamente revisado, defina por qual canal esse manual será liberado para os fornecedores. Por exemplo, ele será impresso ou digital? Na hora de escolher o formato, pense na facilidade de acesso, consulta e atualização.
6. Acompanhe o entendimento dos fornecedores
Peça um feedback dos fornecedores, algum tempo após liberar o manual, para confirmar se eles entenderam ou não o conteúdo e se têm alguma dúvida sobre esse documento.
7. Atualize o manual sempre que necessário
Quando sua empresa fizer algum ajuste na gestão que afete os processos, políticas, regras e diretrizes, é fundamental atualizar no manual os pontos que afetam os fornecedores.
Dessa forma, todos "ficam na mesma página" e não há riscos de desentendimentos e discordâncias.
Como melhorar a gestão de fornecedores da sua empresa?
O manual de fornecedor é uma ferramenta importante para alinhar e aprimorar o relacionamento com esses parceiros comerciais. Entretanto, somente esse documento não basta.
A escolha da empresa fornecedora certa para atender a sua é essencial para evitar riscos, proteger sua marca e contribuir com o crescimento.
Um sistema de gestão de fornecedores, como o da Linkana, acompanha essa jornada de ponta a ponta, indo da homologação à análise de desempenho e muito mais!
Por sinal, a Linkana é o SRM do futuro. Economize tempo na homologação de fornecedores, automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.
Portais e sistemas legados de fornecedores tornam suas decisões em compras ineficientes e inseguras. Substitua cadastros e dados obsoletos e conheça a solução moderna de SRM que está definido o novo padrão de qualidade para softwares de procurement.
Quer mais detalhes? Basta preencher agora mesmo o formulário abaixo!
Otimize radicalmente sua gestão de fornecedores
Cadastre-se abaixo e descubra como diminuir em até 80% o tempo de cadastro e homologação de seus fornecedores.
