Fluxo de homologação por exceção/workflows: 7 coisas que você precisa saber

Você sabe o que é fluxo de homologação por exceção/workflows? Se a sua resposta for “não”, não se preocupe, pois neste artigo vou te explicar o que é, quais são as suas vantagens e tipos. 

O que é um processo de homologação de fornecedores? 

A homologação de fornecedores é o processo que envolve a qualificação, validação e certificação que classifica uma empresa como apta ou não para se tornar uma fornecedora contratada.

Durante esse processo é possível analisar e mitigar riscos na contratação de fornecedores.

Ele é feito através da disponibilização de toda a documentação necessária para a homologação para que após a análise se dê início a sequência de negociação. 

Agora que você já tem uma ideia de como funciona a homologação padrão, vamos entender sobre homologação por exceção/workflows.

O que é um fluxo de homologação por exceção/ workflows?

O fluxo de homologação por exceção ou workflows é a etapa final do processo de pré-aprovação do fornecedor

Essa etapa acontece quando o fornecedor já foi analisado, ou seja, enviou todos os documentos necessários para homologação e está aguardando a sua aprovação.

No entanto, diferentemente da homologação padrão onde a empresa só manda as informações necessárias e aguarda a resposta de forma rápida.  

No fluxo de homologação por exceção/workflows, o fornecedor precisa passar por uma análise mais detalhada de outras áreas ou alçadas da empresa. 

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Quais são os principais tipos de homologação por exceção/workflows?

Os principais tipos de homologação por exceção são: homologação por área e homologação por alçada. 

Homologação por área

É aquela homologação que pode envolver a aprovação de uma ou mais áreas da empresa, como compliance, financeiro, etc. Nela você vai envolver áreas que acredita serem essenciais para a aprovação de um fornecedor.

Para você entender melhor, confira alguns exemplos:

  • Área de compliance

Se após enviar toda a documentação o fornecedor é diagnosticado com problemas de compliance, seu caso é direcionado para a área dentro da empresa  para ser aprovado ou não.

  • Área financeira

Um outro exemplo também é quando o fornecedor tem problemas de crédito, ninguém melhor do que o setor que lida com isso diariamente para estudar o caso e decidir se aprova ou não, não é mesmo? 

Homologação por alçadas

Além de passar pelas áreas responsáveis quando tem algum impeditivo na sua documentação, também é possível que, dependendo do caso, o fornecedor passe pela aprovação das diversas alçadas da empresa.

Por exemplo: gerentes, diretores e até mesmo a presidência, tudo depende do caso.

Geralmente o fluxo de homologação por exceção/workflows acontece porque essas áreas ou alçadas são as melhores stakeholders para poder aprovar um fornecedor, já que possuem um conhecimento sobre o setor e a empresa. 

Qual a importância do fluxo de homologação por exceção/workflows na  gestão de fornecedores?

importância da homologação

A importância de se ter um fluxo de homologação por exceção/workflows na gestão de fornecedores é de que o processo fica ainda mais seguro e com menores chances de erros, já que é possível contar com a ajuda de áreas especializadas para a aprovação. 

A homologação por exceção não exclui problemas, apenas dá ciência dos problemas a outros stakeholders que vão aprovar ou não

Dificilmente uma pessoa que trabalha na área de compras da empresa conseguirá entender tão bem os empecilhos do fornecedor quanto quem já lida com assuntos semelhantes diariamente. 

Além disso, a aprovação em diversas etapas e setores é também uma garantia para as pessoas da área de compras. Pois se ao final de todo esse processo, ainda ocorrer problemas, você pode contar com um histórico de aprovações e entender que a decisão foi tomada em conjunto, já que não foi uma homologação normal. 

Por exemplo: se você tem um fornecedor exclusivo que por algum motivo você não gostaria de aprovar, mas precisa, você entra em contato com essas outras áreas e alçadas e conta com a ajuda deles nessa decisão. 

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Como fazer um fluxo de homologação por exceção/workflows? 

A melhor forma de fazer um fluxo por exceção/workflows é estruturando o seu processo interno.

O primeiro passo para isso é definir quem serão os seus stakeholders de cada área.

Através dessa definição, você não precisa envolver todas as pessoas da área e evita uma perda de tempo no processo.

Além disso, também é preciso definir quais serão as alçadas que você gostaria de consultar. 

Pense se você quer envolver nessa aprovação apenas o gerente, ou se quer contar com o apoio também da diretoria, por exemplo.

Deixe bem definido e estruturado todo esse processo interno. Converse com os seus stakeholders, com as suas alçadas e entenda quem vai ficar responsável pelo o que, em quanto tempo, etc

Com tudo isso definido, fica muito mais fácil fazer o processo de homologação por exceção/workflows. 

Qual é o melhor tipo de homologação? 

Quando falamos de homologação por exceção/workflows, não existe uma melhor do que a outra. 

Na verdade, o que impacta diretamente nesse assunto é a urgência de cada caso específico. 

Por exemplo, às vezes, um fornecedor está em uma lista restritiva de compliance, porém, ele é exclusivo e só é possível comprar com ele. Nesse caso, não tem jeito, é preciso entender se vale mais a pena deixar a decisão na mão das áreas responsáveis ou direcionar para alguma alçada por ser um assunto muito delicado. 

Quais são as principais diferenças entre o fluxo de homologação normal e o por exceção/workflow?

Existem algumas diferenças entre o fluxo de homologação normal e o por exceção/workflows.

Na homologação padrão o processo será mais rápido porque você não está envolvendo muitas pessoas nele. Quando a decisão demanda de outras áreas é comum que leve mais tempo para se obter uma resposta. 

Além disso, outro ponto de diferença é que na homologação normal os stakeholders não têm uma visão ampla do que está acontecendo durante o processo. Já na homologação por exceção/workflows, os stakeholders possuem acesso a todo o diagnóstico de uma forma mais proativa

Qual é o próximo passo?

Ao longo deste artigo você pôde entender o que é fluxo de homologação por exceção/workflows, seus tipos, como fazer e as suas principais diferenças para um fluxo de homologação comum.

O fluxo de homologação por exceção/workflows é uma ótima garantia para ajudar a tomar decisões com base nas boas práticas de seus fornecedores e evita que, futuramente, você tenha dores de cabeça.

Com a Linkana, é possível construir fluxos de homologação por exceção automáticos a depender do tipo de problema, gerando todo o histórico de decisões e aprovações.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.

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