Como criar um plano de contingência: confira o guia definitivo e prático para o seu negócio!

Nenhuma empresa está 100% protegida de problemas. Por mais que se planeje, sempre há um cenário inesperado que pegará sua equipe de surpresa e poderá causar prejuízos na instituição – a não ser que ela tenha criado um plano de contingência.

Desde uma mudança legislativa que impeça sua equipe de realizar vendas, o fechamento do único fornecedor de uma matéria-prima específica ou até mesmo uma pandemia, como a que vivemos em 2020, que fechou fábricas e ocasionou problemas de abastecimento para a indústria.

Todos esses cenários são possibilidades que qualquer empresa pode se deparar e é com esse tipo de plano que a gestão de riscos poderá ser mais efetiva. Quer saber como criar um plano de contingência? Só continuar a leitura para conferir nosso guia completo sobre o assunto!

O que é um plano de contingência?

Se você não sabe o que é um plano de contingência, então vamos começar por aí. Imagine esse plano como uma série de processos planejados para serem adotados em uma situação de emergência para que os prejuízos e consequências negativas sejam minimizados.

Os processos são base de qualquer operação da sua empresa e também é com eles que você conseguirá resolver falhas que podem travar todo o seu negócio enquanto mantém o máximo possível de normalidade no trabalho.

Vamos supor, por exemplo, que um dos seus fornecedores entrou em uma lista suja do trabalho escravo e sua empresa foi divulgada como um dos clientes desse terceiro. Você sabe quais passos seguir para resolver esse problema reputacional? 

É para isso que serve a criação de um plano de contingência, para mostrar o que fazer no momento ou até mesmo o que fazer antes da crise – como, por exemplo, contratar um software de automatização dos processos de qualificação de fornecedores e Compliance, que levará mais segurança e menos burocracia para o seu negócio.

Mas para que serve um plano de contingência?

Entendeu o que é o plano de contingência, mas ainda não acredita que ele trará grandes benefícios para sua companhia? Além dos pontos que levantamos acima, com essa série de processos você consegue:

  • Minimizar as perdas durante um imprevisto
  • Enxergar de maneira micro os riscos corporativos
  • Ter uma bússola para guiar o comportamento das equipes em situações inesperadas
  • Implantar uma mentalidade de preservação, em que os colaboradores esperam o melhor, mas estão sempre preparados para o pior 

Para o canal E-Commerce na Prática, o plano de contingência é descrito como uma necessidade para que você não deixe seu negócio parar. Confira só: 

Como criar um plano de contingência em 5 passos

1º passo – Montagem de um comitê de gestão de crise

Para que você possa começar a criar seu plano de contingência, é importante que você reúna uma equipe multidisciplinar que saiba para que serve o plano de contingência e que consiga enxergar tanto de maneira macro como micro as possibilidades de riscos e suas soluções.

Ademais, por esses profissionais serem de diferentes áreas, você conseguirá ter a contribuição de experiências e conhecimentos reais vividos por cada um deles. Reúna os profissionais e lhes dê a oportunidade de falar. Já para você, isso significa escutar atentamente e fazer perguntas que agregarão à discussão.

2º passo – Analise os riscos e seus impactos na sua empresa

Com o seu comitê montado, chegou o momento de preparar uma análise de riscos, que listará detalhadamente os possíveis riscos – sejam eles de causas naturais, técnicas ou humanas – e os impactos que cada um deles podem causar no negócio no curto, médio e longo prazo.

Também é válido observar os processos operacionais de todos os setores do seu negócio. Com esse acompanhamento, seu comitê terá indicadores de desempenho que mostrarão quais são as fragilidades de cada área que devem ser melhoradas.

Assim, para cada processo identificado, também é importante avaliar o impacto que essa falha representa para a empresa, considerando também as interdependências entre processos.

Leia também: O que é risco fiscal nas empresas e 3 práticas para começar a evitá-lo hoje

3º passo – Determine as prioridades e planeje as estratégias

Você provavelmente quer que nesse plano de contingência que você criou seja possível manter a empresa em funcionamento sem grandes problemas. Mas infelizmente, são raros os casos em que isso será possível – por isso é importante que você determine quais são os setores e processos que merecem prioridade.

Em uma queda de energia por causa de uma tempestade na cidade, a prioridade são os servidores ou as televisões institucionais? Os computadores ou os ares-condicionados? É possível criar um método de vendas manuais para ser usado nessas circunstâncias?

Essa etapa é a mais importante no processo de criação de um plano de contingência, já que essas estratégias ajudarão a empresa a se recuperar mais rapidamente e ter um plano que também ajuda a mitigar riscos.

4º passo – Escreva o guia do plano de contingência

Após levantar todos os riscos e suas estratégias de contenção, é necessário condensar todas essas informações em um único documento escrito de modo claro e conciso, com todos os cenários, suas soluções imediatas, a médio e a longo prazo.

Fluxogramas, checklists e até mesmo infográficos podem ser criados para tornar o guia mais simples de ser entendido e usado. Não se esqueça também de manter o seu plano sempre disponível para que todo esse trabalho não seja em vão.

5º passo – Não se esqueça de fazer testes e revisões

Deixar para usar o plano de contingência criado apenas em um momento de necessidade pode invalidar todo o trabalho e planejamento feito pelo seu comitê. Tão importante quanto simulações de brigadas de incêndio está o teste das estratégias inclusas no seu plano de contingência.

Após os testes, se algum cenário não for resolvido com o plano, ele obviamente deve ser alterado e testado novamente até que seja obtido sucesso. Além disso, são recomendadas revisões ao menos anuais para que o plano seja adequado às mudanças de sistema, estrutura e também de máquinas.

Pronto! Agora você está apto para começar a criar seu próprio plano de contingência e evitar ser pego desprevenido em uma situação inesperada. Não se esqueça de compartilhar esse texto com quem você acredita que se beneficiará desse conteúdo!

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.