Uma função relevante dentro das empresas é a análise de dados, mas esse conceito ganha maior peso quando é possível fazer Procurement Analytics, ou Análise de Compras, recurso indispensável para o equilíbrio financeiro de qualquer companhia.
O fato é que Procurement Analytics é um elemento preponderante para manter a economia das empresas e decisões de compras mais equilibradas. Por outro lado, as estratégias mal planejadas, partindo dessa análise, podem gerar grande prejuízo.
Ao longo deste artigo vamos explicar o que é Procurement Analytics, os tipos de análise e como aplicar no dia a dia. Acompanhe a gente!
O que é Procurement Analytics?
Procurement Analytics, ou Análise de Compras, é um procedimento de coleta e avaliação de dados de aquisições que ajuda a definir os rumos financeiros e mercadológicos de uma empresa.
A análise de compras envolve um conjunto de dados de sistemas diferentes, desde ERPs (em tradução para o português, Planejamento dos Recursos da Empresa) à exibição de informações em painel de visualização ou de ferramentas tecnológicas.
O uso do Procurement Analytics se deu devido à necessidade de as empresas em obter uma visão mais apurada sobre os gastos com compras. Com o passar do tempo, avaliar a aquisição de produtos e serviços deixou de ser um ato simples de visualizar os dados, atualmente também serve como um filtro de elementos essenciais para criar um planejamento estratégico.
Ou seja, o Procurement Analytics coleta, limpa e apresenta vários dados enriquecedores de sistemas diferentes, visando criar um valor comercial.
A partir disso, é possível perceber que a análise de compras contribui para criar insights poderosos, precisos e que possibilitam medir a importância das compras para a companhia.
Logo, quando utilizada de forma eficiente, a análise de compras ajuda a tomar decisões mais sólidas, onde as decisões de compra se tornam mais fáceis e o relacionamento com os fornecedores mais duradouros.
Quais são os tipos de Procurement Analytics?
Podemos perceber que o Procurement Analytics surgiu a partir da necessidade compreender o desempenho de compras passadas para facilitar às aquisições futuras.
Para chegar a um resultado lógico, as empresas passam por tipos comuns de análise de compras. São elas:
- Análise Descritiva: onde os dados de compras são verificados para assimilar o que aconteceu nas aquisições passadas;
- Diagnostic Analytics: onde os dados são interpretados para entender por que algo aconteceu no passado;
- Análise preditiva: onde os padrões nos dados são utilizados para prever o desempenho futuro de compras;
- Prescriptive Analytics: onde modelos preditivos baseados em dados de compras ajudam na tomada de decisões.
Qual a importância do Procurement Analytics?
Tenha em mente que a análise de compras não significa apenas avaliar gastos. Esse recurso é muito poderoso, pois abrange diversas etapas do setor de compras, desde o planejamento estratégico da empresa, passando pelo gerenciamento de categorias até o pós-compra.
Veja como a análise de compras pode ser fundamental em diferentes etapas:
Gestão de categorias
Utilizada de forma consciente, a análise de compras possibilita que os gestores identifiquem oportunidades econômicas, construam uma relação acessível com fornecedores e consigam driblar situações de risco.
Strategic sourcing
A análise de compras utilizada na metologia strategic sourcing consiste em identificar os horários apropriados para realizar eventos de sourcing e solicitar propostas para o abastecimento de compras. Essa pesquisa também é viável para descobrir as posições de risco dos fornecedores.
Gestão de contratos
A análise de compras é imprescindível em todo o tempo de vida de um contrato, pois alerta quando a documentação deve ser renegociada ou rescindida, e ajuda a fornecer informações importantes para a negociação com fornecedores.
Pedidos de compras
Com a análise, é possível mensurar os ciclos de pedidos de compras e melhorar os formatos de pagamento. O Procurement Analytics também serve para avaliar a precisão do pagamento e suas inconsistências, e encontrar novas oportunidades de desconto.
Como fazer a análise do histórico de compras?
1. Crie um planejamento
Para ter uma análise qualitativa do histórico de compras, é importante fazer um planejamento, considerando os tipos de produtos e mercadorias, e suas respectivas funcionalidades e qualidades que atraem o consumidor final.
A propósito, a visão do cliente mede o poder de decisão dos gestores, uma vez que caso ele não aprove os produtos, deve-se criar uma nova análise de compras e realizar alterações no fornecimento.
2. Reúna informações
Sistemas específicos são importantes para a coleta de informações, pois eles trazem automaticamente dados que constam nas notas fiscais eletrônicas de compras, de modo que facilite a entrega de relatórios aos gestores.
A partir dos dados reunidos sobre o que cada cliente adquire, é possível saber quais são os fornecedores mais apropriados para o seu negócio, isto é, aqueles que estão realizando o trabalho mais vantajoso. Isso flexibiliza a tomada de decisão e o planejamento de compras futuras.
3. Mapeie os dados
Ter acesso ao histórico de vendas é imprescindível para criar soluções, pois por meio dos dados disponibilizados pelo departamento de vendas pode-se identificar se algum produto foi mais vendido ou não em determinada época do ano, por exemplo.
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