Equilibrar os gastos de uma empresa nem sempre é fácil, pois essa tarefa demanda uma estrutura firme e muitos profissionais envolvidos, o que sobrecarrega o orçamento. Por essa razão, uma solução é optar pelo sistema de procure-to-pay (P2P) que automatiza workflows completos, garantindo um fluxo de compras mais eficiente.

Nos últimos tempos, a indústria tem requerido o uso de plataformas automatizadas. Um estudo apontado pelo Astute Analytica prevê o aumento de quase 10% de softwares de compras até 2026, o que deve atingir US$10 bilhões por receita.

Por outro lado, pesquisadores da Gartner acreditam que, em três anos, até 80% das relações de vendas B2B entre fornecedores e empresas ocorrerão de forma digital.

Diante desses dados, podemos entender que o uso de softwares pode ser uma boa alternativa para fortalecer o processo de aquisição de pagamento da sua empresa, concorda? 

Ao longo deste artigo vamos explicar o que é P2P, para que ele serve e como funciona essa plataforma. Continue com a gente e ótima leitura!

P2P: o que é?

Procure-to-pay (P2P), que, em português, significa “adquirir para pagar”, é uma parte do processo de compras e procurement. Ela se resume a um conjunto de ações que contemplam a integração da área de compras com a de contas a pagar.  

Entenda que o procure-to-pay não é o processo completo ou maior de compras, e sim, uma subdivisão que compõe a aquisição de bens e serviços, realização de pedidos, confirmação de entregas e garantia de qualidade, basicamente atrelado ao gerenciamento de pagamentos.

O processo de procure-to-pay também não pode ser considerado strategic sourcing, já que este envolve a pesquisa e a análise de fornecedores.

Quer um exemplo de procure-to-pay?

Supomos que sua empresa invista em transporte de cargas e tenha uma alta demanda para entregar materiais em pouco tempo ao cliente. A logística é que você agrupe todos os pedidos em um mesmo transporte com base na localização.

Com um software p2p, você consegue simplificar a manutenção dos catálogos com economia de tempo. Isso porque a automação possibilita que os pedidos de compras cheguem em formatos diferentes, como e-mails, mensagens de texto ou imagens.

A partir disso, você viabiliza rapidamente a aprovação dos fornecedores e faz os pagamentos aos prestadores de serviço utilizando apenas uma plataforma.

Como funciona o procure-to-pay cycle? Conheça as 7 etapas

O procure-to-pay inclui etapas que são automatizadas por um software. Abaixo você conhecerá as mais usadas pelas empresas:

• Requisição de compra: é quando um colaborador pesquisa um bem ou serviço, faz uma requisição de compra e encaminha para a aprovação de um gerente que, dependendo do valor, pode necessitar de mais confirmações;
• Identificação de fornecedores: o processo de procure-to-pay envolve uma lista de fornecedores selecionados de acordo com o seu desempenho, preços em conta e relacionamento com a empresa, fatores que influenciarão onde serão realizadas as compras dos itens;
• Ordem de compra: um integrante da equipe de compras cria uma ordem de compras que será enviada para um ou vários fornecedores, caso ocorra a necessidade de encaminhar diversos pedidos ao mesmo tempo. Esse múltiplo processo vai depender do tamanho e do tipo de aquisição;
• Recebimento de bens e serviços: após o recebimento das ordens de compras, os fornecedores entregam as mercadorias ao comprador. Caso o processo flua corretamente, os gerentes aprovarão a transação e sinalizarão o pedido como concluído;
• Recebimento da fatura: nessa etapa o fornecedor emite uma fatura para o comprador com o valor e a data de vencimento, especificando os bens ou os serviços;
• Aprovação da fatura: a fatura do fornecedor deve ser reconciliada com a ordem de compra original. Quando os gestores ou compradores confirmam o recebimento do produto, a fatura pode ir para o pagamento;
• Pagamento do fornecedor: por fim, uma nota fiscal será enviada pelo departamento de compras para a equipe de contas a pagar, na sequência, é agendado o pagamento para o prestador de serviço. Essa transação pode ser feita por transferência eletrônica.

Baixe o nosso infográfico de Procurement X compras e entenda de uma vez por todas a diferença entre os termos e como eles podem melhorar sua gestão.

Leia também: aprenda a fazer um processo de compras eficiente

Quais são as vantagens do procure-to-pay?

Podemos identificar que este processo de compras automatizado melhora a eficiência das organizações, beneficiando-as com redução de custos, além de aperfeiçoar o relacionamento com os fornecedores.

Vejamos abaixo os principais benefícios do processo procure-to-pay:

• otimizar as aquisições: automatizar o processo de aquisição de pagamento tende a melhorar a eficiência do procurement, reduzindo a possibilidade de erros;
• reduzir custos: a automação também ajuda a minimizar os custos associados da manutenção, tornando o processo de compras mais equilibrado. Isso significa que, quanto mais etapas você automatizar, menor será o trabalho ou o retrabalho;
• oferecer uma visão ampla das compras: ao avaliar todo o processo de compras e de aprovação, os gerentes têm uma visão mais completa sobre os dados que levaram ao ciclo de aquisição, e, assim, podem trabalhar melhor nas próximas despesas;
• aprimorar o relacionamento com fornecedores: ao agilizar o processo de aprovação e pagamento, os fornecedores recebem mais rapidamente as ordens de compras e são pagos no prazo estipulado, fortalecendo a comunicação com a corporação;
• flexibilidade para negociações: gerenciar um banco de dados de fornecedores exige um software adequado. Ao utilizar o p2p, aumenta a flexibilidade das empresas para escolher um ou mais fornecedores.

Com impulsionar o procure-to-pay da sua empresa com uma boa gestão de fornecedores?

Agora que você já sabe o que é o ciclo de  procure-to-pay, talvez tenha ficado mais claro que o processo de aquisição ao pagamento não é tão confuso como parece.

Entretanto, todo processo ou software de p2p precisa de uma boa maneira de coletar, gerir e analisar dados dos fornecedores que serão pagados, como forma de mitigar riscos e garantir o compliance no processo de pagamento.

Nesse sentido, a Linkana pode auxiliar sua empresa em todas as etapas do processo de gerenciamento de dados de fornecedores. Somos o primeiro e maior software de gestão de fornecedores em rede, que otimiza o sourcing, onboarding e análise de spend com uma base de dados unificada de perfis de fornecedores certificados para cadastro, risco, qualidade e diversidade.

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