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O resultado de um trabalho primoroso dos fornecedores pode fazer você ganhar seu dia. Não é nenhuma surpresa que as empresas têm apostado em aprimorar seus portais de homologação para assegurar a contratação de profissionais alinhados à sua conduta de ética e transparência.
Baseado na Lei Anticorrupção (12846/13), o portal de homologação incentiva empresas a realizarem a homologação de fornecedores, método que preserva a integridade na cadeia de suprimentos.
Mas como é feito isso?
Neste artigo, vamos explicar como fazer a homologação de fornecedores e por que você deve criar um portal no seu negócio.
Continue com a gente e boa leitura!
A importância de um portal de homologação de fornecedores
A implementação de um portal de homologação serve para que o reconhecimento das informações dos fornecedores seja transparente para estabelecer um vínculo.
Durante o procedimento de avaliação dos dados são considerados qualquer ato de corrupção, fraude, poluição ao meio ambiente, trabalho escravo, terrorismo, entre outros crimes.
Em muitos casos, o fornecedor é submetido à homologação, e quando descobre informações irregulares, ele mesmo busca corrigi-las.
Por sua vez, um portal de homologação deve estimular os fornecedores a manterem seus dados atualizados e sua conduta em conformidade.
Nesse processo, quando o cliente possui uma política de risco, ele exige que o fornecedor envie documentos privados, dê aceite em políticas e códigos, ou até preencha formulários e questionários, como:
certificações de qualidade;
questionários de segurança;
aceite de Código de Conduta;
aceite de Política de Fornecimento;
assinatura de Termo de Fornecedores;
alvarás e licenças privados.
No portal, o cliente também decide se bloqueia ou não o cadastro de um fornecedor, seja por questões de sua política de homologação e risco ou por informações desatualizadas, por exemplo.
Como fazer a homologação de fornecedores?
Existem três etapas para o processo de homologação de fornecedores. São eles:
Pré-cadastro: momento em que o fornecedor estabelece contato com o cliente;
Homologação: identificação dos requisitos para saber se o prestador está adequado a atender as demandas da empresa;
Cadastro: quando os dados dos fornecedores aprovados na verificação são inseridos no sistema da empresa.
Agora vamos conhecer detalhadamente como funciona a homologação de fornecedores:
Análise dos documentos
É imprescindível avaliar as documentações dos fornecedores para atestar sua capacidade de entrega, tais como:
contrato social;
dados fiscais (SINTEGRA, etc);
dados bancários;
dados de impostos e retenções;
contato comercial;
responsável legal.
Além disso, faz parte do processo verificar as certificações que comprovam a capacidade técnica dos prestadores de serviço.
Análise de riscos
Uma das principais atividades da homologação é apurar completamente os riscos que os parceiros podem causar.
A análise de riscos inclui o rastreio da imagem dos fornecedores. Nesse processo são feitos testes de posicionamento no mercado, cumprimento de contratos, verificação ou se tem parcerias relevantes, por exemplo.
Aprovação do fornecedor
A homologação continua a partir de uma relação contratual em que ambas as partes concordam entre si. Se, porventura, houver violação do acordo, o contrato poderá ser cancelado por qualquer um dos envolvidos.
Vale frisar que essas etapas estão relacionadas à concretização de due diligence, processo que acontece antes de vigorar o contrato e serve para avaliar os fornecedores e terceiros.
Falando isso, uma curiosidade é compreender o conceito de portal de fornecedores do passado e do futuro. Veja na tabela abaixo as mudanças aparentes em relação à arquitetura, funcionalidades e implementação.
Leia também: Política de qualificação de fornecedores: 5 passos para criar
Como implementar um portal de homologação?
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