Quer aumentar o saving de compras do seu negócio? Invista na criação de um catálogo de fornecedores para organizar uma rede com os melhores contatos dos quais você pode conseguir boas negociações.
A equipe que faz a gestão de compras tem como meta a economia, mas, claro, sem perder a qualidade do produto ou serviço adquirido.
Essa organização também serve para criar um processo de aquisição de suprimentos mais eficiente e até mais rápido, diminuindo muito as chances de erros ou de ter problemas com um fornecedor.
Se o seu negócio ainda não tem um catálogo de vendas, continue a leitura desse artigo e entenda para que serve esse recurso.
O que é catálogo de fornecedores?
Um catálogo de fornecedores é um compilado dos contatos de empresas qualificadas com as quais é possível fechar contratos comerciais com segurança, agilidade e bom preço.
Uma comparação simples é com as antigas agendas. Porém hoje, os catálogos são digitais e tem um cadastro completo com informações que ajudam a relembrar as características de cada fornecedor.
O modelo do catálogo de fornecedores pode ter o layout e os dados que a empresa achar necessário, mas algumas itens básicos são:
- Nome da empresa;
- CNPJ;
- Categoria de produto/serviço vendido;
- Tabela de preço dos produtos/serviços;
- Número de compras realizadas com o fornecedor;
- Detalhamento dos pedidos fechados (quantidade, data, etc.);
- Nome do responsável pelo atendimento, telefone e e-mail comercial do fornecedor;
- Avaliação do fornecedor, entre outros.
Esse detalhamento serve para criar um histórico dos melhores parceiros que atendem as necessidades da empresa.
Dessa forma, sua equipe não precisa checar o mesmo fornecedor repetidas vezes nas análises de compliance e homologação. À medida que contratos ou compras vão sendo fechados, essas informações podem ser adicionadas.
Por exemplo, um fornecedor diz que se o pedido for feito até dia X do mês, ele consegue entregar em 2 dias úteis ou que consegue um preço melhor para pedidos acima de Y volumes.
Quando a experiência não é boa, isso também pode ficar registrado, o que vai alertar a equipe da próxima vez que alguém sugerir um determinado fornecedor como opção.
Aprenda como fazer uma gestão de fornecedores inteligente e guiada por dados na sua empresa.
Para que serve um catálogo?
Montar um catálogo de fornecedores mantém uma parte importante do trabalho de gestão de compras organizada, facilitando a pesquisa dentro de uma base já homologada.
Consequentemente, a escolha do fornecedor fica mais fácil, principalmente se o sistema do catálogo permitir filtrar a busca por categorias, por exemplo. Assim, a equipe consegue visualizar todos os parceiros cadastrados que seguem um determinado critério desejado.
Um catálogo de fornecedores também serve para melhorar as estratégias de compra, pois com planejamento a equipe consegue negociar melhor os pedidos de reposição de estoque ou de compra de matéria-prima para produção.
E além de aproveitar as condições que o fornecedor oferece, dá para barganhar descontos com mais propriedade, já que a equipe conhece as condições de outros parceiros.
Por mais trabalhoso que seja criar essa base no início, manter e atualizar o catálogo de fornecedores é muito mais prático, já que hoje a tecnologia ajuda bastante.
Os sistemas mais modernos possuem seus servidores hospedados na nuvem, mantendo a segurança dos dados, mas também permitindo que eles sejam acessados de diferentes dispositivos.
5 vantagens do catálogo de fornecedores no processo de compras
Toda empresa que precisa fazer negócio com outras empresas precisa ter atenção às qualificações do fornecedor.
Para isso, são feitas consultas e análises de compliance que vão ajudar no processo de homologação, garantindo que apenas empresas confiáveis estejam no catálogo de fornecedores. Confira a lista de vantagens abaixo:
1. Ter uma rede de fornecedores
A primeira vantagem de um catálogo é manter uma rede de fornecedores estruturada e eficiente, o que simplifica a tarefa de acionar um ou mais fornecedores quando necessário.
Com um sistema eletrônico, as informações estão sempre atualizadas e erros como contatos cadastrados duas vezes são evitados.
A gestão de compras também consegue identificar facilmente quais fornecedores da rede estão ativos ou não. Além disso, a equipe tem mais segurança nas negociações, pois sabe que o parceiro atende aos critérios da política de compras e homologação da empresa
2. Eliminar tarefas repetitivas
Já mencionamos acima que o catálogo de fornecedores é criado em sistemas digitais, o que facilita a organização e o gerenciamento dos contatos.
Com isso, a equipe de compras não precisa repetir os processos de análise do fornecedor toda vez que for fazer uma compra, pois cada parceiro tem seu cadastro completo disponível.
3. Otimizar o processo de compras recorrentes
Outra vantagem do catálogo de fornecedores é otimizar o processo de compras recorrentes. Algumas demandas da empresa não mudam e os mesmos pedidos são feitos com frequência.
Então, a equipe precisa apenas revisar o último pedido para saber com quem foi e entrar em contato novamente. Caso algo mude na negociação, também é mais fácil mudar ou atualizar essa informação no cadastro.
4. Ganhar tempo para buscar novos fornecedores
De tempos em tempos, é importante oxigenar a base de fornecedores e com uma rede já estabelecida, a equipe tem mais tempo para se dedicar a encontrar novos parceiros em cada setor.
Muitas vezes, os novos players do mercado se apresentam e chegam até os membros da equipe de compra, mas a busca ativa também é muito valiosa e vale a pena investir.
5. Melhorar a gestão da cadeia de suprimentos
Quando falta um insumo importante para a produção ou prestação do serviço, o resultado pode custar não só tempo, mas também dinheiro.
Por isso, o trabalho de gestão de compras é tão importante para manter um bom gerenciamento da cadeia de suprimentos.
Dependendo do tamanho do negócio, existem várias demandas que precisam ser gerenciadas e ter um catálogo de fornecedores para cada uma garante uma gestão mais eficiente.
Automatize o processo de análise de fornecedores
No momento de homologar os fornecedores, é preciso pesquisar seus dados públicos para garantir que são parceiros confiáveis, sem pendências fiscais, corretamente formalizados, entre outros detalhes.
A Linkana é um software que automatiza até 70% das consultas e análises, permitindo que o time de compras tenha uma função muito mais estratégica e menos burocrática.
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