Setor de compras estratégico: como afeta a sua empresa?
O setor de compras deve ser visto e tratado como um dos mais estratégicos, pois é a partir dele que vem toda a base de funcionamento de uma empresa. Do material de escritório necessário para o dia a dia, à contratação de sistemas robustos, tudo passa por essa área.
Essa breve explicação já deixa claro um ponto muito importante sobre esse departamento: se ele gerar custos elevados para a companhia, todos os resultados podem ser comprometidos.
Imagine, por exemplo, que a sua empresa precisa de uma determinada matéria-prima para fabricar o principal produto que comercializa. Durante a escolha do fornecedor, o time responsável não fez uma comparação de preços adequada e, por esse motivo, o custo do insumo foi maior do que o previsto.
Consequentemente, esse gasto a mais refletiu no preço cobrado do cliente final, levando sua marca a perder espaço no mercado, volume de vendas e faturamento.
Percebe a importância de compras e estratégia corporativa caminharem lado a lado? É justamente sobre isso que falaremos neste artigo. Siga a leitura e confira como melhorar a atuação desse setor na sua empresa e potencializar seus resultados.
Como é a rotina do setor de compras?
O setor de compras é o responsável pela aquisição de tudo o que uma empresa precisa para realizar suas atividades. É essa área que recebe as requisições de outros departamentos e busca o fornecedor ideal para suprir as demandas de abastecimento do negócio.
Explicando dessa forma parece algo simples: receber um formulário, ver o que deve ser adquirido, entrar em contato com um fornecedor e fechar a compra. Porém, esse processo é muito mais complexo.
Na rotina dessa área estão incluídas atividades como:
identificação da necessidade de compra e comparação com estoque e orçamento disponível;
seleção e aprovação de fornecedores, verificando questões como riscos que a contratação pode gerar;
gestão de contratos e envio de ordens de pagamento ao departamento financeiro;
acompanhamento da entrega dos pedidos, confirmando se a qualidade e quantidade estão conforme o estabelecido no contrato.
Isto é, são várias tarefas que afetam o funcionamento da empresa com um todo. Por isso, quanto mais estratégias forem, melhor.
Aproveite e leia também: "Como estruturar um departamento de compras? 4 passos fundamentais"
5 principais desafios do setor de compras
Entretanto, para compras e estratégia corporativa seguirem juntas, existem alguns desafios que precisam ser enfrentados. Entre os mais significativos estão:
alinhar demanda e orçamento disponível para cada área, a fim garantir o abastecimento, mas também a saúde financeira da companhia;
comprar as quantidades certas para evitar desperdício ou ruptura de estoque que pode paralisar as operações;
encontrar fornecedores qualificados, que tenham valores semelhantes e que atuem em total conformidade;
negociar de forma eficiente com esses parceiros para alcançar um bom custo-benefício sem comprometer a qualidade do que está sendo comprado ou o relacionamento comercial;
fazer uma boa gestão de riscos, identificando todos os pontos que podem gerar ameaças para o negócio, tais como problemas jurídicos e reputacionais.
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Qual a importância estratégica do setor de compras?
Conseguir estruturar um setor de compras estratégico é essencial para a sua empresa, principalmente porque essa forma de atuação ajuda a garantir o fluxo de abastecimento do negócio, gerar mais valor para as soluções comercializadas, e a equilibrar a parte orçamentária.
A partir de uma gestão estratégica de compras é possível:
reduzir custos e aumentar a margem de lucro;
elevar a qualidade dos produtos/serviços;
aumentar a competitividade da marca;
mitigar riscos;
melhorar a imagem da empresa;
estreitar o relacionamento com os fornecedores;
aprimorar o atendimento aos clientes.
Veja, a seguir, detalhes sobre cada um desses possíveis resultados.
1. Reduzir custos e aumentar a margem de lucro
Cabe à área de compras encontrar os melhores preços e condições de pagamentos na hora de adquirir insumos e serviços para a empresa. Ao fazer isso, os profissionais responsáveis por essa atividade têm a oportunidade de reduzir custos iniciais e gerar economia que refletirá em outras partes do negócio.
Um bom exemplo é o impacto que pode causar na estratégia de precificação. Ao gastar menos com matéria-prima, os valores cobrados dos clientes finais também podem ser reduzidos, assim como a margem de lucro aumentada.
2. Elevar a qualidade dos produtos/serviços
Porém, uma abordagem estratégica nesse setor não deve focar apenas na parte financeira. Garantir a qualidade de tudo o que é comprado ou contratado também é fundamental.
Somente dessa forma as soluções que a empresa comercializa chegarão aos consumidores de acordo com suas expectativas e necessidades e aumentarão as chances de vendas.
3. Aumentar a competitividade da marca
Os dois pontos que acabamos de citar levam a este, que é o aumento do poder competitivo da marca. Afinal, a combinação entre qualidade elevada e preços finais menores fazem com que os produtos e/ou serviços comercializados se destaquem dos oferecidos pelos concorrentes.
4. Mitigar riscos
Outra parte importante de ter uma área de compras mais estratégica é que essa forma de trabalho ajuda a identificar riscos mais rapidamente. Com isso, se tem a chance de definir quais medidas podem ser adotadas para mitigá-los.
Isso é possível quando o time de compras e procurement analisa os fornecedores de maneira mais ampla e abrangente, indo além do quesito preço para tomar a decisão.
Ao realmente enxergar as potenciais ameaças, consegue evitar que a empresa tenha que lidar com problemas legais, de desabastecimento, entre outros relacionados.
Sugestão de leitura: "Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!"
5. Melhorar a imagem da empresa
Trabalhar com fornecedores confiáveis, que atuam em conformidade com as leis e normas vigentes, e alinhados com os valores que sua empresa acredita e defende, melhora consideravelmente a imagem da sua marca.
Não trazer para a sua rede de abastecimento parceiros de negócios envolvidos em práticas ilícitas, por exemplo, é uma ótima maneira de evitar desentendimentos com seus stakeholders e de manter uma boa reputação no mercado.
Porém, isso só é alcançado quando compras e estratégia corporativa são executadas de forma alinhada e com foco em um mesmo propósito.
6. Estreitar o relacionamento com os fornecedores
O relacionamento com os fornecedores deve ser uma via de mão dupla. Isto é, da mesma maneira que você deve confiar na atuação deles, eles também precisam ter segurança nas tratativas dadas pela sua empresa.
Uma relação estratégica com esses parceiros comerciais envolve práticas como:
alinhamento de propósitos e valores;
boa comunicação;
transparência em todos os processos;
feedbacks claros, respeitosos e precisos.
Como é a área de compras que está em contato direto com os fornecedores, também cabe a eles a formação de um relacionamento desse tipo.
7. Aprimorar o atendimento aos clientes
Ao final de todas essas práticas, sua empresa conseguirá entregar para os clientes finais soluções, produtos e/ou serviços muito melhores.
Suas ofertas serão a combinação de preço justo e competitivo, com qualidade e bom prazo de entrega. Tudo isso decorrente de um fluxo de compras preciso, funcional e estratégico desde as primeiras etapas.
Como realizar uma gestão estratégica de compras?
Não há como montar e manter um setor de compras estratégico sem a ajuda da tecnologia. Como você pôde ver, são várias tarefas que precisam ser desempenhadas, e todas requerem precisão e boa análise.
Integrar as ferramentas que sua empresa já utiliza, como ERP e sistema de compras a um software de homologação de fornecedores, por exemplo, é uma ótima maneira de melhorar a gestão dessa área. E, com isso, nós podemos ajudar!
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