O que é compliance digital: guia completo para acabar com as dúvidas sobre o assunto

A tecnologia transformou a rotina das empresas, as tornando mais eficazes, ágeis e simplificadas. Entretanto, essa aliada, que permitiu o desenvolvimento de produtos e processos ainda melhores para os clientes, também sujeitou as organizações a novos riscos.

Por isso que muitas empresas têm criado normas para preservar a integridade e a imagem do negócio, mostrando uma preocupação com a ética. E essas normas ganharam até mesmo um nome: compliance digital. Vamos entender mais sobre o que é compliance digital e como ela pode lhe ajudar?

O que é compliance digital?

Se você está pensando que só existe compliance digital, você está enganado. Desde o compliance em compras até o compliance tributário, essa série de normas pode ser aplicada em diversos departamentos de uma empresa.

Originada do verbo inglês to comply, que pode ser traduzido como cumprir algo ou um requerimento pré-estabelecido, o compliance pode ser interpretado como a busca de uma empresa em seguir normas e estar em conformidade com os requerimentos da área.

Então, quando olhamos para o que é compliance digital, estamos falando das normas aplicadas na tecnologia para garantir a conformidade com as leis dentro do ambiente digital. 

Atos de corrupção e fraude cometidos por colaboradores ou parceiros, que ganharam uma vigilância ainda maior de órgãos públicos e privados, são evitados com a aplicação dessas normas – ainda mais importantes com o aumento do home office após a pandemia causada pelo Covid-19

Quais são as vantagens do compliance digital?

A implementação do compliance, tanto o digital como os destinados a outros setores, oferece uma série de vantagens para a empresa, irrelevante do seu porte e setor. A transparência e clareza sobre o comportamento da empresa reforça a sua reputação, que é um atrativo cada vez maior na concorrência. Com essa prática, é possível:

Tornar o ambiente de trabalho mais eficiente e protegido

Toda empresa deve se preocupar em oferecer um ambiente de trabalho seguro para seus colaboradores, que passam grande parte do dia dentro da empresa. O compliance pode ajudar a reforçar essa tarefa.

Com essas normas, que reforçam as leis e regulamentações, as chances da empresa ser punida por condutas errôneas é muito menor. Já a maior regularidade nas revisões de processos e aprimoramento deles resulta em um aumento na produtividade dos colaboradores.

Transparência no relacionamento com fornecedores

Apesar de não serem parte direta da sua empresa, os fornecedores são essenciais para o seu sucesso. E é por isso que essa relação deve ser trabalhada nos dois sentidos.

Se o seu fornecedor for informado que está trabalhando com uma empresa que adotou o compliance digital, ele poderá lhe recompensar com prioridade nas entregas e melhores preços. 

É um ciclo “do bem” em que quanto mais correta é uma empresa, maior é a confiança e melhor é a relação entre ambas. Mas também é importante que sua organização garanta que os fornecedores cujos quais trabalha sejam seguros e capazes de atender as suas diferentes demandas.

Por isso é importante aperfeiçoar o processo de qualificação de fornecedores e Procurement do seu negócio. Com o uso de tecnologias como Machine Learning e RPA (Robotic Process Automation), é possível mitigar riscos e reduzir custos em análises e validação de documentos. 

Além disso, um monitoramento de fornecedores e Compliance permanente permite que certidões, consultas e documentos sejam automaticamente renovadas, tornando o processo mais rápido e simples.

Implementar um padrão de investigações internas

Você sabe se os seus colaboradores seguem todas as normas impostas pela empresa? Se não consegue responder sim, esse problema pode ser facilmente resolvido com a adoção de investigações internas.

Para que sejam vistas como legítimas pelos colaboradores, ela deve ter a transparência com um de seus pilares. Todos os processos devem ser informados de antemão aos fiscalizados, se certificando que não existe nenhum comprometimento pessoal na investigação.

Essa apuração proativa para prevenir atos ilegais também ajuda a empresa a evitar problemas judiciais, fiscais e financeiros por omissão. 

E caso problemas sejam encontrados durante essas investigações internas, a empresa poderá reagir rapidamente e eliminar riscos. Um exemplo dessa prevenção de riscos é uma demissão mais segura por justa causa de um funcionário corrupto.

O que o compliance digital tem a ver com a LGPD?

Uma dúvida que muitas pessoas acabam tendo ao ouvir falar no compliance digital é a relação que ele tem com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), se é que existe essa relação.

Com as multas previstas para começarem a valer no segundo semestre de 2021, companhias de todos os tamanhos estão em uma corrida para se adaptar às mudanças necessárias na lei.

Agora vamos olhar para uma empresa que já implementou algumas práticas de compliance digital. Ela, ao invés de captar os dados de usuários a partir do acesso dele, por exemplo, adiciona um pop-up solicitando o fornecimento das mesmas informações por um termo de uso. Tal ação não só seria uma boa prática de coleta de dados em meio digital, mas também estaria agindo em conformidade com a finalidade das diretrizes da LGPD.

Em resumo, a LGPD adiantou os planos das empresas de implementação do compliance digital, forçando-as a se tornarem mais responsáveis não só com seus próprios dados, como também o de clientes e parceiros.

A relação entre a LGPD e o compliance digital foi um temas abordados em um painel realizado pela Universidade Mackenzie, que você pode conferir abaixo:

O que o compliance digital pode fazer por sua empresa?

Implementar o compliance digital não é um processo ágil ou fácil, porém ele é extremamente positivo para empresas de todos os portes e setores.

A transparência e clareza no comportamento das empresas ganharam ainda mais importância na sociedade atual, mostrando que para ter um negócio de sucesso é preciso muito mais que apenas produtos de qualidade.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.