Uma solução para gerenciar melhor o processo de compras, um sistema que armazena informações e que ajuda a precificar produtos e serviços. Se você deseja tomar decisões concretas ao negociar com seus fornecedores, saiba que o RFX (Request for X) é o recurso ideal.
RFX, que basicamente pode ser traduzido para “solicitação de algo”, padroniza todo o sistema de aquisição de uma empresa. A ferramenta busca os melhores preços e fortalece o poder de negociação, mantendo os gastos planejados e conquistando os resultados esperados pela companhia.
No mercado, existem três tipos de RFX (RFI, RFQ e RFP), cada um com funcionalidade própria. Ao longo deste artigo, vamos mostrar como funciona e para que serve cada modelo. Acompanhe a gente!
O que é RFX?
RFX é a solicitação de alguma citação para um possível fornecedor, cujo objetivo é informar, gerar preço e proposta comercial. A sigla pode ser vista como um processo de negociação no qual o usuário tem acesso a um calendário de planejamento baseado em históricos de compras e ideias para executar as necessidades da empresa a médio e longo prazo.
No geral, RFX são ferramentas utilizadas para conhecer seus fornecedores, representadas pelas letra “I” de informação; “P” de proposta e “Q” de cotação. Daí surgem as siglas RFI, RFQ e RFP.
Entre as principais vantagens de RFX estão:
- menor risco na contratação;
- maior segurança e confiabilidade;
- mais inovação;
- mais compliance (maior controle de regras para prevenir fraudes);
- ações em um único lugar.
A importância dos Requests no dia a dia das empresas
RFX está ligada diretamente ao Strategic Sourcing, metodologia que analisa profundamente os custos e os impactos de uma negociação, permitindo que o empresário avalie o trabalho dos fornecedores e outros parceiros.
Pois bem, para realizar a metodologia de Strategic Sourcing, é fundamental usar os requests.
Esse conjunto de soluções ajuda as empresas a criar um planejamento estratégico para exportações e importações de materiais, sendo útil para:
- analisar contratos;
- montar preços e acordos comerciais;
- identificar oportunidades de redução de custos.
Um fato curioso é que o modelo de negociações, como solicitações, contratos e propostas têm mudado ao longo do tempo. Se antes a mentalidade era fechada, hoje começa um processo de inclusão e de forma mais aberta. Grande parte dessas mudanças pode ser atribuída à tecnologia.
Veja na tabela abaixo os conceitos na área de Compras do passado e do futuro.
RFI/ RFQ/ RFP: o que são e como usar?
Vamos explicar o que significa cada especificidade e como usá-los a seu favor. Confira!
RFI
RFI corresponde à Request For Information ou “solicitação de informações”, cujo documento é escrito por uma empresa que deseja saber as informações sobre um determinado fornecedor.
De modo geral, esse registro é um pedido de informação que pode ser realizado para dois momentos diferentes.
Existe um modelo de RFI que identifica soluções para um escopo ainda não elaborado, ou seja, busca recursos para uma demanda nova sem saber ainda como executar.
Nesse sentido, a ideia de RFI é procurar por fornecedores experientes e ter uma ideia de custos.
Já no segundo modelo, a empresa já tem uma diretriz: procurar dados estratégicos de fornecedores para comprovar sua capacidade técnica, administrativa e financeira.
Logo, o documento será encaminhado para potenciais fornecedores que estão na sua lista e responderão perguntas básicas. Após colher as respostas, você irá filtrar as informações mais adequadas conforme as suas necessidades.
RFP
RFP é um documento escrito com dados sobre o seu negócio e com detalhes dos produtos que serão obtidos dos fornecedores externos. Neste registro devem constar os requisitos específicos dos fornecedores ao receberem a oferta, bem como a análise do empresário sobre as propostas recebidas.
Logo, para criar um RFP é preciso:
- analisar os requisitos, definindo o que deseja comprar, a que preço, o que deseja dos fornecedores e prazos;
- pensar nos fornecedores que satisfaçam as necessidades da empresa..
Mas uma dúvida que fica é: por que o RFP está perdendo valor?
Embora esse request seja extremamente fundamental para um processo de compras, já que lista todas as exigências da empresa contratante para a aquisição de terceiros, o RFP pode não ser usado em todos os momentos devido à sua complexidade.
O RFP é distribuído somente para os fornecedores que passaram pela primeira análise corporativa, fazendo com que o processo seja mais restrito.
Outro motivo é a imposição de impostos e conceitos das empresas contratantes.
Saiba que quanto maior o contratante em um RFP, maior será a imposição aos seus fornecedores, fazendo com que eles se rendam somente a uma marca.
Em tese, o contratante usa das regras de compliance para criar uma metodologia própria de RFP que, em muitos casos, confunde o fornecedor pela quantidade de exigências desnecessárias.
Ao mesmo tempo, existem fornecedores que, ao ingressarem em um RFP, gastam muito tempo para se encaixar na tecnologia solicitada pelo possível cliente.
Aprenda o que é, como implementar, conheça os erros mais comuns e mais.
RFQ
RFQ, ou Request For Quotation, é um documento direcionado para informar detalhadamente os preços dos produtos que sua empresa pretende adquirir.
Ele permite que uma empresa compradora tenha visão ampla sobre as solicitações de cotação e, assim, analisa suas limitações de compras.
Esse processo deve ser encaminhado somente aos fornecedores identificados e homologados, preservando a segurança e a qualidade das entregas.
Leia mais: Saiba o que é RFP: a ferramenta que ajuda a escolher fornecedores
Assista ao vídeo abaixo e conheça um pouco mais sobre a ferramenta RFX:
Como apoiar o processo de RFX com tecnologia?
De forma complementar a RFX, o processo de qualificação e homologação de fornecedores é aquele que pode contribuir especificamente para uma melhor análise de risco, qualidade, saúde financeira e indicadores ESG do fornecedor, uma vez que serão encaminhadas propostas tentadoras e competitivas.
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