Sua empresa já precisou trocar de fornecedor por ele não entregar insumos com a qualidade ou prazo combinados anteriormente? Apesar deste ser um problema comum, ele não é tão fácil de ser resolvido.
Novos processos de busca de fornecedores, adaptações de sistema e resistência de funcionários podem atrapalhar a rotina corporativa e gerar um retrabalho que poderia ter sido evitado. Como? Com a implementação do RFP (Request for proposal, ou solicitação de proposta).
Se você não sabe o que é RFP, continue a leitura para levar mais eficiência e segurança às suas relações com terceiros.
O que é RFP?
RFP pode ser resumido como um documento que lista todas as necessidades da empresa contratante para aquisição de produtos ou contratação de serviços de terceiros. Parecida com uma licitação privada, a RFP mostra o interesse de uma empresa aos fornecedores, que concorrerão entre eles para fechar o negócio.
Uma RFP pode não ser utilizada em todos os momentos devido a sua complexidade. Entretanto, ela pode se tornar uma importante ferramenta em grandes aquisições ao estimular uma concorrência saudável entre os fornecedores.
Outras vantagens garantidas pela RFP são:
- garantia de um padrão de ofertas para facilitar a análise;
- ofertas personalizadas para as necessidades da empresa;
- possibilidade de obter melhores preços, com descontos;
- entender a capacidade de cada fornecedor disposto a negociar com sua empresa.
Qual a relação entre o que é RFP e RFI?
É possível que você tenha ouvido falar no termo RFI aliado ao RFP – e eles são partes complementares do processo de contratação de um novo fornecedor. O RFI (request for information, ou solicitação de informação) é um documento onde empresas que planejam adquirir alguma solução buscam mais informações sobre o produto ou serviço de interesse.
É comum que empresas comecem a busca por um novo fornecedor pelo RFI, já que as informações obtidas podem ajudar a entender quais parceiros conseguirão atender às necessidades e demandas da sua corporação.
Ou seja, enquanto o RFI é enviado a vários fornecedores, o RFP é distribuído apenas para os terceiros que passaram pela primeira análise corporativa.
Se você deseja aprender mais sobre RFI, sugerimos a leitura do artigo “Entenda o que é RFI e como usar documento ao seu favor na contratação de terceiros“.
Como elaborar um RFP?
Definir os objetivos da contratação
Antes de começar a formatar uma RFP, é preciso entender o que se deseja contratar e o porquê. Inclusive, esses pontos devem estar citados no documento. No escopo da contratação, é importante inserir:
- o que precisa ser feito;
- quais produtos ou serviços estão sendo cotados;
- quando eles precisam estar disponíveis para o negócio.
Além disso, é importante incluir as premissas para que a contratação ocorra, os resultados esperados, as restrições e problemas que podem comprometer a negociação e outras informações gerais que ajudem o fornecedor a estar mais bem preparado para atender a sua empresa.
Detalhe todos os campos da Request for Proposal (RFP)
Com as necessidades mapeadas e a referência de qualidade estabelecida a partir da RFI, é possível criar a RFP detalhadamente, não esquecendo campos de informações, como:
- introdução da RFP, com os dados da empresa, seu mercado, competidores, ameaças e oportunidades que estão surgindo e estimulando a busca pela solução a ser cotada;
- objetivos e escopo da RFP, sinalizando para os competidores aquilo que a empresa está em busca e pretende obter como resultado a partir da contratação;
- cronograma do processo, para que os participantes saibam o que devem enviar, em qual prazo, formato e endereço, seja eletrônico, seja físico;
- critérios da proposta, sinalizando quais elementos são indispensáveis para a contratação, bem como sua ordem de prioridade;
- desafios que já foram mapeados, demonstrando o que os fornecedores precisarão enfrentar e ter soluções eficientes;
- orçamento destinado para a contratação.
Se uma empresa deseja contratar um serviço de call center terceirizado, por exemplo, pode apontar que, em alguns períodos do ano, o volume de sua demanda aumenta, e que esse desafio deve ser contemplado na proposta a ser enviada.
Analise as propostas recebidas
Após receber todas as propostas, a análise deve seguir as regras e critérios que foram divulgados, garantindo igualdade para todos os fornecedores que decidiram participar.
Assim como a empresa determina prazos para a entrega da proposta e avalia o comprometimento dos competidores a partir do cumprimento de suas regras, sua forma de lidar com o processo também demonstra respeito e credibilidade para os possíveis novos parceiros.
E não se esqueça que além de analisar a proposta recebida, é importante realizar uma homologação dos finalistas para entender qual desses fornecedores é o mais saudável e apto de realizar as tarefas sugeridas com segurança, qualidade e respeito aos prazos.
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Notifique a proposta vencedora e dê um feedback aos demais
Assim que a decisão for tomada, a proposta vencedora deve ser notificada, bem como deve haver a notificação e agradecimento aos demais participantes.
A etapa final fica por conta da assinatura do contrato e planejamento da implantação do novo serviço, de acordo com o que foi estabelecido na proposta.
Leia também: Entenda o que é onboarding de fornecedores e a importância da prática
Entendeu o que é RFP?
Ao contratar uma nova tecnologia, produto ou serviço, é preciso ter em mente que a aquisição deve trazer melhorias ao negócio e, por isso, não pode ser tratada de maneira descompromissada.
É por isso que a adoção do que é RFP pode ser um enorme diferencial para quem busca mais segurança e qualidade nas contratações. Outro importante investimento é nosso software de homologação e Compliance, que realiza uma homologação e avaliação de fornecedores rápida e sem burocracia, com monitoramento automatizado.
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