Lean procurement: tudo sobre o conceito + como aplicar

O pensamento lean na administração de empresas significa eliminar ou reduzir ao máximo o desperdício de recursos em tarefas que não são estritamente necessárias para operação da sua empresa, encontrando os pontos-chave do funcionamento e concentrando o investimento neles.

Quando falamos em lean procurement o conceito adapta essa estratégia para agilizar o processo de procurement a partir do uso de tecnologia e soluções automatizadas, visando diminuir a perda de tempo e recursos em tarefas burocráticas, além de facilitar a prestação de contas.

Veja como o conceito de lean procurement pode agregar valor ao leque de soluções administrativas da sua empresa e otimizar a operação do setor de compras.

Definição da metodologia Lean

O termo “Lean” foi cunhado em 1990, no livro “The Machine That Changed The World“, de James Womack e Daniel Jones. Nele, os autores abordam uma nova metodologia japonesa, empregada em fábricas da montadora Toyota.

Para conhecer essa história super interessante, veja o vídeo abaixo da Setecnet:

Lean thinking e lean production, que pode ser traduzido respectivamente como “pensamento enxuto” e “produção enxuta”, nasceram a partir desse método onde a eficiência do processo é obtida por enxugar as atividades desnecessárias, eliminando tarefas que não agregam valor ao mesmo, tidas como desperdício uma vez que distraem e consomem recursos que poderiam ser utilizados em atividades mais “lucrativas”.

Entre as ações identificadas como sem valor, tínhamos:

  • Transporte;
  • Armazenagem:
  • Logística;
  • Produto em espera;
  • Processamento;
  • Produtos defeituosos;
  • Excesso de produção.

Obviamente, zerar o “desperdício” em todos estes setores é quase impossível, mas a metodologia contempla reduzir drasticamente seus níveis de acordo com o que pode ser considerado alcançável.

Entre as ações da gestão Lean, podemos citar:

  • Terceirização de atividades “sem valor”;
  • Automatização de etapas intermediárias;
  • Nível de produção definido com precisão máxima;
  • Investimento em tecnologias e soluções de fácil aplicação;
  • Foco no que é estritamente necessário na linha de produção.

O que é Lean Procurement?

Procurement é basicamente a atividade de abastecer uma empresa com recursos de terceiros para manter a operação em funcionamento. Isso inclui encontrar fornecedores capacitados e confiáveis, em conformidade com a legislação vigente, para aquisição de produtos para revenda, matérias-primas, serviços terceirizados, entre outros.

Por sua vez, lean procurement envolve a automatização de etapas do processo de aquisição de fornecedores, do processo de qualificação e homologação de fornecedores até a negociação e acompanhamento de performance, através das análises de KPI para compras.

4 fundamentos de Lean Procurement por Mirko Kleiner

Mirko Kleiner é um administrador responsável por criar a Lean-Agile Procurement, uma companhia que propõe uma abordagem de agilidade para processos complexos de procurement. Através do seu trabalho no setor, ele estabeleceu 4 fundamentos para implementar o lean procurement. São eles:

  1. Redução de esforços preparatórios: toda etapa que antecede a negociação e a compra com fornecedores deve utilizar o mínimo de tempo e esforço possíveis;
  2. Melhora do tempo para atingir o mercado consumidor: redução do tempo que leva para a mercadoria chegar ao consumidor final
  3. Produção de propostas enxutas: substituir propostas desnecessariamente longas por modelos mais enxutos e diretos, em documentos de página única;
  4. Redução de pessoas envolvidas no processo de pesquisa e qualificação de fornecedores: diminuir o recurso humano empregado em processos de sourcing.

4 dicas de como aplicar o lean procurement

Agilidade e adaptação são as palavras de ordem para aplicação do lean procurement. Como existem poucas etapas do processo de procurement que podem ser descartadas, a ideia principal é buscar métodos alternativos de garantir a aquisição de insumos e serviços de qualidade.

O objetivo é dispor menos recursos, mão de obra e investimento para executar uma determinada tarefa, tornando-a mais simples, eficiente e, consequentemente, mais barata.

Para estimular a adoção dessa metodologia e mostrar como pode utilizá-la na prática, reunimos aqui 4 dicas de implementação do lean procurement, confira:

1. Foco em desenvolvimento ágil

A implementação do desenvolvimento ágil é uma parte importante da metodologia lean. A ideia é segmentar sua operação e desenvolver o máximo de tarefas de um determinado método de uma vez. 

Dessa forma, você não perde tempo ao transitar entre diferentes ferramentas e mindsets, tudo está ao seu alcance, fresco na mente e pronto para ser utilizado.

No lean procurement, o desenvolvimento ágil pode influenciar o processo de qualificação de fornecedores, onde é possível usar recursos tecnológicos para iniciar pesquisas sobre a governança e Compliance de vários fornecedores ao mesmo tempo.

2. Adaptação dos processos

Uma forma de aplicar o lean procurement na sua empresa vem através da adaptação de atividades que já estão em funcionamento, evitando o uso concomitante de muitos processos e ferramentas diferentes, o que acaba demandando mais raciocínio para executar tarefas relativamente simples.

Deixar indivíduos capacitados responsáveis por interações recorrentes, sem que acumulem muitas funções, ajuda a elevar a eficiência. É o caso de dividir o setor de compliance de uma empresa, por exemplo, de acordo com a categoria de normas mais relevantes para cada pedido. Assim, cada colaborador se especializa em uma tarefa e executa ela com maior agilidade e perfeição.

3. Uso de softwares de e-procurement

O e-procurement, que reúne softwares e plataformas digitais para ajudar o setor de compras de uma empresa, é um dos recursos mais fáceis de serem implementados. Com o avanço da tecnologia, é possível tornar processos burocráticos em ações automatizadas, realizadas através desses recursos. 

4. Ação colaborativa para otimização da supply chain

As interações entre equipes e fornecedores, quando executadas de maneira colaborativa, tendem a otimizar a cadeia de suprimentos. Isso acontece porque muitos departamentos podem dispor de necessidades similares e elas podem ser combinadas em um único acesso ou pedido feito ao fornecedor.

Basicamente, isso permite substituir 5 pedidos separados, cada um com seu prazo específico e todas as implicações como tempo de espera, processamento e armazenagem, por um único pedido que contemple todos os itens necessitados.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.