Gestão de pedidos de compras: quais as 5 melhores práticas?
Uma gestão de pedidos de compras eficiente é essencial para sua empresa. Afinal, esse gerenciamento ajuda a reduzir custos, aumentar a qualidade dos produtos e/ou serviços adquiridos, garantir o fluxo de abastecimento do negócio, melhorar a eficiência dos processos dessa área e muito mais.
Com solicitações bem definidas, também é possível aprimorar o relacionamento com os fornecedores, pois vocês terão uma dinâmica de trabalho clara, na qual cada parte envolvida sabe exatamente o que entregar e esperar da outra.
O nível de satisfação dos clientes finais é outro ponto que aumenta, considerando que sua empresa garantirá o recebimento de insumos/serviços de qualidade, o que afeta direta e positivamente os produtos que fabrica e/ou as soluções que entrega.
Apenas com essa explicação inicial já dá para ter uma boa ideia da importância da gestão de pedidos de compras para seu negócio, não é mesmo? Porém, você sabe como realizar esse gerenciamento de uma maneira realmente eficaz?
Veja, neste artigo, cinco boas práticas para otimizar os pedidos de compras do seu negócio visando conquistar mais e melhores resultados.
O que é um pedido de compras?
O pedido de compras é um documento que formaliza a intenção de uma empresa em adquirir produtos/serviços de um fornecedor. É nele que estão descritos todos os detalhes do que deve ser fornecido a fim de garantir o fluxo de abastecimento do negócio contratante.
Apesar de soar semelhante com a requisição de compras, trata-se de documentações distintas, logo, conhecer cada uma delas é fundamental para melhorar a gestão.
No caso, a requisição de compras é um formulário interno, preenchido pela área solicitante e enviado para o departamento de compras e procurement.
Ao recebê-lo, esse time fará a análise da solicitação, sua viabilidade, a comparação com o que há no estoque, o cálculo do orçamento disponível e outras atividades relacionadas. Se tudo estiver de acordo, parte-se para a busca do fornecedor mais qualificado para atender à demanda.
Entenda todos os detalhes sobre esse documento lendo o artigo: "Requisição de compra: 5 vantagens para sua empresa!"
O que não pode faltar em um pedido de compras?
Para garantir uma boa gestão de pedidos de compras, é fundamental que esse documento seja emitido sem erros.
Como ele é enviado para o fornecedor, qualquer falha no preenchimento ou dificuldade de entendimento das descrições pode atrasar a entrega e, até mesmo, comprometer o relacionamento entre seu negócio e esse parceiro comercial.
É certo que cada empresa tem liberdade para definir os itens que devem constar no pedido de compras. Sobre isso, é interessante alinhar os dados com o fornecedor, para evitar qualquer dúvida que possa comprometer o atendimento da solicitação.
Em linhas gerais, um pedido de compras eficaz deve ter:
dados da empresa requisitante;
dados da empresa fornecedora;
descrição completa e detalhada do insumo, matéria-prima ou serviço que está sendo comprado, incluindo quantidade, tamanho, cor, medidas e outros detalhes, conforme cada caso;
valor unitário e total do pedido;
forma, meio e prazo de pagamento;
condições e data de entrega;
garantia dos produtos/serviços;
data da emissão do pedido de compras;
assinatura e contato dos responsáveis.
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Qual a importância da gestão de pedidos de compras?
Uma boa gestão de pedidos de compras é importante por inúmeros motivos. Um deles é que estamos falando do gerenciamento de solicitações externas.
Na prática, isso significa que os profissionais da sua empresa entrarão em contato com os de outro negócio, certo? Essa interação exige fluxos precisos e claros; do contrário, pode comprometer a negociação e a imagem da sua marca.
Considerando cenários como esse, pode-se dizer que uma gestão de pedidos de compras realmente eficiente é importante, pois:
garante o fluxo de abastecimento da companhia;
assegura a qualidade dos insumos, matérias-primas e serviços contratados;
melhora o relacionamento com fornecedores;
evita atritos e desentendimentos com os departamentos solicitantes;
impede que uma mesma compra seja feita mais de uma vez, livrando a empresa de gastos extras e desperdício de materiais;
facilita a prestação de contas à área financeira e o controle orçamentário;
reflete positivamente na gestão de estoque;
deixa o setor pronto para possíveis auditorias, por ter todas as compras devidamente documentadas.
Aproveite e leia também: "Gestão de compras: 7 passos de como realizar a melhor!"
5 boas práticas para otimizar pedidos de compras
Para melhorar a gestão de pedidos de compras da sua empresa, há algumas práticas que valem a pena adotar. Entre as mais importantes e que ajudam a chegar a resultados melhores estão:
elabore um planejamento estratégico;
alinhe os processo de compra com os outros setores;
defina critérios para escolha de fornecedores;
acompanhe pontualmente todos os pedidos de compras;
automatize o fluxo de compras.
Confira mais detalhes!
1. Elabore um planejamento estratégico
Um planejamento estratégico é aquele que vai além de apenas garantir o abastecimento da empresa. Ele inclui estratégias de médio e longo prazo, tendo como foco a contribuição da área de compras para o crescimento do negócio.
No caso dos pedidos de compras, uma gestão estratégica pode ser feita por meio de uma análise aprofundada dessas solicitações, com a identificação de melhorias no fluxo de envio desse documento para os fornecedores, entre outras dinâmicas relacionadas.
Entenda mais sobre esse tema no artigo: "Planejamento de compras: aprenda a montar sua estratégia em 8 passos!"
2. Alinhe os processos de compra com os outros setores
O pedido de compras é elaborado a partir da requisição de compras. Logo, se esse segundo documento tiver algum problema, o primeiro também terá.
Por esse motivo, uma das maneiras de melhorar essa gestão é alinhando com os outros departamentos como os processos de compras são feitos.
Deixe claro como deve ser o preenchimento da requisição, quais informações não podem faltar, o prazo de envio para que o abastecimento seja feito a tempo e outros pontos semelhantes.
3. Defina critérios para escolha de fornecedores
Como comentamos, o pedido de compras é um documento enviado ao fornecedor que mostra qual necessidade de abastecimento deve ser suprida. Porém, para chegar a esta fase do fluxo, é preciso, primeiro, encontrar empresas fornecedoras qualificadas.
Isso deixa claro que gestão de fornecedores e gestão de pedidos de compras devem caminhar lado a lado. Afinal, de nada adianta ter processos internos fluidos se não puder contar com parceiros de negócios confiáveis.
Assim, para chegar a fornecedores que tenham essa característica, defina os critérios de seleção conforme o perfil e as necessidades da sua empresa. Alguns dos parâmetros que não podem ficar de fora na sua análise são:
histórico;
reputação;
saúde financeira;
qualidade;
custo-benefício.
4. Acompanhe pontualmente todos os pedidos de compras
Por mais confiável e qualificado que o fornecedor seja, você só estará fazendo uma boa gestão de pedidos de compras se acompanhar esse processo de perto.
Uma boa maneira de fazer isso é verificando se os prazos de entrega estão sendo cumpridos e se a qualidade do produto/serviço adquirido está conforme o esperado.
Leia também: "Falhas no processo de compras: quais as principais e como resolvê-las?"
5. Automatize o fluxo de compras
Tanto para o acompanhamento dos pedidos de compras quanto para as outras etapas desse processo, contar com a ajuda da tecnologia é fundamental.
Ferramentas de automação são essenciais para evitar erros, diminuir o tempo gasto para execução das atividades, aumentar a produtividade dos times e muito mais.
Um software de gestão de fornecedores, como o Linkana, ajuda a homologar fornecedores em segundos, não em semanas. Com isso, você envia seus pedidos de compra mais rapidamente e evita que sua empresa sofra com desabastecimento.
Nossa solução simplifica e automatiza a análise e aprovação de cadastros de fornecedores em uma única plataforma de SRM moderna e integrada.
Ao ter empresas fornecedoras qualificadas e confiáveis na sua rede de abastecimento, as chances de ter problemas de abastecimento diminuem, bem como os riscos relacionados aos pedidos de compra, a exemplo do descumprimento de prazos e do comprometimento da qualidade dos produtos/serviços.
Como a automação de pedidos de compras ajuda sua empresa?
Estamos na era digital, não há como fugir dessa realidade. Por esse motivo, continuar realizando tarefas manualmente é um atraso para o crescimento e sucesso de qualquer empresa.
Atividades feitas à mão demandam tempo, desgastam os profissionais e aumentam as chances de falhas. Inclusive, dependendo do erro, isso pode gerar significativas perdas, incluindo financeiras.
A automação de processos é o melhor caminho para evitar problemas desse tipo, modernizar o negócio e deixá-lo devidamente alinhado com as boas práticas do mercado.
Quanto mais fluxos forem automatizados, melhores podem ser os resultados alcançados. E isso inclui pontos como:
mais dinamismo no dia a dia;
tomadas de decisão melhores;
identificação mais rápida de oportunidades de melhoria.
No que se refere à automação de pedidos de compras propriamente dita, seu time tem a chance de se beneficiar com retornos como:
agilidade no envio das solicitações aos fornecedores;
redução de custos operacionais, a exemplo dos que podem ser decorrentes de retrabalho para corrigir falhas;
aumento da eficiência desse fluxo, permitindo, inclusive, o acompanhamento do pedido de compras em tempo real;
melhora da comunicação interna;
aprimoramento do relacionamento com fornecedores, tornando a parceria mais estratégica;
potencial para escalabilidade, ao adequar o volume de pedido de compras ao crescimento da empresa;
mitigação de riscos, principalmente os relacionados à qualidade de produtos/serviços comprados e ao desabastecimento.
Como a Linkana pode agilizar a gestão de pedidos de compras?
A Linkana otimiza o processo de cadastro e homologação de fornecedores, fazendo com que as rotinas burocráticas necessárias a criação do cadastro do fornecedor para criação do seu pedido de compra aconteçam de maneira muito mais rápida.
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Confira este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, para entender melhor o que é um SRM.
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