Para ter êxito e evitar dores de cabeça, toda empresa precisa ser cautelosa na hora de adquirir insumos e matérias-primas. Afinal, isso influencia diretamente na qualidade dos produtos, nos prazos de entrega e na reputação da marca. Dessa forma, saber estruturar uma área de gestão de fornecedores é essencial para o sucesso de qualquer negócio.
Isso porque, em via de regra, esse departamento será o grande responsável por garantir que a empresa se torne mais ágil, reduza os custos e mantenha a sua produção em dia.
Além de, é claro, estar de olhos em aspectos como ESG, diversidade e inclusão.
No entanto, nós sabemos que essa não é uma tarefa simples, muito pelo contrário, ela requer muito planejamento e preparo, seja para saber como lidar com situações adversas ou para conseguir analisar as métricas e avaliar efetivamente os fornecedores.
Por isso, nesse artigo vamos te dar um passo a passo completo de como estruturar uma área de gestão de fornecedores e, consequentemente, ter mais êxito em seus negócios.
Afinal, esse é, sem sombra de dúvidas, um dos setores mais estratégicos de uma empresa!
Mas, na prática, o que é gestão de fornecedores?
Antes de entender como estruturar uma área de gestão de fornecedores é preciso, primeiro, entender o que é a gestão de fornecedores propriamente dita.
Afinal, é essa gestão que vai te ajudar, entre outras coisas, a avaliar e selecionar os melhores parceiros de fornecimento de produtos e/ou serviços para sua empresa.
Além disso, essa atividade também envolve etapas como a administração da cadeia de suprimentos, homologação de fornecedores e gestão dos produtos oferecidos.
Isso porque é através da gestão de fornecedores que a sua empresa vai conseguir controlar seus custos, tornando a alocação de recursos muito mais decisiva e eficiente, além de coletar informações que possam ser usadas na tomada de decisão estratégica.
Ou seja, esse é um processo essencial para aumentar a rentabilidade das operações e, ao mesmo tempo, potencializar a produtividade, as demandas e os lucros do seu negócio.
Como estruturar uma área de gestão de fornecedores?
Atualmente, um dos grandes erros cometidos por empresas de todos os níveis, portes e segmentos, é deixar a área de gestão de fornecedores em segundo plano.
Isso porque essa área impacta diretamente na lucratividade e até mesmo na forma como a sua marca é vista no mercado. Afinal, se a sua empresa atua com fornecedores diversos e/ou incentiva a sustentabilidade, ela passa a ser melhor avaliada pelos investidores.
Aliás, de acordo com a Forbes, 85% das empresas norte-americanas afirmam que a diversidade no ambiente de trabalho influencia de maneira direta na inovação, o que se mostra como uma medida promissora para o crescimento de qualquer negócio.
Além disso, segundo a McKinsey, 64% dos millennials garantem que não trabalharão para empresas com baixo desempenho em responsabilidade social e corporativa. O que traduz ainda mais a urgência em se falar sobre ESG e diversidade na gestão de fornecedores.
Essas foram, inclusive, as premissas e particularidades apontadas no 4° episódio do podcast Procurement Hero. Que também abordou os desafios da área de compras e as principais tendências do mundo nesse setor. Clique aqui e confira o episódio na íntegra.
No entanto, muito além do que apenas conciliar as parcerias, a área de gestão de fornecedores também precisa estar capacitada e apta para suprir as necessidades de produtos e/ou serviços, de modo a manter a sua empresa em pleno funcionamento.
Mas então, como estruturar a área de gestão de fornecedores de forma efetiva?
A gente te mostra!
Passo 1: planejamento!
Como bem disse Thomas Edison “a sorte é aquilo que acontece quando a oportunidade encontra um bom planejamento”. Afinal de contas, o planejamento é uma etapa essencial em qualquer operação realizada dentro de uma empresa, uma vez que ele mostra de onde estamos saindo, quais caminhos iremos percorrer e onde queremos chegar.
Nesse sentido, o primeiro passo é criar uma política interna da empresa, onde constarão todas as diretrizes capazes de reger os departamentos internos da companhia, bem como sua atuação, conduta, capacitação e requisitos para contratações e parcerias.
Depois, é preciso definir os principais objetivos da área, como por exemplo:
- Trabalhar com fornecedores diversos;
- Estar atento aos requisitos ESG;
- Encontrar fornecedores de confiança;
- Criar vínculos promissores;
- Adquirir produtos e serviços a preços competitivos;
- Prezar pela qualidade e ter cuidado aos prazos;
- Procurar as melhores opções de produtos e/ou serviços, etc.
Por fim, é preciso definir as responsabilidades e funções dessa área. Ou seja, determinar os critérios para a seleção de fornecedores, realizar negociações e especificar as aquisições.
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Passo 2: gerenciamento de fornecedores
Como dito anteriormente, saber como identificar bons fornecedores no mercado é crucial para ter sucesso nesta área. Nesse sentido, é preciso escolher fornecedores que possuam boa reputação no mercado e estejam de acordo com a legislação vigente.
Além disso, é preciso avaliar identificar possíveis falhas, garantindo, dessa forma que caso aconteça imprevistos, as atividades da sua empresa não serão totalmente afetadas.
Passo 3: atenção aos KPIs
Quando falamos sobre como estruturar a área de gestão de fornecedores, devemos sempre ter em mente os Key Performance Indicators, também chamados de KPIs.
Ou seja, os indicadores essenciais de performance, utilizados pelo departamento de compras para analisar o desempenho de fornecedores e se os pedidos entregues estão dentro dos critérios de qualidade, se há atraso no fornecimento, excesso de pedidos, etc.
Passo 4: conte com uma ferramenta para te auxiliar nesse processo!
Agora que você já sabe como estruturar a área de gestão de fornecedores, é preciso contar também com ferramentas inteligentes para otimizar a sua execução de tarefas.
Este é o caso da Linkana, especializada em e-procurement, checagem de Compliance e governança corporativa por meio de processos automatizados e eficientes, que diminuem a burocracia da qualificação de fornecedores e são essenciais para a mitigação de riscos.
