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Gestão de Fornecedores

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O que é e como realizar uma gestão de facilities eficiente

Written byLeo Cavalcanti

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April 11, 2022

April 11, 2022

April 11, 2022

Para que uma empresa consiga realizar sua atividade principal, ela depende de uma série de processos que tem como objetivo o funcionamento corporativo. Essas tarefas, que oferecem um suporte à infraestrutura da empresa, são conhecidas como facilities. 

Apesar do nome parecer estranho, é provável que sua corporação já tenha investido nesses serviços para otimizar processos. Quer saber quais serviços são classificados como facilities e como aprimorar essa gestão? Entenda tudo sobre gestão de facilities abaixo!

O que é a gestão de facilities?

A gestão de facilities ou gestão de facilidades é um termo criado nos Estados Unidos nos anos 60 que simboliza a administração de setores cujo objetivo é garantir a funcionalidade de uma organização.

Dentro da gestão de facilities podem ser incluídos serviços como:

  • alimentação;

  • assistência médica;

  • limpeza;

  • manutenção

  • paisagismo;

  • portaria;

  • produção de conteúdos;

  • recepção; 

  • recrutamento e seleção;

  • segurança; 

  • serviços de entrega;

  • tecnologia da informação;

  • zeladoria.

Como é possível ver, os facilities representam uma gama ampla de funções que, apesar de não representarem o core business, possuem um grande impacto na estrutura organizacional e como a corporação é vista pelos seus stakeholders.

De acordo com um levantamento da oHub, plataforma que conecta empresas a fornecedores, alguns serviços registraram um aumento significativo em 2021. Em uma comparação entre o segundo trimestre de 2020 e 2021, foi possível notar:

  • Recepção: crescimento de 205%

  • Limpeza: aumento de 60%

  • Portaria: crescimento de 51%

De acordo com o fundador do oHub, Alexandre Pajola, o crescimento está ligado diretamente à recuperação das atividades corporativas e comerciais após a campanha de vacinação contra a Covid-19.

Apesar do boom no último ano, vale dizer que esse crescimento têm sido constante - e não deve parar de crescer tão cedo. De acordo com a Industry Research, a perspectiva de crescimento desse segmento é de 12,41% até 2023.

Quem é responsável pela gestão de facilities?

Uma dúvida comum na gestão de facilities está relacionada com o administrador desses serviços. Como essa função pede por conhecimento em diferentes áreas de atuação, não existe uma formação específica para esse cargo.

Entretanto, é esperado que o gestor de facilities tenha domínio na gestão de pessoas e no planejamento estratégico. Também é importante ter experiência com negociações, já que ele coordena uma infraestrutura complexa.

Quais são os benefícios da gestão de facilities?

O investimento na gestão de facilities é uma decisão que deve ser tomada com cuidado, pois pode ter um grande impacto nas finanças corporativas. Entretanto, ela pode trazer benefícios como:

  • otimização do tempo em tarefas burocráticas ou que podem ser facilmente terceirizadas;

  • maior produtividade em atividades relacionadas com o core business;

  • redução de burocracia na contratação e demissão de profissionais;

  • manutenção da boa reputação corporativa;

  • economia de gastos.


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Como realizar uma boa gestão de facilities?

Para que a gestão de facilities seja implementada e usufruída ao máximo, existem alguns cuidados a serem tomados. Vamos entendê-los abaixo.

Indicadores de desempenho de fornecedores

Quando contratamos um serviço, esperamos receber o que foi acordado a fim de garantir benefícios com a parceria. Mas como saber se sua cadeia está recebendo o que precisa e espera de um fornecedor? Através dos indicadores de qualidade.

São os indicadores que possibilitam às corporações entender se a equipe terceirizada está alinhada com os objetivos da empresa. Ou seja, de nada adianta terceirizar os serviços sem uma gestão de facilities.

Dentre os pontos que podem ser analisados com os indicadores de qualidade, estão:

  • número de profissionais ausentes;

  • tempo médio de execução de uma atividade;

  • número de processos executados em um período específico;

  • chamados emergenciais em aberto;

  • valor investido x horas de trabalho;

  • uso de insumos.

Com esses pontos, garantimos que a gestão de facilities será mais organizada e produtiva.

Compliance

Cada uma das diversas áreas dentro da gestão de facilities precisa de regras próprias para funcionar de maneira mais otimizada. Entretanto, é essencial que todas as áreas se preocupem com as questões legais de uma contratação, para que nenhuma norma de Compliance seja quebrada. 

Proveniente da expressão “to comply”, Compliance pode ser traduzido como “estar em conformidade”. Dentro do ambiente corporativo, isso significa conduzir uma empresa com uma atuação transparente, ética e em total conformidade com as regras estabelecidas pela legislação vigente e normas regulamentadoras.

Apostamos que esse TED Talk sobre Compliance e ética lhe possibilitará entender ainda melhor a importância desse tópico no ambiente corporativo:

https://www.youtube.com/watch?v=xDLVmZzWNUk

Uso da tecnologia

Esteja você começando a criar sua gestão de facilities ou esteja ele já implementado na sua empresa, já pensou nos benefícios de usar um software de automação de Compliance e homologação de fornecedores?

Com esse tipo de tecnologia, você pode deixar o trabalho pesado para os robôs, reduzindo a burocracia. Especialista em Compliance de fornecedores, a tarefa da Linkana é auxiliar o cliente a mitigar riscos e implantar esses processos nas empresas.

Em uma única ferramenta, nós permitimos que você:

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