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Gestão de Fornecedores

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Como fazer cadastro de fornecedores corretamente? 6 boas práticas!

Written byLeo Cavalcanti

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March 13, 2023

March 13, 2023

March 13, 2023

Saber como fazer o cadastro de fornecedores corretamente é a base para que sua empresa mantenha um processo organizado e eficiente de homologação e monitoramento, além de contribuir amplamente para a geração de valor por meio de cada negociação.

O motivo é que esse é um recurso que reúne dados e informações de empresas que podem compor a rede de abastecimento do seu negócio

É por meio dessa ferramenta que os profissionais de compras e procurement conseguem avaliar se o fornecedor tem as qualidades, habilidade e competências necessárias para fazer parte da supply chain do negócio.

Em outras palavras, essa é a premissa da escolha assertiva de fornecedores, que também contribui para aumentar a transparência, a organização e a assertividade geral da gestão da cadeia de suprimentos. 

Também é fato que um bom cadastro é essencial para realização do due diligence e aplicação da metodologia Know Your Supplier, que ajuda a identificar e analisar riscos relacionados a contratações desse tipo.

A partir dessas definições, já conseguimos entender um pouco sobre a importância de tais registros para a estratégia de uma empresa, concorda?

Mas essa importância não para por aí. Por esse motivo, neste artigo, explicaremos como fazer cadastro de fornecedores de forma otimizada e precisa, e quais soluções podem ajudar você e seu time nesse processo.

Siga a leitura agora mesmo e confira!

O que é cadastro de fornecedores?

O cadastro de fornecedores é um registro geral das informações coletadas por uma empresa a respeito das demais organizações participantes de sua cadeia de suprimentos, bem como dados referentes a contatos, negociações e pedidos realizados.

Na prática, trata-se de um recurso que centraliza todo tipo de dado para controle e monitoramento do relacionamento entre contratante e fornecedor. 

O intuito é assegurar a transparência e a qualidade geral dessas parcerias, para ambos os lados.

Nesse modelo cadastral devem constar diversas empresas, mesmo aquelas nunca tenham sido contratadas pelo seu negócio, pois podem ser importantes para fazer cotações e conquistar bons preços em algum momento da jornada de crescimento do seu negócio.

Ou seja, esse recurso é uma solução que pode ser usada em curto, médio ou longo prazo, desde que devidamente criada e atualizada, em favor da construção de uma rede de fornecedores confiáveis para a sua companhia.

Dica de leitura: "O que é gestão de cadeia de suprimentos? 5 erros + comuns"

Qual a importância do cadastro de fornecedores?

Ao descobrir como fazer cadastro de fornecedores, você e seu time terão nas mãos registros devidamente organizados, os quais contribuirão bastante para otimizar e agilizar a dinâmica de cotação de preços.

Atualmente, não existem motivos para perder tempo pesquisando companhias, uma por uma, para encontrar parceiros ativos e capacitados. Afinal, hoje os sistemas de cadastro de fornecedores facilitam o gerenciamento desses dados.

Desse modo, o gestor ganha agilidade para criar seu processo de compras, bem como ajuda a aumentar a produtividade dos colaboradores e a reduzir erros na execução das tarefas dessa área.

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Quais são as vantagens do cadastro de fornecedores?

Embora a importância de saber como fazer cadastro de fornecedores seja algo evidente, muitas companhias ainda duvidam desse método e, por isso, o deixam de lado. 

A fim de comprovarmos quanto essa prática é relevante e importante, reunimos quatro das principais vantagens desse recurso que justificarão por quais motivos você deve levar essa ideia adiante. São elas:

  • redução do esforço e do tempo gasto pelos profissionais de compras;

  • equilíbrio entre custo-benefício nas contratações;

  • aprimoramento do controle de dados e documentos;

  • ampliação das oportunidades comerciais.

Redução do esforço e do tempo gasto pelos profissionais de compras

Contar com um cadastro automatizado de fornecedores favorece a rotina dos profissionais de compras e procurement na busca por boas empresas para fazer parte da supply chain da companhia.

Isso também reduz o tempo de escolha e minimiza o risco de firmar contratos inadequados.

Equilíbrio entre custo-benefício nas contratações

Ao utilizar um sistema digitalizado para cadastrar os fornecedores, é possível diminuir os custos comerciais, já que todo o processo é automatizado, tornando-se bem menos burocrático. 

Como resultado, é possível alcançar um bom equilíbrio entre custo-benefício nas contratações, já que as análises dos documentos e comparações entre possíveis fornecedores passam a ser feitas de maneira mais rápida e precisa.

Aprimoramento do controle dados e documentos

Uma plataforma de gestão de fornecedores condizente com o seu negócio mantém os cadastros atualizados, facilitando a rotina de busca e homologação. Além disso, centraliza em um mesmo ambiente todos os dados e documentos, aprimorando os registros e deixando as consultas às informações mais fáceis.

Ampliação das oportunidades comerciais 

A empresa tem mais chances de fazer bons negócios, uma vez que o cadastro de fornecedor otimizado contribui para o aceite de mais clientes interessados no seu trabalho.

Em outras palavras, também ajuda na escalabilidade do seu negócio de uma maneira estruturada e segura.

Sobre isso, entenda mais lendo este artigo: "Negócio escalável: como fazer uma gestão de fornecedores compatível?"

Por que otimizar o cadastro de fornecedores da sua empresa?

Manter um cadastro atualizado, de fácil acesso e capaz de amparar as necessidades administrativas da gestão de fornecedores é parte de uma estratégia vencedora no ramo corporativo. 

Cada vez mais temos que investir no controle de dados e na capacidade comunicativa da organização para superar barreiras e atingir os resultados estabelecidos. 

Ao desenvolver ou adotar um sistema de cadastro de fornecedores, aumenta-se a chance de estruturar os candidatos com melhores propostas e infraestrutura, o que tende a aumentar a eficiência operacional.

Tudo isso sem mencionar a importância do registro de dados cadastrais para seguir os princípios da governança corporativa, que possibilitam uma prestação de contas mais transparente e protegida de falhas.

Veja, a seguir, os principais motivos para otimizar o cadastro de fornecedores na sua empresa:

  • definição de parâmetros básicos: ao definir quais informações são utilizadas no seu modelo de cadastro, também temos os critérios básicos para inclusão de candidatos no processo de qualificação de fornecedores, ou seja, o mínimo de dados para considerar um potencial parceiro comercial;

  • ajuda o processo de qualificação: funciona como uma excelente maneira de adiantar e acelerar a homologação de fornecedores, sem perder a qualidade geral do processo;

  • negociação facilitada e mais eficiente: ao reunir todos os dados relevantes sobre uma empresa em um único lugar, temos acesso facilitado ao que é necessário para conduzir adequadamente a negociação com os fornecedores;

  • mitigação de riscos: coletar e comprovar a veracidade das informações adquiridas é parte ativa da gestão de riscos dos fornecedores de uma organização, além de servir como uma incubadora de projetos seguros;

  • monitoramento de fornecedores homologados: o cadastro também facilita o monitoramento constante dos parceiros homologados, já que permite estabelecer prazos para revisão das informações e certificados recebidos.

Em cada um desses benefícios, tem-se a certeza de que, a partir de um bom cadastro, é possível unir os dados que constroem uma rede de fornecedores mais eficiente e bem relacionada. 

Saiba mais: Critérios de qualificação de fornecedores: 5 etapas

Como fazer o controle de fornecedores? 6 dicas

Agora que já ficou mais clara a real importância para os negócios, mostraremos como fazer o cadastro de fornecedores com seis dicas práticas, que são:

  1. defina os dados básicos para cadastro;

  1. unifique o acesso aos dados;

  1. separe os fornecedores pelo tipo de produto ou serviço;

  1. inclua histórico de preços praticados;

  1. mantenha certificados e contatos atualizados;

  1. utilize um sistema robusto de cadastro de fornecedores.

1. Defina os dados básicos para cadastro

O primeiro cuidado está em assegurar que todos os dados básicos foram coletados adequadamente. Por isso, nesse registro precisam constar, no mínimo:

  • nome fantasia;

  • razão social;

  • mnemônico (abreviação do nome);

  • endereço;

  • CEP;

  • cidade;

  • estado;

  • CNPJ/ CPF;

  • inscrição estadual;

  • inscrição municipal;

  • cadastur (cadastro prestador de serviços turísticos);

  • categoria;

  • status: ativo ou inativo;

  • referência;

  • código contábil;

  • contatos como e-mail e telefone;

  • vínculo de rede;

  • dados para nota fiscal;

  • representante legal (sócio).

2. Unifique o acesso aos dados

Não adianta ter uma infinidade de dados sem que a equipe do departamento de compras possa ter acesso. Porém, com base nos princípios da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), esse acesso deve ser assegurado somente às pessoas devidamente autorizadas.

Isso significa que unificar o ponto de acesso e tomar medidas de proteção de dados devem se tornar uma realidade ainda mais importante para evitar riscos operacionais em geral.

3. Separe os fornecedores pelo tipo de produto ou serviço

Na definição de dados a serem preenchidos, citamos o critério de “tipo de produto ou serviço”. Como é de se esperar, uma empresa pode apresentar variadas demandas de itens fornecidos por terceiros. 

Ao incluir esse termo, você terá um parâmetro que atua como um filtro prático ou sistema de classificação, que ajuda a organizar, realizar pesquisas e separar as prioridades dentro de cada cadeia de suprimentos.

4. Inclua histórico de preços praticados

Dados relativos aos preços e condições praticadas pelo fornecedor também são importantes de serem incluídos no cadastro de fornecedores, considerando que trazem uma análise interessante, mesmo que básica, de como as negociações futuras podem se encaixar na sua operação.

5. Mantenha certificados e contatos atualizados

Ao pensar em como fazer o cadastro de fornecedores corretamente, também é preciso planejar como você manterá esse registro atualizado. 

Dados de contato, essencial para um bom relacionamento, e certificados de compliance empresarial, que asseguram a idoneidade e aptidão do candidato, são os mais importantes para serem revisados periodicamente.

6. Utilize um sistema de cadastro de fornecedores

Todo esse processo pode ser trabalhoso e burocrático quando não realizado de maneira inteligente. Por isso, aproveite os recursos que a transformação digital trouxe para empresas mais modernas e aprimore o adotado pelo seu negócio.

Utilizar uma ferramenta de e-procurement ou software SRM é uma ótima ideia, sem contar que esses tipos de solução permitem automatizar etapas repetitivas e burocráticas, economizando tempo nas interações e auxiliando no cumprimento de todos os critérios anteriores.

Como usar a tecnologia no cadastro de fornecedores?

Agora que você já sabe como fazer o cadastro de fornecedores, o próximo passo consiste em encontrar um software que atue desde a análise automatizada de dados públicos até o monitoramento e revisão de parceiros homologados.

A melhor plataforma do mercado de e-procurement para otimizar esse processo é o da Linkana

O nosso sistema conta com recursos que permitem a estruturação de um cadastro de fornecedores realmente completo, contribuindo para manter esse tipo de registro com alto nível de excelência.

Você só precisa do CNPJ do fornecedor para fazer o cadastro no software e dar início ao processo de qualificação e homologação, diminuindo a burocracia e estimulando uma visão mais estratégica para sua equipe.

Por que o software da Linkana é o melhor para o seu negócio?

Antes de utilizar a nossa ferramenta de e-procurement, a Nivea, cujo foco é o segmento de cuidados da pele, tinha um processo de homologação de fornecedores que levava 15 dias, no qual informações se perdiam ou se tornavam inconsistentes por conta do processo burocrático.

A Linkana trouxe um respiro para a empresa, uma vez que o processo foi simplificado e houve uma redução de mais de 65% no tempo de homologação dos fornecedores

Além disso, o processo de revisão foi centralizado e, agora, o único trabalho que o comprador precisa fazer para adicionar um novo fornecedor é através de um clique.

Mas além dessa história de sucesso que comprova a eficiência do nosso sistema, contamos com importantes diferenciais que você não encontra em outras soluções de e-procurement disponíveis no mercado.

Por exemplo, somente a Linkana oferece para os usuários uma base de dados de fornecedores compartilhada, que é uma das principais lacunas e falhas deixadas por outras ferramentas.

Isso significa que, ao usar nossa solução, você tem acesso ao registro de mais de 90 mil fornecedores devidamente cadastrados e validados.

Essa fonte de informação, que é compartilhada entre todas as empresas que utilizam o sistema da Linkana, gera benefícios inúmero benefícios, tais como:

  • aumento da qualidade e da diversidade de fornecedores contratados;

  • redução do tempo gasto para captação e análise de documentos;

  • geração de importantes insights que ajudarão nas tomadas de decisão;

  • mitigação dos riscos relacionados a esse tipo de contratação;

  • aumento da produtividade dos profissionais de compras e procurement, e muito mais!

A Linkana é a primeira fundação de dados de fornecedores compartilhada do Brasil. Nossa base de dados de perfis universais de fornecedores permite que compradores busquem, analisem e homologuem fornecedores em alguns cliques. 

Com isso, aceleramos radicalmente processos de onboarding, análise e monitoramento de fornecedores, utilizando dados e insights compartilhados entre as maiores corporações do Brasil.

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