Descubra 9 tipos de certidões para empresas e para quê usá-las

O Compliance é essencial para que as empresas possam garantir a integridade e mitigar riscos em diversas áreas do negócio.

Para poder ter segurança ao avaliar uma parceria com um possível fornecedor, é importante ter o máximo possível de informações que confirmarão se ele possui um bom histórico e condições satisfatórias para entregar o que lhe foi solicitado.

Continue a leitura e descubra 9 tipos de certidões para empresas e qual a importância desses documentos para o seu negócio.

O que é uma certidão e quando usá-la?

Uma certidão é um documento emitido por um órgão para comprovar as principais informações sobre um processo. Essa declaração, que é escrita e certificada por uma pessoa qualificada, pode ser de inteiro teor, breve relatório, por quesitos ou negativa.

A explicação pode parecer óbvia, mas muitas vezes as pessoas não se lembram que uma certidão pode valer para diferentes âmbitos, tanto pessoais como também profissionais.

Como neste artigo vamos abordar os tipos de certidões para empresas, é relevante saber que esses certificados são uma maneira de que uma instituição possa comprovar aspectos como:

  • Autorização para realizar o serviço em questão
  • Regularidade dos tributos e obrigações fiscais
  • Não possui pendências em órgãos públicos
  • Não está respondendo ações civis, criminais ou federais

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9 tipos de certidões para empresas

1. Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral do CNPJ

Apesar de não ter certidão no nome, esse é um dos mais comuns tipos de certidões para empresas.

Conhecido popularmente como Cartão CNPJ (Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas), esse documento reúne informações cadastrais de empresas e outras entidades, de interesse das administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.

Por meio dele, você pode ter acesso à informações como:

  • Número de inscrição: identificação pela qual a PJ é identificada pela Receita Federal.
  • Data de abertura: registro da PJ perante a Junta Comercial ou órgão de registro competente.
  • Nome fantasia: nome popular da empresa ou marca empresarial da pessoa jurídica
    Porte: Classificação do seu negócio por critérios operacionais, como o faturamento anual.
  • Código e descrição da Atividade Econômica Principal e Secundária: as atividades exercidas por uma PJ são definidas a partir da Classificação Nacional das Atividades Econômicas (CNAE), sendo que a principal é a que gera maior faturamento e as secundárias são as demais atividades exercidas.
  • Código e descrição da natureza jurídica: classificação da PJ para fins de enquadramento em situações como a responsabilidade dos sócios.
  • Informações de localização: endereço de registro da PJ.
  • Telefone e e-mail: informações de contato da PJ.
  • Ente Federativo Responsável (EFR): campo obrigatório somente para inscrição de estabelecimento para as Naturezas Jurídicas da Administração Pública.
  • Situação cadastral: cadastro da PJ, podendo ser ele ativo, suspenso, inapto, baixado ou nulo. Ativo representa o CNPJ em situação regular.
  • Motivo de situação cadastral: caso a PJ não esteja ativo, este campo explicará o motivo da situação cadastral atual do CNPJ.

2. Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União

Também conhecido como Certidão Negativa de Débitos (CND) Receita Federal, esse documento atesta a regularidade da empresa com os tributos cobrados pela União, como o PIS, a COFINS, o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Desde setembro de 2014, esse documento também passou a comprovar a regularidade das contribuições previdenciárias, também conhecida como CND INSS ou certidão previdenciária.

3. Certificado de Regularidade do FGTS – CRF

Se você precisa de um documento para comprovar a regularidade de empregadores sobre recolhimentos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), como o pagamento das contribuições sociais, o certificado que você deve buscar é o de Regularidade do FGTS – CRF, também conhecido como Certidão Negativa do FGTS.

Ele é obrigatório para quem deseja participar de licitações públicas e outras situações especificadas nas Leis 8.036/90 e 9.012/95.

4. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A CND Trabalhista foi instituída pela Lei 12.440/2011 de modo a provar a regularidade de pagamentos e obrigações perante a Justiça do Trabalho.

Caso uma empresa esteja interessada em participar de licitações e contratações com a Administração Pública, esse documento se tornou obrigatório no processo desde 2012.

Veja no vídeo abaixo, do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região do Rio Grande do Sul, mais informações sobre esse tipo de documento:

5. Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços

Conhecido popularmente como Sintegra, esse sistema reúne informações dos contribuintes e realiza a sua comunicação para os fiscos de cada estado. É com base nesse banco de dados que o contribuinte de ICMS consegue emitir notas fiscais e estar de acordo com as especificações da SEFAZ e da Receita Federal.

É com o Sintegra que as empresas conseguem ficar em dia com os órgãos responsáveis e possam vender produtos ou realizar prestação de serviços.

6. Certidão de Débitos Tributários Não Inscritos do Estado

Um dos mais relevantes tipos de certidões para empresas, este atestado que é comumente denominado de Certidão Negativa da Fazenda Estadual, ou CND SEFAZ evidencia a existência, ou não, de débitos junto à Secretaria da Fazenda do Estado específico, em relação aos tributos de sua competência, que ainda não foram inscritos na repartição competente para cobrança.

Vale dizer que esses débitos que ainda não foram inscritos não são passíveis juridicamente de execução fiscal.

7. Certidão de Débitos Tributários da Dívida Ativa do Estado 

Essa certidão foi criada para atestar que a empresa não possui débitos tributários inscritos na dívida ativa do Estado em questão

Quando não se trata de certidão conjunta, a Certidão de Débitos Tributários Inscritos do Estado se diferencia por tratar-se de crédito líquido e certo da Fazenda Estadual, juridicamente passível de execução pelo esgotamento da esfera administrativa de cobrança.

Leia também: Como consultar certidões negativas da empresa? Quais os principais tipos?

8. Certidão de Débitos Tributários Municipais

A Certidão de Débitos Tributários Municipais confirma que o contribuinte está em dia com os tributos e impostos de competência de seu município de origem, desde o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) e o Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) até taxas de fiscalização e outras contribuições.

9. Licenças ambientais e de saúde

Sabia que as licenças também podem ser consideradas tipos de certidões para empresas?

Quando olhamos para uma empresa que trabalha com manipulação de alimentos, por exemplo, é essencial que ela tenha um licenciamento da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) que confirma a aptidão dela em atuar na área.

É importante também, em atividades relacionadas ao uso de recursos naturais, ter licenças ambientais diversas ou autorização do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama).

Agora que você já sabe quais são os tipos de certidões para empresas…

Esses são alguns dos tipos de certidões para empresas que você deve prestar atenção ao planejar iniciar uma parceria com um fornecedor para evitar os diversos riscos que essa relação pode causar.

Para evitar a rotina extremamente longa e complexa de coleta e processo dessas informações, já pensou em usar a tecnologia como sua aliada? 

A Linkana, por exemplo, automatiza toda a parte de Compliance, governança e cadastro de terceiros, mitigando esses riscos por meio da emissão automatizada de certidões e consultas públicas, além de simplificar a troca de documentos e informações com o fornecedor.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.
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