Manual de avaliação de fornecedores: 6 boas práticas para seguir

Realizar a avaliação de desempenho de fornecedores é uma necessidade frequente para o departamento de compras de uma empresa, visando obter dados de desempenho dos parceiros comerciais para monitorar metas, negociar contratos e manter a cadeia de suprimentos em um fluxo contínuo.

Para montar um manual de avaliação de fornecedores, as boas práticas a seguir incluem:

  1. Monitorar o Compliance de fornecedores;
  2. Registrar a evolução de custos;
  3. Medir o tempo de entrega;
  4. Avaliar a taxa de aproveitamento das entregas;
  5. Lead time dos pedidos;
  6. Disponibilidade de atendimento e tempo de resposta.

Entenda melhor as práticas citadas e veja como seguir o manual de avaliação de fornecedores na sua supply chain através de indicadores precisos e um método eficiente.

Qual a importância da avaliação de fornecedores?

Uma empresa de sucesso precisa manter as suas engrenagens em constante movimento. Ao inserir um parceiro comercial nesse processo, é importante buscar maneiras de se certificar que o ritmo ideal e o padrão de qualidade não sejam afetados negativamente.

Para isso, montar e aplicar o manual de avaliação de fornecedores é essencial. Através desses métodos de avaliação de fornecedores é possível garantir a rentabilidade de uma parceria e ainda gerar um ranking de fornecedores para priorizar em ações futuras.

Tudo começa na qualificação de fornecedores

Em primeiro lugar, é importante que o processo de qualificação de fornecedores produza a base de dados para a avaliação de desempenho de fornecedores. Isso ocorre através do ciclo de qualificação de fornecedores e acaba por filtrar os indicadores que precisamos prestar atenção durante a etapa.

De modo geral, a qualificação de fornecedores segue as seguintes etapas:

1. Análise de informações públicas;

2. Convite e análise de informações privadas;

3. Análise de riscos;

4. Revisão de documentação;

5. Aprovação e homologação do fornecedor.

Após essa etapa do processo, temos a manutenção de fornecedores, onde a empresa contratante irá registrar o histórico de pedidos, tentativas de negociação, atualização de documentos e certificados, além de executar a avaliação de desempenho dos fornecedores.

De acordo com o resultado dos dados obtidos na avaliação de desempenho e outros registros relacionados a auditoria de fornecedores homologados, é possível descontinuar a parceria comercial com base em fatores diversos, como:

  • Fornecedor inapto a cumprir as exigências de qualidade e eficiência;
  • Produtos descontinuados na operação do contratante;
  • Produtos reformulados pelo contratante;
  • Matéria-prima do fornecedor não atende às especificações exigidas.

6 passos do manual de avaliação de fornecedores

No início do artigo citamos 6 boas práticas para o manual de avaliação de fornecedores. Agora, vamos entrar no detalhe de cada etapa para compreender como esses métodos de avaliação de fornecedores auxiliam o departamento de compras a classificar os fornecedores homologados de acordo com a sua performance.

1. Monitoramento de Compliance

Compliance é um conceito que vem do termo em inglês “to comply”, que significa estar em acordo ou em conformidade com regras e normas previamente estabelecidas.

Na qualificação de fornecedores, a pesquisa de Compliance é realizada para mitigar riscos e encontrar empresas de fornecimento que não apresentem pendências e ameaças em uma eventual contratação.

Para o manual de avaliação de fornecedores, o monitoramento de Compliance se dá através da manutenção de fornecedores, mencionada no tópico anterior, onde periodicamente devemos atualizar os certificados emitidos e conferir se a empresa se mantém em conformidade com as normas da atividade exercida.

2. Registro da evolução de custos

O custo médio de cada pedido deve ser registrado e comparado em diferentes períodos para que se obtenha um gráfico da sua evolução. Com essa informação é possível obter insights relevantes para o desempenho do fornecedor.

Por exemplo, ao perceber que o custo aumentou sem que outros indicadores, como nível de qualidade, tenham melhora, temos um sinal de alerta para a parceria. A evolução de custos também serve de parâmetro para identificar a melhor hora de renegociar um contrato de fornecimento.

3. Tempo de entrega

O manual de avaliação de fornecedores deve conter a análise dos prazos para entregas efetuadas. Além da quantidade de dias passados, é relevante ficar atento se esse valor está de acordo com os prazos informados no momento da negociação.

Qualquer flutuação é pertinente. Demoras prejudicam o fluxo da cadeia de suprimentos e podem gerar prejuízos. Entregas antecipadas podem conceder pontos de vantagem para o ranking de fornecedores, desde que a armazenagem da empresa contratante consiga absorver a carga.

4. Taxa de aproveitamento

Um fator de grande peso para o manual de avaliação de fornecedores é a taxa de aproveitamento das entregas. De nada adianta uma entrega extremamente rápida se ela for executada com descuido, gerando desperdício de recursos.

Entre as ocorrências que podem diminuir a taxa de aproveitamento e o desempenho do fornecedor, podemos citar:

  • Produtos defeituosos;
  • Produtos em desacordo com o pedido;
  • Ausência de produtos no pedido;
  • Produtos em desacordo com as especificações fornecidas.

Resumidamente, qualquer problema com a entrega do pedido que provoque desperdício de recursos e eventualmente a recusa da entrega, seja parcial ou total, irá afetar o indicador.

5. Lead time

Lead time é o tempo utilizado por toda a compra de suprimentos, da realização do pedido por parte do contratante, até a finalização da entrega do produto ou prestação do serviço.

Entenda o que é o lead time e como calcular no vídeo da TV Kaizen:

Por isso, o lead time no manual de avaliação de fornecedores mede o tempo total, considerando fatores como a praticidade de se fazer um pedido, agilidade do fornecedor e como tudo isso se encaixa na sua produção.

6. Atendimento e resposta

Interligado aos indicadores anteriores, a disponibilidade de atendimento e tempo de resposta são fatores importantes para o manual de avaliação de fornecedores. Isso porque todo tempo de espera e dificuldade de atendimento prejudica a capacidade de solucionar um problema e reagir a um evento.

Dessa forma, fornecedores que diminuem os canais de atendimento, têm processos muito burocráticos ou levam muito tempo para responder solicitações acabam com um desempenho muito abaixo do esperado.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.