Visibilidade antecipada de gastos: as 3 principais vantagens
A visibilidade antecipada de gastos é uma prática que dá aos gestores a capacidade de prever os custos e despesas da empresa. Com isso, eles têm a chance de preparar melhor o negócio para arcar com esses compromissos financeiros e, dessa forma, evitar prejuízos nas operações.
Aqui estamos falando em, por exemplo, calcular previamente quanto será gasto em um determinado mês com a compra de matéria-prima necessária para a fabricação dos itens que o negócio vende.
Para chegar a esse resultado, é preciso analisar diversos pontos que envolvem outros setores da companhia, além de compras e procurement, tais como marketing e vendas.
Quando esses departamentos têm uma estimativa de quanto será vendido a partir das estratégias adotadas, fica mais fácil saber quanto de insumos adquirir para dar conta da demanda.
Seguindo essa linha, o departamento financeiro também se programa para separar essa quantia certa para pagar os fornecedores.
Como você pode ver, a visibilidade antecipada de gastos é um processo amplo, que envolve vários setores e profissionais, mas que é essencial para garantir a saúde financeira da empresa.
Considerando toda essa complexidade e abrangência, será que vale a pena prever quanto seu negócio gastará? A resposta é sim!
Quer saber os motivos? Então, siga a leitura deste artigo e confira quais são as vantagens da visibilidade antecipada de gastos e como colocar essa estratégia em prática.
O que é visibilidade antecipada de gastos?
A visibilidade antecipada de gastos pode ser definida como o conjunto de resultados que dão aos gestores uma visão prévia de quanto a empresa gastará no futuro. Com essa informação nas mãos, eles podem preparar melhor o negócio para cobrir esses valores e tomar decisões financeiras mais precisas.
Sobre esse conceito, é fundamental ter em mente que todas as empresas têm gastos fixos. São custos e despesas que, tendo dinheiro em caixa ou não, precisam ser pagos.
Alguns ótimos exemplos são salário de funcionários, contas de consumo como água, luz e aluguel de espaço, impostos, entre outros. Esses, são mais fáceis de serem controlados e previstos.
A visibilidade antecipada de gastos abrange valores desse tipo, contudo, vai além, e coloca nas contas aquelas quantias incertas, mas que precisam ser reservadas para a continuidade das operações.
Dica de leitura: "Qual a importância do fluxo de caixa na gestão de fornecedores?"
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Quais as vantagens da visibilidade antecipada de gastos?
Ter uma visão antecipada de quanto a sua empresa gastará, com certeza, gera diversas vantagens. Afinal, você saberá exatamente o valor que precisa levantar para arcar com todos os compromissos financeiros assumidos.
Isso quer dizer que essa visibilidade prévia traz benefícios como:
controle mais eficiente de gastos;
identificação das quantias necessárias para determinados períodos;
tomadas de decisão mais estratégicas.
1. Controle mais eficiente de gastos
Ao saber quanto será gasto, você descobre para onde o dinheiro da sua empresa está indo. Essa é uma ótima oportunidade de identificar gastos desnecessários e eliminá-los, e também de remanejar melhor as verbas entre os departamentos.
2. Identificação das quantias necessárias para determinados períodos
Imagine que sua área de marketing criou uma campanha para vender seu novo produto. A ideia é gerar receita, certo? Porém, antes, é preciso levantar os gastos para produção (se for o caso), custos de divulgação, de entrega dos itens aos compradores, entre outros relacionados.
Por meio da visibilidade antecipada, você consegue elaborar um plano de ação muito mais preciso, pois essa abordagem considera as estratégias adotadas pelo time de marketing e o possível impacto que elas causarão nas suas operações.
Reservando a quantia certa, diminui-se o risco de perder vendas por não conseguir atender a todos os pedidos.
3. Tomadas de decisão mais estratégicas
Ao prever gastos, você terá à sua disposição diversos dados e informações que podem ser usados para embasar suas decisões. Esses parâmetros ajudam a, inclusive, gerar deliberações muito mais estratégicas, que potencializam o crescimento e a lucratividade da empresa.
Sobre esse assunto, leia o artigo: "Como usar a tomada de decisão baseada em dados na sua empresa e ter resultados satisfatórios?"
Como fazer o adiantamento de gastos? 5 dicas
Para realizar o adiantamento de gastos, existem algumas boas práticas que você pode adotar, tais como:
analise dados financeiros anteriores;
verifique as estratégias de crescimento implementadas;
considere diferentes cenários;
avalie seu estoque;
reveja os contratos com fornecedores.
Porém, antes de falarmos sobre cada uma delas, é importante explicarmos que esse processo pode abranger também o adiantamento de despesas e de custos.
Despesas são todos os valores que não têm relação direta com as soluções da sua empresa, mas que são necessários para mantê-la funcionando, como impostos, gastos com marketing, salário de funcionários, entre outros.
Já os custos são relacionados aos seus produtos e/ou serviços e essenciais para gerar receita, como o pagamento de fornecedores para garantia do fluxo de abastecimento.
Como ambos requerem capital para serem pagos, eles podem fazer parte do adiantamento de gastos, que consiste em prever valores para reservar e garantir o pagamento futuro, ou para pagar os credores antecipadamente como estratégia para conseguir descontos ou outros benefícios.
Com isso em mente, veja detalhes de como fazer adiantamento de gastos.
1. Analise dados financeiros anteriores
Olhe para o passado para prever o que virá. Para isso, gere relatórios financeiros de períodos anteriores e analise a linha de crescimento da sua empresa. Ao fazer isso, ficará mais fácil identificar quanto custará para ela continuar expandindo.
2. Verifique as estratégias de crescimento implementadas
Reúna todas as estratégias de crescimento adotadas, como ações de marketing, contratação de novas tecnologias, ampliação do quadro de funcionários, entre outras.
Calcule quanto isso custará nos próximos meses e compare com a previsão de receita para verificar se será suficiente ou se alguns gastos deverão ser cortados.
3. Considere diferentes cenários
Pense em como seu público-alvo responderá às divulgações de novos produtos, como está o mercado financeiro, a economia do país, decisões governamentais, seu setor de atuação, entre outras bases.
Os diferentes cenários que esses parâmetros podem gerar costumam afetar diretamente os gastos das empresas. Por isso, é preciso se preparar para eles.
4. Avalie seu estoque
Considerando as estratégias definidas, calcule se será preciso aumentar o estoque ou não para atender o volume de vendas pretendido. Caso seja necessário, faça cotações com os fornecedores para antecipar quanto sua empresa gastará com novos fluxos de abastecimento.
Sugestão de leitura: "Como fazer cotação de preços: guia prático e completo para compradores"
5. Reveja os contratos com fornecedores
E por falar em fornecedores, verifique se os contratos firmados preveem reajustes de valores e em quais percentuais. Essa é a melhor forma de se antecipar aos gastos gerados por sua cadeia de suprimentos, de adotar medidas para garantir o pagamento desses parceiros em dia e, com isso, evitar o risco de desabastecimento.
Para acompanhar todo o relacionamento com fornecedores, é fundamental usar sistemas próprios para essa gestão, que vão desde a busca até a avaliação de desempenho.
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