Ao pensar em auditoria de compras, muitos podem pensar que se trata de uma caça às bruxas, buscando culpados por maus resultados. Mas não é bem assim, o papel da auditoria em compras é garantir que o planejamento está sendo executado e que a estratégia adotada traz bons resultados para a empresa.
O setor de compras tem uma tarefa muito mais complexa do que apenas encontrar o fornecedor com a oferta mais em conta. Como todos devem saber, economia vem do melhor custo-benefício. Se o recurso obtido prejudica o produto final e a imagem da empresa, mesmo que mais barato, ele não compensa.
Por esse motivo, auditorias no processo de compras ganham cada vez mais espaço no ambiente das empresas.
A prática vem para avaliar se a gestão de compras segue um direcionamento adequado, controlado e de resultados mensuráveis, além de ter um papel essencial na análise de Compliance e governança corporativa.
A auditoria de compras pode ser interna ou externa, cada modelo trazendo suas próprias diretrizes de execução, vantagens, desvantagens e melhor aplicabilidade. Conheça todos esses detalhes e tenha toda informação necessária para tomar a decisão estratégica mais adequada.
Importância da auditoria em compras
Presumir que uma tarefa está sendo executada de maneira adequada e trazendo os resultados esperados é algo inconcebível para administradores de empresas. De certa forma, mecanismos de controle precisam ser verificados constantemente para manter a organização saudável.
O setor de Compras é responsável por decisões que influenciam em todas as operações de uma empresa, incluindo na qualidade do produto que chega ao consumidor e na imagem que este tem da marca em si.
Erros nesse processo podem resultar em muitos problemas para um empreendimento, por exemplo:
- Queda no faturamento;
- Linha de produção interrompida;
- Abastecimento interrompido;
- Falta de estoque;
- Estoque em excesso;
- Custos elevados de produção;
- Aplicação de multas;
- Entre outros.
Cabe então a auditoria em compras identificar tais ameaças, seus riscos para a empresa e quais medidas devem ser adotadas para solucionar o problema. Para isso, o auditor responsável precisa conhecer os mecanismos de controle da empresa, como KPI para compras, os processos internos de cada setor e o histórico da empresa.
Dispondo dessas informações, ele é capaz de compreender os riscos de cada aquisição, possíveis fontes de ameaças e falhas, conflitos em normas e outros eventos de não conformidade, que posteriormente devem passar por ajuste para sanar tais dificuldades.
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Auditoria externa X Auditoria interna
A auditoria em compras pode ser interna ou externa, isto é, realizada pela própria gestão da empresa, ou conduzida por auditor especializado. Cada modelo atende expectativas diferentes e tem suas aplicações principais. Veja como funciona cada uma delas.
Auditoria externa em compras
A auditoria externa, também chamada de auditoria independente, é o modelo de auditoria em compras conduzida por um consultor, uma terceira parte. O principal foco da auditoria externa é detectar e prevenir falhas ocorridas por conta da política interna da empresa, principalmente aquelas que afetam a lucratividade.
Realizado por profissional ou empresa de auditoria sem relação com a contratante, é o modelo mais indicado para apresentar resultados periódicos para acionistas e investidores, comprovando os números dos indicadores de desempenho gerados internamente.
Vantagens e desvantagens da auditoria externa
A auditoria em compras realizada no modelo externo ou independente é mais indicada para comprovar os relatórios mensais e obter um parecer livre de presunções.
Objetiva e eficiente, a grande vantagem da auditoria externa é o aumento da confiança dos acionistas e investidores na empresa, que obtém a comprovação de que os números apresentados estão corretos, com processos internos funcionando corretamente e garantindo a eficiência das políticas adotadas no setor de compras.
Através do relatório produzido na auditoria externa, se garante o respeito ao planejamento no setor de compras e a conformidade nas aquisições efetuadas.
Em caso de identificar falhas nos processos, é possível realizar ajustes precisos na estratégia de Compliance, gestão de riscos e diretrizes da governança corporativa, bem como mudanças na equipe.
Entre as desvantagens da auditoria externa, temos a necessidade de contratar uma empresa ou profissional capacitado e confiável, que respeite a confidencialidade e ética na sua atividade. Além disso, o foco da auditoria externa não é identificar fraudes, mesmo que elas possam ser constatadas durante a análise.
Quando optar pela auditoria externa?
A auditoria externa no setor de compras é recomendada para análises periódicas de médio a longo prazo, sendo principalmente semestrais ou anuais.
Como demandam investimento e planejamento adicional, é mais indicada para empresas com maior patrimônio e faturamento, visto a importância dos dados apresentados para os stakeholders.
Elas também são indicadas para avaliar o resultado de mudanças nos estatutos de uma empresa. Caso a política interna tenha passado por alterações, após certo período é indicado realizar a auditoria externa para avaliar o desempenho do setor de compras sob as novas diretrizes.
Auditoria interna do departamento de compras
A auditoria interna em compras é realizada por um membro do quadro de colaboradores da empresa, seja ele ligado ou não ao setor de compras e contabilidade.
Conhecendo as políticas e processos da empresa, esse modelo de auditoria em compras é indicado para avaliar se os objetivos do setor estão sendo atendidos, como isso tem sido feito e identificar as necessidades que precisam ser supridas para obter os melhores resultados.
A partir das informações levantadas pela auditoria em compras feita internamente, é possível otimizar a tomada de decisões estratégicas para o setor, além de justificar cada uma delas.
Vantagens e desvantagens da auditoria interna
A auditoria interna no setor de compras é essencial para monitorar os indicadores e garantir o seu registro na rotina de uma empresa. Ela cobra ações de maneira imediata e garante que cada processo está sendo respeitado.
Ao dispor de maior conhecimento das políticas e processos estabelecidos pela gestão de compras, a auditoria interna é mais eficiente para identificar erros e possíveis fraudes, mantendo um monitoramento constante das atividades dos funcionários.
Sua aplicabilidade facilitada permite mitigar riscos como contratações equivocadas de fornecedores e realização de pagamentos indevidos, auxiliando a proteger as finanças da empresa e atestar o Compliance da gestão de compras.
Entre as desvantagens do modelo de auditoria em compras, temos o fato do colaborador precisar ser deslocado para tal atividade. Além disso, é necessário tomar medidas preventivas para garantir que o auditor seja imparcial e verdadeiro em sua análise.
Como a avaliação é feita de dentro para fora, por profissionais envolvidos diretamente na operação do departamento de compras, a confiabilidade para investidores é um pouco menor.
Quando escolher a auditoria interna?
A auditoria interna do departamento de compras é recomendada principalmente para monitorar as atividades e aquisições, garantindo o respeito e eficiência dos processos internos desenhados no planejamento.
A cada etapa da operação, a auditoria em compras pode se manter presente e fornecer insights importantes para a tomada de decisões. Sua aplicação é mais ágil e facilitada, pode ser feita para avaliar medidas de curto prazo através de análises bimestrais ou trimestrais.
Vale lembrar que a auditoria interna em compras também considera o histórico da empresa, portanto pode ser adotada para acompanhar a evolução do desempenho do setor de compras, somando os valores de relatórios anteriores.
Como escolher entre auditoria externa ou interna para Compras?
A partir das informações apresentadas, vemos que uma modalidade de auditoria em compras não substitui ou sobrepõe a outra. Elas têm aplicações diferentes e os dados obtidos em cada uma delas pode contribuir para outra.
Para definir se é melhor realizar a auditoria externa e independente ou interna no departamento de compras, deve-se considerar sempre o objetivo da ação, para que essas informações serão utilizadas e a quem elas irão responder.
De maneira resumida, a auditoria interna responde às necessidades internas, voltada para garantir a operação de acordo com as diretrizes estabelecidas no planejamento e evitando desvios de conduta. Já a auditoria externa comprova as informações dos indicadores de desempenho, comprovam a eficiência das práticas adotadas e garante maior confiança para o investimento.
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Viu só como cada modelo de auditoria em compras tem sua aplicação? Agora depende de você identificar o momento ideal para conduzir cada uma delas.
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