Coleta de documentos, preenchimento de dados em portais próprios, busca manual por informações trocadas por e-mail… tudo isso faz parte do trabalho burocrático do comprador que é totalmente desconhecido por outros setores da empresa.
Antes de iniciar uma relação de fornecimento, o comprador precisa realizar um onboarding criterioso de seus fornecedores para que possa prevenir eventuais riscos reputacionais ou operacionais para a empresa.
E é nessa fase que os serviços demoram a entrar em operação em outras áreas, as estratégias previstas não são executadas e o setor de compras é cobrado.
Era essa a realidade que a área de gestão de fornecedores da CBA enfrentava antes de conhecer a Linkana. Todo processo de Onboarding de fornecedores era realizado de forma manual. O tempo de homologação era mais de 30 dias e eles tinham uma péssima experiência na coleta de documentos dos fornecedores.
O objetivo da área era implementar uma ferramenta user friendly que otimizasse e simplificasse o processo de homologação, provendo confiança nos dados e insumos para análises inteligentes e estratégicas na área de Gestão de Fornecedores.
Os principais desafios
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Compradores perdiam muito tempo útil:
Para realizar o Onboarding de novos fornecedores. Com uma rotina exaustiva de trocas de e-mail e ligações para sanar as dúvidas dos fornecedores sobre a antiga plataforma de gestão, a média do tempo de cadastro era superior a 30 dias.
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Péssima experiência dos fornecedores:
Com uma plataforma pouco intuitiva para enviar seus documentos necessários para o cadastro, fazendo com que o prazo de entrega fosse postergado ocasionando atrasos.
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Risco operacional ao aprovar documentos vencidos:
Com um processo totalmente manual, realizado por planilhas e sem possibilidade de automação, a CBA fazia a gestão de documentos de fornecedores críticos de uma forma que aumentava muito o risco da empresa.
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Impossibilidade de extrair dados estratégicos:
Com uma plataforma de onboarding de fornecedores que não disponibilizava os dados de seus fornecedores, a CBA se via impossibilitada de definir estratégias de gestão de risco ou ter uma visibilidade melhor da sua base de 3.500 fornecedores.
A solução
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Uma única entrada para cada fornecedor
Mudamos toda a forma de que novos fornecedores realizavam o seu onboarding na CBA. Substituímos os diferentes canais de emissão de certidão, avaliação de consulta pública e coleta de documentos privados para um único portal de avaliação e onboarding.
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Tudo ao alcance de 1 clique
Com apenas o CNPJ e e-mail de contato do novo fornecedor, conseguimos gerar mais de 30 informações públicas. O fornecedor é contatado e pode adicionar seus dados, caso seja necessário. Após a avaliação e validação de documentos, a própria Linkana realiza a cobrança de informações faltantes ou incorretas. Tudo isso de forma totalmente automatizada.
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Score de confiança
Todas as informações coletadas com fornecedores são auditáveis e possuem um nível de risco de acordo com a sua categoria de fornecimento. O cruzamento destes dados gera um score de confiança e a recomendação de homologação ou não de cada fornecedor. Com todos os fornecedores em uma mesma plataforma, o time de compras da CBA é capaz de analisar a qualidade dos fornecedores por meio de dashboards e relatórios.
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Redução do tempo de onboarding de um novo fornecedor
O tempo reduziu em cerca de 80% (de 30 para 6 dias úteis)
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Aumento de produtividade
Devido as automações providas pela Linkana, foi possível uma economia de 3 até 4 horas diárias para que os compradores pudessem direcionar seu foco em tarefas que agreguem valor e impulsionem de forma estratégica o departamento de Performance e Gestão de Fornecedores.
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NPS (Índice de Satisfação)
A experiência do fornecedor foi melhorada por meio da simplificação e remoção da complexidade. Agora, não há mais a necessidade dos compradores ou Gestão de Fornecedores auxiliarem fornecedores e stakeholders internos com problemas da antiga plataforma. O NPS da base de fornecedores homologados hoje está acima de 96% (nota máxima de 100%).
Todas as informações necessárias pela política de risco estão armazenadas em um único sistema, com a garantia da atualização constante dessas informações de forma sistêmica e de maneira auditável.
A ferramenta facilitou consultas de compliance e de listas restritivas como de trabalho escravo, de autuações e embargos do IBAMA, dentre outras que assegurem aspectos de ESG na cadeia de fornecimento.
A confiança nas informações empoderou a área para se estruturar de uma maneira mais estratégica, gerindo os fornecedores e seus riscos de forma mais fácil e inteligente.
Graças aos benefícios gerados, Linkana foi citada no Relatório Anual de 2020 da Companhia Brasileira de Alumínio, como solução destaque em governança, compliance e sustentabilidade na gestão de fornecedores e terceiros da companhia.
Além disso, a CBA considera a Linkana uma grande parceira na transformação da gestão de fornecedores em uma área mais estratégica, economizando tempo e garantindo uma maior confiança no gerenciamento dos dados.
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