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Gestão de Fornecedores

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Supplier Data: a importância do gerenciamento de dados dos fornecedores

Written byLeo Cavalcanti

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June 19, 2022

June 19, 2022

June 19, 2022

Compreender a importância de supplier data (dados dos fornecedores) é essencial para quem lida com vários tipos de parceiros. Sem um gerenciamento de dados, as empresas podem perder informações essenciais que refletem no desempenho do fornecedor e em possíveis riscos à sua reputação.

Logo, o supplier data management, ou gerenciamento de dados de fornecedores, possibilita que sua empresa organize proativamente as informações dos fornecedores, agilizando o processo de integração, aumentando a variedade de produtos e criando maior clareza em toda a cadeia de suprimentos.

Neste artigo, vamos explicar como funciona o gerenciamento de dados dos fornecedores no setor de compras. Continue com a gente!

O que é supplier data?

Supplier data se refere a todos os dados gerados por um fornecedor e pela sua prestação de serviço. Quanto a isso estão incluídas desde as informações básicas, tais como nome, endereço e contato, até as mais complexas, a exemplo de:

  • informações financeiras de risco;

  • qualidade dos serviços prestados;

  • cumprimento ou não dos prazos estabelecidos;

  • atendimento ou potencial de quebra de cláusulas contratuais;

  • preços praticados e estimativa de aumento;

  • informações de diversidade e economia inclusiva.

Porém, é preciso ter em mente que os dados sozinhos nem sempre dão acesso direto a informações desse tipo. Na maioria das vezes, é preciso fazer a análise e a interpretação,  por meio de métodos como a análise preditiva e a análise prescritiva.

A análise preditiva, no caso, consiste em se abastecer de dados que ajudem a prever comportamentos e acontecimentos. Basicamente, são usados padrões passados, acrescidos de algumas variáveis, para fazer previsões e, com isso, antecipar-se a potenciais problemas.

Já a análise prescritiva usa a base de dados disponíveis para definir qual deve ser a conduta da empresa diante dos cenários apresentados. Ou seja, esse levantamento contribui para apontar os melhores caminhos a serem seguidos, a fim de evitar perdas e riscos que podem comprometer a saúde do negócio

Vale destacar também que existem outros tipos de análise, tais como a:

  • análise descritiva: usa os dados para descrever o cenário atual;

  • análise diagnóstica:  permite o diagnóstico de determinada situação por meio da análise dos dados disponíveis.

No artigo “Análise e interpretação de dados na gestão de empresas” você confere todos os detalhes sobre esse tema. Não deixe de ler!

O que é Supplier Data Management?

Como vimos anteriormente, Supplier Data corresponde aos dados dos fornecedores, mas para organizá-los é necessária uma gestão, o que chamamos de Supplier Data Management.

Em suma, Supplier Data Management é um sistema que serve para administrar os registros sobre fornecedores. Esses dados contém informações fundamentais sobre os tipos de parceiros, elementos de estoque, histórico de compras, registro de contratos, relacionamento comercial, entre outros.

Este recurso  evita que os dados sejam duplicados, mas que funcionem em sincronia entre as empresas e fornecedores, servindo para que os responsáveis possam melhorar sua gestão na cadeia de suprimentos.

Por que usar um banco de dados de fornecedores?

Uma grande quantidade de informações de fornecedores pode ser difícil de rastrear nos dias de hoje, além do mais, em muitos casos, eles são imprecisos e inconsistentes. Por essa razão, um sistema de suporte para gerenciamento de dados dos fornecedores pode ser vantajoso.

A verdade é que a maioria dos fabricantes não possui um planejamento sobre o gerenciamento de dados dos fornecedores que, na maioria das vezes, encontra-se em sistemas offline. Outro ponto é que ainda existe uma confiança utópica no conhecimento dos profissionais, sem ter uma análise de seu histórico.

Isso mostra que informações rasas ou fragmentadas dificultam a execução das tarefas na cadeia de suprimentos e no relacionamento com os colaboradores, gerando problemas arriscados no fornecimento de materiais.

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Vantagens do Supplier data management 

Software ajuda na redução de risco de fornecimento 

Os softwares permitem que os profissionais da cadeia de suprimentos gerenciem os dados dos fornecedores. Essas ferramentas possuem um sistema integrado de compartilhamento entre as equipes, facilitando a comunicação entre a empresa e os fornecedores. 

Desse modo, os profissionais podem se dedicar melhor no relacionamento com os fornecedores de maior valor agregado.

Tenha em mente que organizar os dados pode aumentar o conhecimento organizacional dos fornecedores, a capacidade produtiva da empresa, ou seja, o supplier data management pode mitigar o risco de fornecimento.

Digitalização aumenta a velocidade

A digitalização de dados pode agilizar o fluxo de procura de fornecedores. É preciso consolidar, organizar e automatizar os dados dos fornecedores, trabalho inicialmente exaustivo, mas que pode gerar insights poderosos.

Para isso, é necessário contratar uma empresa que use equipamentos adequados, como scanner digital, para converter os elementos em papel, em registros eletrônicos.

Maior visibilidade

O sistema que integra os dados dos fornecedores pode oferecer insights importantes em certificados, finanças, localização dos parceiros, entre outros recursos.

Por isso, contratar uma empresa que tenha o serviço de supplier data management pode ser fundamental para monitorar o risco dos fornecedores e, ao mesmo tempo, corrigir problemas de fornecimento. 

Redução de carga de trabalho

Um software de gerenciamento de dados de fornecedores tende a diminuir a carga de trabalho dos fornecedores, uma vez que elimina a inclusão de documentação e análise manualmente, como o uso do Microsoft Excel.

O bom sinal é que as plataformas tecnológicas são de fácil usabilidade, fazendo com que o time de suprimentos adicione novas mercadorias ao banco de dados sem precisar da equipe de TI.

Como o uso de dados de fornecedores pode transformar o procurement? 

Para explicarmos por quais motivos o supplier data pode transformar o procurement, é interessante, primeiro, relembrarmos o que engloba esse termo.

Procurement é um processo estratégico definido para determinar como devem ser as aquisições feitas por uma empresa. Entre os principais objetivos dessa abordagem estão:

  • criar estruturas de compras mais eficientes;

  • melhorar a qualidade dos produtos e serviços adquiridos pela companhia;

  • reduzir custos;

  • possibilitar tomadas de decisões de compra mais embasadas e com menos riscos.

Por conta disso, o procurement envolve diversas etapas, incluindo sourcing, onboarding, aquisição, pagamento, gestão e avaliação dos produtos e/ou serviços adquiridos.

Com esse conceito definido, fica mais fácil entender a relação entre ele e o supplier data. Ora, se estamos falando sobre dados do fornecedor e da criação de um processo estratégico de aquisição, nada mais plausível do que usar essas informações como meio de obter esse resultado.

Em outras palavras, significa usar o supplier data management como ferramenta para identificar todo o potencial que um possível fornecedor tem antes de fechar parceria com ele.

Alinhar essas duas práticas pode contribuir para:

  • encontrar fornecedores mais compatíveis;

  • estabelecer negociações mais precisas e proveitosas para ambos os lados;

  • garantir o atendimento de contratos, considerando o perfil de atuação do fornecedor.

Aqui, vale destacar também que uma das etapas do procurement consiste em selecionar o fornecedor e negociar o preço. Quanto a isso, nada mais adequado que analisar os dados que se tem acesso para chegar à definição de qual o fornecedor mais adequado para atender à demanda da companhia.

Por que uma boa base de dados de fornecedores é tão importante?

Uma boa base de dados de fornecedores é importante por diversos motivos, sendo os mais relevantes a chance que a empresa tem de minimizar riscos e evitar desperdícios.

Relacionando isso a um processo de procurement, contribui para reduzir o impacto na margem de lucro da companhia, além de melhorar a qualidade do que está sendo adquirido e, com isso, elevar a satisfação dos clientes finais, ajudando a aumentar o volume de vendas e a receita do negócio.

Precisamos destacar ainda que, no que se refere à gestão de fornecedores, o procurement aborda também questões como homologação, performance, diversidade e desempenho. Ou seja, quanto mais dados puderem ser avaliados para essas finalidades, melhores serão as tomadas de decisão da empresa.

Entretanto, uma dificuldade que muitos gestores têm é encontrar uma ferramenta que centralize tudo isso. Se esse também é o seu caso, você precisa conhecer o software da Linkana.

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