Compras
6 estratégias para reduzir custos em compras indiretas
Adotar estratégias para reduzir custos em compras indiretas é importante porque ajuda a aumentar a margem de lucro do negócio, torná-lo mais competitivo, garantir sua sustentabilidade financeira, evitar desperdícios, otimizar e maximizar o uso e a distribuição dos recursos financeiros.
Esse tipo de aquisição refere-se a itens necessários para o funcionamento de uma organização, mas que não afetam diretamente os produtos e/ou serviços comercializados. Alguns exemplos de compras indiretas são os materiais de escritório e de limpeza, descartáveis e despesas com viagens corporativas.
Ao comparar com os gastos com reposição de estoque para fabricação de produtos, por exemplo, essas despesas podem até ser pequenas. Entretanto, é crucial incluí-las na gestão de contas e no controle de gastos com fornecedores.
Um dos principais motivos é que a soma desses valores tende a onerar o caixa da empresa em médio e longo prazo, sobretudo quando não há administração correta.
Para ajudar você a não passar por esse tipo de problema, trouxemos seis estratégias eficazes de redução de custos com compras indiretas. Siga a leitura e descubra quais são agora!
Como reduzir custos em compras indiretas? 6 boas práticas!
Estas são algumas das melhores práticas para reduzir custos em compras indiretas:
implementar tecnologias de automação;
aprimorar a análise e o monitoramento de gastos;
melhorar a negociação com os fornecedores;
otimizar a gestão de contratos e compliance;
definir políticas de compras;
treinar os times periodicamente.
Veja em detalhes!
1. Implementar tecnologias de automação
Automatizar a gestão de compras pode diminuir e eliminar diversos erros, como os de cálculos de valores e de quantidades de itens a adquirir. Inclusive, esses são exemplos de falhas que geram gastos desnecessários para uma empresa.
A tecnologia voltada para automação é uma aliada importante, principalmente em momentos como:
controle de gastos com fornecedores;
definição do que é preciso comprar e quando;
comparação de orçamentos;
identificação do melhor custo-benefício;
gerenciamento de estoque.
Uma plataforma de SRM é um ótimo exemplo de ferramenta que ajuda a otimizar a gestão de requisição de compras e reduzir custos com compras indiretas, pois facilita a jornada de busca pelos melhores fornecedores para o seu negócio.
Os processos de homologação automatizados permitem que você e seu time analisem diversos parceiros comerciais ao mesmo tempo, e identifiquem não apenas quem oferece o melhor preço, mas também quem garante qualidade no fornecimento.
Esses sistemas também facilitam a análise de riscos que, de acordo com o grau, podem causar gastos extras para a sua empresa.
Assista a este vídeo com Leo Cavalcanti, CEO e cofundador da Linkana, e entenda melhor o que é um SRM.
2. Aprimorar a análise e monitoramento de gastos
Não há como reduzir custos em compras indiretas sem monitorar esses valores de perto. Embora a afirmação pareça óbvia, muitos gestores e empreendedores deixam de lado o controle porque os gastos são menores em comparação às compras diretas.
Para não cometer esse erro, adote ferramentas de análise de dados e KPIs, como:
custos por categoria;
custos por unidade;
prazo médio de pagamento;
nível de estoque;
índice de rotação de estoque;
percentual de compras com desconto.
Entenda mais sobre o tema no artigo: "KPI para compras: 9 indicadores essenciais para acompanhar"
3. Melhorar a negociação com os fornecedores
Outra forma de reduzir custos em compras indiretas é aprimorar as negociações com os fornecedores. A prática ajuda, por exemplo, a obter descontos e prazos de pagamento mais interessantes, duas condições que melhoram a gestão financeira de qualquer negócio.
Consideramos boas técnicas de negociação com fornecedores:
pesquisar antes o mercado para ter argumentos quanto a valores cobrados;
iniciar a conversa com um preço em mente, mas ser flexível diante de uma contraproposta;
tratar os fornecedores como parceiros comerciais, em busca de um relacionamento de longo prazo;
evitar negociações de última hora ou com prazos apertados para entrega dos insumos/serviços.
4. Otimizar a gestão de contratos e compliance
Os contratos firmados com os fornecedores podem ter gastos ocultos conforme a natureza do produto e/ou serviços, como taxas para:
treinamento;
manutenção;
suporte técnico;
implementação;
customização;
rescisão;
renovação.
Uma gestão de contratos eficiente ajuda a reduzir custos com compras indiretas por aprimorar a avaliação e o acompanhamento do documento em todo o seu ciclo — isto é, da elaboração da minuta à renegociação, se houver.
E já que falamos da parte legal do processo de compras, é importante mencionar também a verificação do cumprimento de leis e normas pelo fornecedor.
Essa confirmação é importante porque sua empresa pode ser considerada conivente com práticas ilegais, pagar multas ou até mesmo responder a processos, se esses parceiros comerciais não estiverem em compliance, e todas essas situações levam a gastos extras.
Um SRM, como o da Linkana, facilita a análise, pois realiza consultas automáticas de dados e certidões, e validação de score de confiança a partir de recomendações de risco.
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5. Definir políticas de compras
As políticas de compras são conjuntos de diretrizes e regras internas que definem como as aquisições de produtos e/ou serviços devem acontecer. Esses documentos incluem desde critérios de aprovação de fornecedores até percentuais de distribuição de recursos por departamento.
Esse tipo de instrução ajuda a reduzir custos em compras indiretas porque esclarece quais são os limites de gastos. Dessa forma, fica mais fácil buscar fornecedores que trabalham com a faixa de preço determinada.
6. Treinar os times periodicamente
Saber como otimizar compras indiretas e reduzir custos não basta. É fundamental que os responsáveis pelas aquisições atuem alinhados para garantir o sucesso dessas estratégias. E uma forma de chegar a esse resultado é por meio de treinamentos para a equipe de compras.
Essa atividade garante que todos falem a mesma língua e se mantenham na "mesma página". Por essa razão, devem acontecer quando o funcionário entra na empresa, e também periodicamente para atualizar todo o time sobre novas leis, normas, políticas, e uso de sistemas.
E já que falamos de sistema, vale destacar que disponibilizar as ferramentas certas é essencial para otimizar a rotina dos profissionais de compras e procurement e ajudá-los a encontrar os melhores fornecedores para compras indiretas.
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