Planejamento de compras: aprenda a montar sua estratégia em 8 passos!
O ato de comprar está presente no dia a dia das empresas e pode-se dizer que, nesse ambiente, ele desempenha um papel muito mais importante e ainda é bem mais complexo que para uma pessoa. Por esse motivo, montar um planejamento de compras é essencial para usar os recursos disponíveis com inteligência.
Em um departamento de compras bem estruturado, o objetivo de cada processo de aquisição é encontrar a proposta com o melhor custo-benefício possível, que além de atender as necessidades da empresa no tempo certo, apresenta um bom preço e oferece menos riscos para a operação.
Sem realizar o planejamento estratégico de compras, toda aquisição oferece um alto risco. De um lado, repetir todas as verificações manualmente a cada pedido seria uma perda de tempo e recursos, por outro lado, realizar pedidos sem um plano pode gerar riscos diversos, como falta de espaço de armazenagem, variações no padrão de qualidade e fornecedores com falha de Compliance.
A falta de planejamento é a principal causa do fechamento de cerca de 25% de empresas no país, segundo dados do SEBRAE. Para evitar que seu empreendimento passe por isso, vamos mostrar o que é o planejamento de compras, seus principais benefícios e 8 etapas de implementação. Confira!
Definição de planejamento de compras corporativas
O planejamento de compras é uma prática que visa prever as necessidades de suprimentos de uma empresa e mostrar quais são as condições ideais para realização das aquisições, no que diz respeito a data, condições de pagamento e quantidade de produtos, entre outros fatores.
Se antes víamos essa etapa como burocracia, já que demanda mais pensamento estratégico do que ações reais, hoje temos no planejamento estratégico de compras uma das ferramentas mais importantes para otimizar o uso de recursos de uma empresa.
Para facilitar a compreensão, listamos aqui os principais benefícios obtidos através do desenvolvimento e aplicação do plano de compras. Veja:
Economia de recursos: em primeiro lugar, vemos que ao antecipar as demandas, orçamento e melhores momentos para realizar aquisições de suprimentos, quando essa hora chega, já temos um checklist de compras a seguir, economizando o gasto de tempo e dinheiro a cada pedido;
Compras mais eficientes: Dispondo de um padrão de qualidade a seguir e em quantidades ideais, as compras de suprimentos são utilizadas com maior eficiência, diminuindo a demanda por armazenagem e processamento;
Parcerias mais confiáveis e duradouras: avaliar o Compliance e montar uma rede de fornecedores confiável faz parte de um bom planejamento de compras, por isso, ele também irá ajudar a consolidar as parcerias desenvolvidas pela sua empresa;
Melhora nos indicadores de performance: com todas as ações planejadas, todas as operações internas ganham tempo para se preparar para utilizar os suprimentos e seguir o que foi definido previamente, melhorando a performance nos seus indicadores internos;
Qualidade final garantida: todo esse conhecimento prévio ajuda a definir o resultado esperado para as operações de uma empresa, dessa forma, um planejamento de compras bem estruturado garante que a qualidade do produto final atenderá suas expectativas.
8 etapas para montar o planejamento de compras da sua empresa
Depois de descobrir o que é o planejamento de compras corporativas e os benefícios de adotar essa estratégia para sua empresa, vamos mostrar as 8 etapas de criação do plano de compras. Tenha em mente que o principal objetivo desse documento é antecipar as condições ideais das suas aquisições. Veja:
1. Faça um levantamento de demandas internas
Para começar o seu planejamento estratégico de compras, faça um levantamento de todas as demandas da sua empresa. Veja quais suprimentos são necessários para sua operação, em quais quantidades e em quanto tempo eles são utilizados.
Através dessa informação, é possível não só identificar o momento ideal e as condições sob as quais devem ocorrer os pedidos, mas também projetar o investimento necessário para aumentar a produção, entre outros objetivos de crescimento.
Entenda mais sobre gestão e previsão de demanda no vídeo abaixo:
2. Defina a frequência ideal de aquisições
A frequência com que cada produto é adquirido deve ser calculada para atender as necessidades internas dentro dos prazos ideais. Já falamos anteriormente sobre como calcular lote econômico de compras, tempo de produção por lote e cálculo de ressuprimento, recomendamos a leitura para enriquecer o seu plano de compras.
3. Defina o orçamento destinado a cada demanda
Para que o departamento de compras saiba exatamente o que deve ser negociado com seus fornecedores, é preciso que tenha definido o orçamento mensal para atender cada demanda interna que foi apontada no levantamento inicial.
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4. Faça a qualificação de fornecedores
O planejamento de compras precisa contar com parceiros comerciais confiáveis, por isso, conduzir o processo de qualificação de fornecedores é muito importante, verificando se as empresas candidatas ao fornecimento de suprimentos seguem as práticas de Compliance e governança ditadas pelo mercado, garantindo menores riscos para o seu negócio.
5. Monte uma cadeia de suprimentos com múltiplos fornecedores
É preciso ter em mente que trabalhar com apenas um fornecedor para cada item de necessidade oferece uma série de riscos de interrupção no fornecimento, aumenta a dependência e diminui o poder de barganha. Por isso, é recomendado que se tenha múltiplos fornecedores homologados para atender as necessidades da sua empresa.
6. Monitore o recebimento, armazenagem e utilização de recursos
De modo geral, é importante acompanhar o recebimento, armazenagem de itens em estoque e a velocidade com que sua operação usa esses recursos. Isso irá ajudar a conferir a efetividade do planejamento e identificar falhas internas com maior facilidade.
7. Defina metas e KPI de compras
Falando em monitoramento, parte do planejamento de compras consiste em definir as metas do setor e os KPI de compras, ou seja, os indicadores-chave de performance que serão utilizados para avaliar se os compradores estão seguindo o plano e obtendo os resultados esperados.
8. Forneça feedbacks e otimize seus processos
De todo modo, é importante destacar que o planejamento de compras deve ser flexível e otimizado com o tempo. Além de acompanhar os indicadores de performance, recomenda-se dar feedbacks constantes para os seus colaboradores e fornecedores, fazendo com que eles tenham conhecimento do cenário real da empresa e possam avaliar suas próprias ações.
Conclusão
Ao seguir essas etapas, você garante não só um planejamento estratégico de compras eficiente, mas também prevê a possibilidade de continuar otimizando suas diretrizes e, assim, obter o sucesso e crescimento esperados. Planejar é essencial para usar seus recursos com inteligência.
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A qualificação e homologação de fornecedores faz parte de um bom plano de compras, mas conferir todas as informações de Compliance de múltiplos fornecedores pode ser desgastante, demorado e custoso.
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