Entenda o que é RFI e como usar documento ao seu favor na contratação de terceiros

Um ponto que reforçamos com frequência na Linkana é a importância das informações. Com ela, é possível entender quem são os parceiros, os stakeholders e os concorrentes de qualquer marca (e quais são as melhores decisões que podem ser tomadas a partir desses dados).

É por isso que hoje lhe convidamos a entender o que é RFI e como fazer esse importante passo na construção de uma parceria com fornecedores.

O que é RFI?

RFI (request for information, ou solicitação de informação) é um documento feito por empresas que planejam adquirir alguma solução, mas precisam entender mais sobre o funcionamento do produto ou serviço.

Uma analogia para o que é RFI é o menu de um restaurante. Imagine que você chega em um bistrô francês e vê “Escargot” no cardápio. Apesar de você sempre ter ouvido falar nesse prato, não sabe exatamente quais são os ingredientes. Então você chama o garçom e pede para ele lhe explicar mais sobre essa opção antes de finalizar seu pedido.

Entretanto, quando falamos de um RFI, não olhamos apenas para os “ingredientes” e sim para toda a experiência oferecida pelo restaurante. Para facilitar a compreensão, vamos entender como funciona o RFI.

Como funciona o RFI em compras?

A maioria das empresas trabalha com diferentes linhas de produtos, com opções para atender diferentes necessidades. Essa variedade é refletida na linha de suprimentos, que conta com uma série de matérias-primas.

Às vezes é comum que essa linha de produtos mude ou cresça, fazendo com que a equipe de Procurement precise buscar novos fornecedores para atender às novas demandas. Como o mercado se torna cada vez mais disputado, é comum encontrar vários fornecedores com insumos parecidos.

Então, como saber o que melhor atende às necessidades da sua corporação? Com um RFI.

Ao montar um documento com as principais dúvidas sobre o produto ou serviço oferecido, é possível conhecer mais sobre as soluções e afunilar a lista de fornecedores em potencial com as informações obtidas.

Além de entender a qualidade do insumo, com o RFI também é possível entender:

• história da empresa;

• rapidez e qualidade do atendimento ao cliente;

• variedade de opções oferecidas sobre o mesmo material (diferentes cores, tamanhos e tipos).

Assim, é possível “quebrar o gelo” com a empresa interessada e conhecer mais sobre o futuro parceiro.

Como fazer uma RFI eficiente?

Como é possível notar, uma RFI pode ser uma ferramenta eficiente para afunilar os melhores fornecedores e garantir uma parceria benéfica para ambas partes. Mas como fazer uma RFI eficiente?

Não use apenas modelos prontos de RFI em compras

O primeiro ponto a ser destacado ao fazer uma RFI em compras é que não existe uma maneira “correta” de escrever uma solicitação de informação. Como cada empresa possui necessidades diferentes, o mais importante é montar um modelo com os detalhes importantes para sua corporação.

É sugerido reunir uma equipe multidisciplinar (Procurement, recursos humanos, financeiro, comercial, jurídico, operacional) a fim de entender quais informações devem ser colhidas para uma melhor decisão.

Posso solicitar preço em uma RFI?

Uma dúvida comum ao montar uma RFI é a inclusão ou não de temas relacionados a valores. Apesar de não haver um padrão, como já afirmamos acima, não é recomendado a inclusão desse tópico nessa solicitação.

Afinal, a principal função da RFI é a coleta de informações técnicas. Os preços são fatores de ponderação na RFP (Request for Proposal, ou pedido de proposta).