Como montar um manual de compliance? Para que serve? Como aplicá-lo?
Na prática, o manual de compliance é um documento que reúne os objetivos, diretrizes e responsabilidades de uma empresa e seus colaboradores para uma atuação ética, íntegra e de acordo com as normas e procedimentos de conduta aplicáveis ao seu modelo de negócio.
Em resumo, esse tipo de manual abrange todo o embasamento, objetivação, implementação e fiscalização que compõem o programa de compliance, ou seja, todas as ações de uma organização para que ela atue de maneira idônea e assertiva.
O objetivo de elaborar o manual de compliance está na definição dos métodos de diligência, mitigação de riscos e conduta adequada. Aplicável a todos os níveis hierárquicos, o documento deve facilitar a compreensão sobre os procedimentos internos nesse fronte, assegurando o seu cumprimento por todos os colaboradores.
Veja a seguir como montar um manual de compliance do zero e saiba como utilizar esse documento para estimular uma conduta otimizada, de acordo com os princípios da governança corporativa, em todas as suas operações.
O que é o Compliance?
Antes de mais nada, vamos relembrar a definição de compliance para empresas. Originado do termo em inglês “to comply”, trata-se do conjunto de ações e processos de uma organização para controlar e mitigar riscos inerentes às suas operações, seguindo as normas e procedimentos legais e éticos que dizem respeito a cada uma delas.
Entre essas operações, podemos citar a contratação e tratativa de funcionários, negociação com fornecedores, além da produção e distribuição dos itens vendidos ao consumidor. Daí surgem as variações como o compliance trabalhista, fiscal ou jurídico, entre muitos outros.
O programa de compliance é o mecanismo que guiará esses esforços dentro de uma empresa, considerando sempre a aplicabilidade de leis e regulamentos internos para que os colaboradores adotem uma cultura pautada pela ética e conformidade.
Qual a função do manual de compliance?
De todo modo, a função do manual de compliance é registrar e difundir as informações relevantes para o programa interno, ou seja, ele deve conter os dados referentes aos objetivos, normas e esforços da empresa em prol dos ideais de conformidade ética e legal, permitindo que todos os colaboradores tenham conhecimento sobre seus direitos e deveres nesse contexto.
Pode-se dizer ainda que é uma representação formal do programa de compliance, simbolizando o acordo entre os gestores, sócios, diretores, colaboradores e stakeholders sobre as diretrizes a serem seguidas e riscos a serem mitigados.
6 etapas para montar um manual de compliance
A criação do manual de compliance deve idealmente se alinhar à implementação do programa de compliance na organização, uma vez que ele pode compreender a maturidade da mesma em relação ao tema, mas não precisa se limitar a esse momento, contendo informações úteis também para sua atualização e evolução no futuro.
Com base nisso, reunimos aqui 6 etapas para criar o seu manual de compliance, que também podem ser vistas na formação do programa interno:
1. Mapeamento de riscos e operações
Comece pela análise de riscos, onde serão identificadas as possíveis ameaças à sua empresa, tais como brechas para processos trabalhistas, falhas operacionais, riscos de reputação, riscos de fornecedores, entre outros.
Esse conhecimento serve para criar regras efetivas no seu combate e servem de base para o manual do programa de compliance.
2. Definição de estratégia
A partir desses dados, a empresa pode definir qual estratégia é mais indicada para mitigar esses riscos, nada mais são do que desvios de conduta. O plano de ação deve detalhar as mudança a serem implementadas, incluindo dados como prazo e responsáveis pelo monitoramento.
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3. Redação do código de ética
O manual de compliance é um complemento ao código de ética da empresa, portanto é essencial que esse assunto esteja bem definido para sua elaboração. A empresa deve apontar os valores éticos sob os quais irá se orientar e como isso afeta cada ocupação na sua estrutura.
4. Formação do departamento interno de compliance
Temos atualmente um grande número de profissionais especializados na aplicação do compliance nas empresas, sob a ótica de diferentes áreas, como a trabalhista, jurídica e fiscal, por exemplo. Reunir esse time de especialistas para formar o departamento de compliance é uma ação altamente recomendada.
Eles terão a responsabilidade de desenvolver, aplicar e monitorar o desempenho dos mecanismos de compliance, que estarão inclusos no próprio manual.
5. Definição de objetivos, diretrizes e métodos de fiscalização
Sob a gestão do departamento de compliance, temos a definição do objetivo do manual, assim como suas diretrizes de aplicação e métodos de fiscalização. A ideia é deixar claro o propósito do documento e como se espera que essa meta seja atingida, além de antecipar como a empresa irá avaliar seu status.
6. Planejamento de capacitação de colaboradores
Por fim, temos a necessidade de incluir no manual o planejamento de capacitação de colaboradores sobre as diretrizes do programa de compliance.
Isto é, devemos prever no guia de procedimentos como a organização pretende utilizar esse material para formar a cultura interna, capacitando seus funcionários tanto para execução quanto para a fiscalização do respeito às normas previstas.
Como implementar o manual de compliance?
Definido o texto do manual de compliance, é hora de colocá-lo em prática. Para isso, recomendamos os seguintes cuidados importantes:
Divulgar e treinar
O manual de compliance deve ser amplamente divulgado na organização, garantindo que todos os colaboradores, independente da posição que ocupam, possuem conhecimento sobre os valores, diretrizes e responsabilidades nele previstas.
Não só isso, como apontado anteriormente, devemos capacitar todos os funcionários quanto ao que podem fazer para garantir o respeito ao programa de compliance dentro das suas atividades.
Monitorar sua aplicação
Deve estar previsto no manual de compliance o método de fiscalização e monitoramento sobre sua aplicação. A organização deve ficar atenta, mediante auditorias e a atuação de conselhos, se as boas práticas de compliance estão sendo respeitadas.
Isso vale tanto para as atividades internas quanto ao relacionamento com demais membros da cadeia produtiva, incluindo aqui a rede de fornecedores e os processos conduzidos pelo departamento de compras.
Otimização do manual de compliance
O texto do manual de compliance deve se manter em constante atualização, considerando mudanças nos mecanismos da legislação e normas regulamentadoras, assim como alterações nas metas da empresa ou nos valores relevantes para o mercado.
O Compliance está sempre evoluindo e o manual interno deve acompanhar as tendências para garantir o preparo da organização.
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