Gestão de riscos de fornecedores: TUDO sobre como mitigar ameaças!
É possível definir a gestão de riscos de fornecedores como a adoção de boas práticas que ajudam uma empresa a imaginar, simular e/ou identificar possíveis cenários que podem gerar reflexos negativos decorrentes da contratação e do trabalho junto a fornecedores.
Sobre isso, vale destacar que todos os negócios têm alguns riscos inerentes aos tipos de operações e decisões que tomam. Mas para evitar que essas ameaças comprometam a credibilidade, confiança e atividades da sua organização, é fundamental realizar um gerenciamento de riscos de fornecedores estratégico e eficaz.
Por conta disso, a gestão de riscos de fornecedores é desenhada para eliminar, reduzir ou controlar os impactos de ameaças relacionadas à cadeia de suprimentos da sua empresa.
Entre os tipos de perigos envolvendo fornecedores estão os financeiros, legais, de compliance, reputacionais e de segurança da informação.
Entretanto, as estratégias adotadas nesse tipo de gerenciamento ajudam a prever e a mitigar situações que possam colocar em risco a credibilidade e saúde financeira da sua companhia, evitando prejuízos.
Se esse tema é importante para você e para o seu negócio, siga a leitura deste artigo e confira tudo sobre gestão de riscos de fornecedores!
O que é gestão de riscos de fornecedores?
Gestão de riscos de fornecedores contempla os processos e condutas que ajudam uma empresa a identificar possíveis ameaças no relacionamento com fornecedores. Com base nisso, é possível colocar em prática medidas para sanar esses perigos ou, ao menos, minimizá-los.
Comumente, riscos no mundo dos negócios são classificados como efeitos diretamente ligados a assuntos internos da empresa; ou a agentes externos, tais como terceiros que podem provocar danos materiais, de imagem ou qualquer tipo de ônus para o empreendimento.
Por situações como essas, é que o objetivo de um gestor competente deve ser mitigar esses riscos. Isto é, diminuir a probabilidade de eles ocorrerem, bem como o seu impacto no negócio. Além disso, é preciso planejar a retomada para reparar os danos e garantir a saúde da empresa.
Mas por que esse tipo de gerenciamento é tão importante? Porque, praticamente, toda empresa precisa de parceiros para realização de atividades específicas, ou aquisição de insumos. Além disso, quanto maior a operação, mais parcerias são necessárias, e os riscos acompanham essa crescente.
Gestão de riscos: exemplos, tipos de pendências e fatores de risco
Um dos maiores exemplos de gestão de risco eficiente vem de um processo de homologação de fornecedores que seja capaz de identificar pendências na operação desses parceiros.
Por exemplo, a Linkana usa a tecnologia de processamento massificado de bases de dados e Robotic Process Automation (RPA) para coletar o máximo de informações públicas sobre um potencial fornecedor, antes mesmo de convidá-lo a participar de um processo de contratação ou concorrência.
Isso evita o contato com empresas que têm pendências em aberto, sejam elas de qualquer natureza, ainda que se esforcem para esconder tais informações.
Pendências que podem ser identificadas no cadastro de um fornecedor
São diversas as pendências que podem ser encontradas no cadastro de um fornecedor e que acabam por ameaçar a imagem, idoneidade e o patrimônio de quem está contratando.
Entre as principais falhas que podemos citar, estão:
documentação regulatória;
inconformidades trabalhistas;
infrações ambientais;
corrupção;
problemas financeiros;
risco à imagem.
Documentação regulatória
Para o regular exercício das atividades empresariais, todas as companhias precisam ter alvarás, licenças e certificações necessárias para comprovar o cumprimento das obrigações junto ao poder público.
A ausência de quaisquer dessas documentações pode resultar em multas ou, até mesmo, na interrupção das atividades exercidas.
A exposição a fornecedores irregulares, muitas vezes, mancha a imagem da empresa contratante indiretamente, pois essa, legalmente, também pode ser considerada responsável pela fiscalização de tais documentos, inclusive podendo ser penalizada pela ausência de um ou mais deles.
Inconformidades trabalhistas
Empresas que apresentam uma alta rotatividade de funcionários, que estão enfrentando processos na justiça trabalhista ou que contam com histórico de desrespeito às leis do trabalho, oferecem risco em potencial para a operação da contratante e podem gerar responsabilidade cruzada, caso sejam prestadoras de serviço terceirizado, por exemplo.
Infrações ambientais
Muito comum entre fornecedores de matéria-prima e plantas de processamento, a ocorrência de processos ambientais acontece por desrespeito às leis de proteção ambiental, como descarte de dejetos e manutenção de mata nativa, podendo interromper ou prejudicar o fornecimento de insumos.
Corrupção
Atividades ilícitas, que envolvem desde infrações junto à administração pública, problemas em licitações, entre outras práticas criminosas, podem manchar a reputação de uma empresa de forma definitiva.
Essas condutas também costumam apresentar uma gravidade elevada de riscos e prejuízo, sendo essencial a tomada de medidas protetivas ao selecionar os fornecedores e checar as suas conformidades legais.
Problemas financeiros
Indicadores fiscais, financeiros ou de crédito são excelentes parâmetros para averiguar se um negócio tem capacidade de cumprir com suas demandas contratuais, bem como demais obrigações perante o governo e colaboradores.
Eventuais problemas de insolvência de um fornecedor podem gerar sérios danos à empresa contratante, que vão desde ruptura em contratos de fornecimento à responsabilização subsidiária ou solidária por débitos não honrados.
Risco à imagem
Os riscos à imagem podem ocorrer como consequência de inconformidades ligadas a qualquer um dos fatores anteriores, como seria o caso de fornecedores indiciados por suspeita de trabalho escravo, crimes ambientais e escândalos de corrupção ligados à política.
São fatores de forte peso na opinião pública e que merecem mais atenção no processo de qualificação.
Quais são os principais fatores de risco da gestão de fornecedores?
Conhecendo as fontes de ameaça para uma empresa, fica mais fácil definir os fatores que contribuem para uma gestão de riscos eficiente e capaz de identificar potenciais falhas nos fornecedores.
No casos, esses fatores são:
abrangência e clareza dos contratos de fornecedores;
compliance e alinhamento de atividades;
padrão de qualidade;
validação constante.
Abrangência e clareza dos contratos de fornecedores
O contrato com o fornecedor é a base para a gestão de riscos. Isso porque esse documento tem representação legal sobre o conhecimento e acordo entre as partes em relação às regras que devem ser seguidas.
Isso significa que essas diretrizes precisam estar claras para serem respeitadas. A partir desse ponto, fica mais fácil definir a responsabilidade sobre erros e blindar a empresa contratante contra os danos que podem ser gerados por essas falhas.
Compliance e alinhamento de atividades
Essencial para a gestão de risco de fornecedores é a definição de políticas internas para relacionamento com esses parceiros.
Por consequência, é possível garantir o alinhamento entre as políticas adotadas pelo contratante e o que é entregue pelo fornecedor contratado, além de certificar a eficiência do compliance por meio do cumprimento das regras estabelecidas.
Aproveite e leia este artigo: “Gestão de riscos e compliance: o que são e por que implementar na sua empresa?“
Padrão de qualidade
Manter a qualidade do seu produto e/ou serviço e depender que diversos fornecedores entregarem insumos e matéria-prima no mesmo nível exigido, é uma tarefa um tanto difícil.
Uma forma de conseguir isso é definindo um padrão de exigência a ser seguido, o qual deve incluir as ações que serão postas em prática quando esse patamar não é alcançado, a exemplo da troca de fornecedor.
Validação constante
Por fim, a auditoria dos fornecedores homologados é uma parte muito importante para a gestão de risco.
Afinal, cumprir regras de conduta hoje não garante que isso se manterá no futuro. Por essa razão, todas as certificações emitidas para um fornecedor têm prazo de validade estabelecido.
Ao fim desse prazo, é necessário verificar novamente se a empresa fornecedora não tem pendências em aberto que possam prejudicar a contratante.
Como você pôde ver, a gestão de risco de fornecedores vai muito além da mitigação de ameaças. Por exemplo, o compliance é uma cultura que deve permear os relacionamentos entre empresas.
Por isso, gerenciar crises, reparar danos e fazer o uso de ferramentas que combatem o seu início é essencial.
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Como funciona a gestão de riscos de fornecedores?
Primeiramente, definimos que a gestão de riscos é o processo responsável por garantir que o crescimento e o lucro da empresa não sejam afetados por uma eventual pendência ou falha no processo de compliance. O lucro, nesse caso, pode ser impactado direta ou indiretamente.
Entre os fatores indiretos que podem causar insegurança e abalar o desempenho comercial de uma empresa, a atuação de seus fornecedores é uma das mais voláteis.
Desse modo, uma empresa precisa combater práticas que colocam em dúvida a sua própria honestidade pela ação de terceiros.
Com isso, temos a importância e a própria definição do que é a gestão de riscos de fornecedores, que nada mais é do que o conjunto de medidas adotadas por uma empresa para garantir que os fornecedores sigam um código de conduta dentro das normas legais e, para que evitem que falhas no ambiente deles atinjam a operação no sentido macro.
Esse gerenciamento de riscos de fornecedores tem a responsabilidade de identificar os cenários nos quais falhas podem eventualmente acontecer, bem como agir de maneira preventiva, com planejamento e ações que avaliam e certificam cada relação que se tem com outras empresas que fornecem matéria-prima, serviços e insumos diversos.
A verdadeira relevância da gestão de risco de fornecedores
Quando uma empresa contrata um fornecedor, é comum pensar que a negociação entre as partes sobre a demanda, prazos, nível de qualidade e custo da operação seja o fator mais importante e complicado do processo.
No entanto, não é bem assim. Antes de uma negociação acontecer, é preciso fazer uma análise sobre a qual nós, da Linkana, estamos diretamente familiarizados, que é a homologação de fornecedores.
Nesse processo, é feita uma análise completa de informações públicas e privadas que garantem o compliance e cumprimento das regras por parte dos fornecedores.
Isso ocorre porque realizar com suas próprias mãos uma atividade ilícita ou malvista não é a única forma de ter responsabilidade sobre ela — é possível corroborar, agir como um enabler de determinada atividade, ao contratar uma empresa que a exerce.
Ainda assim, a importância da gestão de risco de fornecedores vai além. Não basta certificar se essa possibilidade existe. É preciso, muitas vezes, combater uma possível falha de interpretação que leve a crer que ela ocorreu, mesmo que isso não passe de um equívoco por parte do público ou fruto de fake news.
Não é por acaso que danos à imagem são uma das maiores preocupações das organizações empresariais, atingindo 91% dos gestores. De acordo com pesquisa da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial, 85% das empresas têm receios quanto ao surgimento de notícias falsas a seu respeito.
Para a gestão de riscos, esses dados são relevantes pela natureza da situação. Com a imprevisibilidade desses acontecimentos, é importante evitá-los e, da mesma forma, saber trabalhar o damage control depois que essas “bombas” explodem.
Um exemplo disso é a gestão de riscos e compliance em meio a pandemia da Covid-19, como abordado no quadro ADM Alive, no canal do YouTube da CRA-RJ, confira:
Como o risco do fornecedor é calculado?
A maneira como o risco do fornecedor é calculado depende da metodologia utilizada para esse gerenciamento.
Entre as principais relacionadas ao gerenciamento de risco de fornecedores que podem ser adotadas por uma organização estão:
PMBOK (Project Management Body of Knowledge): essa metodologia é feita uma análise quantitativa e qualitativa dos riscos que fazem parte dos processos de uma organização. Além disso, são priorizadas a prevenção e combate de ameaças com maior probabilidade de impactar os resultados da companhia;
FMEA (Failure Mode and Effective Analysis): por meio da Análise dos Modos de Falha e Efeitos é possível identificar e analisar as prováveis ameaças envolvendo os fornecedores de uma empresa por meio de um levantamento detalhado. Entre os processos avaliados estão três fundamentais: a ocorrência, a severidade e a detecção de uma falha. Cada um é avaliado com um índice de 0 a 10, que são multiplicados para definir o Risk Priority Number (RPN). Quanto maior o RPN maior é a criticidade da ameaça;
APR (Análise Preliminar de Risco): nesta metodologia é realizado um estudo de forma detalhada antes da implementação de um projeto. Aqui, são feitas análises qualitativas das ameaças, que são documentadas em uma planilha robusta para acesso dos principais responsáveis em caso de falhas.
Inclusão de KPIs de supply chain
Além da escolha da metodologia ideal para a sua organização, é crucial monitorar os principais KPIs de supply chain (cadeia de suprimentos) determinados para calcular os riscos envolvidos. Entre eles podemos dar alguns exemplos, tais como:
KPIs objetivas sobre os fornecedores:
saúde financeira;
lead time do produto;
disponibilidade de produtos;
padrões de qualidade;
performance de tempo para entrega;
termos de pagamento.
KPIs subjetivas sobre os fornecedores:
impacto de mudanças tecnológicas e políticas no parceiro;
risco reputacional;
risco regulatório-legal;
risco trabalhista;
qualidade do serviço;
relacionamento com o responsável imediato dentro da empresa fornecedora;
facilidade de contactar o responsável pela conta.
Utilizando as avaliações determinadas estrategicamente pela empresa, é possível mitigar de maneira eficiente os riscos envolvendo os fornecedores e combater as principais ameaças ao seu negócio.
Leia também: Compliance na gestão de riscos: guia completo para sua empresa
Como fazer gestão de riscos de fornecedores?
Para fazer um bom gerenciamento de riscos de fornecedores, as ações sugeridas para a sua empresa pode adotar são:
realize um bom levantamento dos dados dos potenciais fornecedores, contemplando questões como nome dos membros do quadro societário, quantidade de funcionários, possíveis processos e autuações, entre outras informações que, dependendo do identificado, podem configurar em perigos para o seu negócio;
quanto aos sócios, administradores, e até investidores, o ideal é analisá-los separadamente, a fim de constatar se há algum impedimento que possa comprometer a contratação, por exemplo, a presença de uma Pessoa Politicamente Exposta, visto que essa exige um tratamento diferenciado e mais cauteloso;
passe essas informações e dados por um processo de validação, a fim de confirmar se elas são reais ou não;
consulte a reputação do possível fornecedor e verifique se há envolvimento em problemas como lavagem de dinheiro, corrupção, inclusão na lista suja do trabalho escravo, entre outros que podem afetar a imagem da sua empresa se houver um relacionamento comercial;
mesmo após a contratação, monitore constantemente os dados dos fornecedores para confirmar que nenhuma mudança negativa relacionada a ele aconteceu.
Quais são os processos de mitigação de risco mais usados?
Um processo de mitigação de riscos bem-sucedido é aquele que utiliza os dados acumulados pela empresa para diminuir a probabilidade de uma falha ocorrer, e, caso aconteça, reduza a severidade das suas consequências.
Para isso, mais de uma estratégia ou metodologia pode ser implementada para diminuir ou eliminar os problemas. No entanto, muitas têm em comum os três passos abaixo.
identificar e avaliar os riscos: por meio dos dados reunidos da organização é possível avaliar os principais riscos aos quais ela está sujeita. Muitas falhas, inclusive, podem se repetir, especialmente na relação com fornecedores. Essa análise auxilia a descrever o que já aconteceu e reconhecer quais problemas podem voltar a ocorrer.;
calcular o impacto: aqui são descritos a probabilidade e significância dos riscos e seu grau de probabilidade de ocorrer. Para gerenciá-los, é preciso estabelecer e monitorar os KPIs de supply chain periodicamente, para ter uma clara visão dos impactos de uma possível falha nos processos;
desenvolver estratégias e monitoramento: por fim, é preciso monitorar as prováveis ameaças e implementar estratégias para lidar com elas na prática. É fundamental acompanhar eventos, notícias e mudanças em tempo real, com alertas automáticos que indiquem as tendências de risco para as organizações.
Como mitigar riscos de fornecedores?
Apesar de parecerem rotinas óbvias, muitas organizações têm problemas para colocar isso em prática as ações que acabamos de citar, devido ao fato de não usarem as tecnologias mais adequadas.
Uma pesquisa da Gartner mostrou que 89% das companhias experienciaram um risco com fornecedor nos últimos cinco anos, mas a maioria não tinha conhecimento ou planos para mitigar essas falhas.
Além disso, o levantamento demonstrou que organizações que usam tecnologias para controlar os riscos são quase duas vezes mais efetivas do que aquelas que não fazem isso.
Como evidenciado pela Gartner, o uso da tecnologia é fundamental na mitigação de ameaças na relação com parceiros comerciais e nas estratégias para colocar em prática uma gestão de riscos de fornecedores eficiente.
Para identificar, avaliar e monitorar os riscos envolvendo a cadeia de suprimentos, você pode utilizar um software como a Linkana.
A Linkana garante que o processo de qualificação, certificação e homologação de fornecedores seja eficiente, rápido e nada burocrático.
Por meio do uso de bots com tecnologia de Machine Learning e Inteligência Artificial, o nosso software coleta, organiza e analisa uma série de documentos e informações públicas e privadas para identificar riscos fiscais, operacionais, trabalhistas, ambientais, regulatórios, entre outros.
Além disso, nosso sistema faz o monitoramento dos parceiros da sua empresa, garantindo que as documentações estejam sempre em dia.
Por que é importante fazer a gestão de riscos de fornecedores?
Uma gestão de riscos de fornecedores eficiente garante a prevenção e mitigação de possíveis falhas que possam ocorrer, auxiliando para que as atividades e os lucros da empresa não sejam afetados.
Para isso, esse gerenciamento adota um conjunto de práticas para assegurar que os fornecedores estejam em conformidade com as principais normas legais e que trabalhem para evitar erros no ambiente que possam atingir as operações em grandes níveis.
Além disso, a mitigação de riscos de fornecedores pode ser feita também ao se criar uma declaração de apetite por riscos. Isso nada mais é do que um documento contendo os limites toleráveis de riscos para a organização, baseado nas atuais circunstâncias e metas do negócio.
Em resumo, o gerenciamento de riscos de fornecedores é a atividade responsável por colocar em prática ações e políticas para a prevenção, controle e redução de possíveis falhas que fazem parte das operações da organização, além de diminuir o impacto caso ocorram.
Como a Linkana ajuda esse tipo de gestão?
Além de todas as funcionalidades da Linkana que citamos ao longo deste artigo, a solução conta com outros recursos que ajudam a mitigar os riscos de fornecedores da sua empresa.
Um deles é o Linkana ESG Rating, ferramenta que analisa os riscos socioambientais e de governança que um negócio pode ter.
Por meio de pontuações atribuídas a cada um dos pilares do conceito ESG, é possível verificar se o fornecedor que pretende contratar segue os mesmos princípios que o seu negócio e se adota boas práticas ambientais, sociais e de governança.
Além disso, o software da Linkana é o único que resolve uma das principais falhas da área de procurement, que é não usar uma base de dados compartilhada de fornecedores.
Por meio da funcionalidade Perfil Universal do Fornecedor, você tem acesso a mais de 90 mil cadastros verificados e qualificados de empresas aptas para atender o seu negócio.
Fora a considerável redução de tempo para encontrar fornecedores habilitados e compatíveis com as regras da sua companhia, os riscos dessa contratação também são minimizados, visto que as documentações e cadastros já foram anteriormente aprovados.
Em resumo, o Perfil Universal do Fornecedor da Linkana padroniza a definição de dados relevantes de fornecedores de acordo com as melhores práticas de mercado, trazendo efeito de rede para o envio e análise de dados entre vários compradores, com informações ESG e de D&I.
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