Documentos necessários para homologação de fornecedores

Existem vários documentos necessários para a homologação de fornecedores. Apesar da variedade, todos têm o mesmo propósito: confirmar se a empresa fornecedora que pretende contratar cumpre os critérios de qualidade, segurança, conformidade legal e financeira do seu negócio.

Ao iniciar um processo de contratação de um fornecedor, é fundamental que o seu time de compras e procurement tenha o máximo possível de informações sobre esse provedor em potencial para, assim,  evitar uma série de problemas para a sua companhia.

Questões tributárias, trabalhistas, operacionais e reputacionais são alguns exemplos de riscos de ter fornecedores não homologados na sua rede de abastecimento.

A melhor forma de evitar esses transtornos e garantir a contratação de parceiros de abastecimento confiáveis é saber quais são os documentos necessários para a homologação de fornecedores e exigir a apresentação de cada um.

Neste guia completo, apresentaremos a você a lista e dicas de como gerir documentos de fornecedores corretamente. Siga a leitura e confira!

O que é a homologação de fornecedores?

A homologação de fornecedores é o processo de avaliação e qualificação das informações das empresas que pretende contratar para abastecer o seu negócio com matérias-primas, insumos, produtos ou serviços.

Trata-se de uma atividade de gerenciamento e análise dos riscos, cujo objetivo é garantir a eficiência e a segurança em todo o ciclo de fornecimento ou prestação de serviços, a partir de políticas e regras de conformidade previamente definidas.

Realizar o controle de fornecedores por meio da homologação é essencial, pois gera para a sua empresa vários benefícios, como:

• garantia de conformidade;

• mitigação de diferentes riscos;

• qualidade nas entregas;

• fortalecimento da reputação da sua marca;

• prevenção de fraudes e conflitos de interesse;

• melhoria da gestão da cadeia de suprimentos;

• adoção de práticas sustentáveis;

• padronização e transparência nos processos de compras;

• ganho de competitividade;

• aprimoramento da seleção de fornecedores.

Companhias de todos os setores devem realizar esse processo. Contudo, há alguns setores cuja prática é inegociável, por exemplo:

• indústria automobilística, devido à exigência de certificações como ISO/TS 16949 para garantir a qualidade e segurança dos componentes;

• saúde e farmacêutico: requerem validação da Anvisa e diversas certificações sanitárias;

• construção civil: exige conformidade com normas, como a NR 18 (Segurança do Trabalho) e certificações de materiais.

Entenda todos os detalhes no artigo: “Homologação de fornecedores: GUIA completo para realizar!”

O que é necessário para a homologação de fornecedores?

Para obter sucesso nesse processo e evitar riscos para a sua empresa, é imprescindível que o time responsável saiba o que é necessário para a homologação de fornecedores.

O fluxo inclui várias etapas, todas voltadas para a avaliação do atendimento de critérios de qualidade, segurança e conformidade legal. A principal é a solicitação destes documentos para análise:

• legal e fiscal: como CNPJ, contrato social, certidões negativas, alvarás;

• financeira: balanço patrimonial, DRE, comprovantes de regularidade;

• trabalhista e previdenciária: FGTS, INSS, folha de pagamento;

• certificações e licenças específicas: conforme o segmento da empresa.

Como funciona o processo de homologação?

Saiba ainda que o processo de homologação de fornecedores começa com a divisão da cadeia de fornecimento em categorias, com o intuito de segmentar e identificar os riscos inerentes a cada tipo de relação, bem como o peso e a criticidade da análise de cada um deles.

Em um contrato com algum fornecedor na indústria têxtil, por exemplo, o risco reputacional envolvido na compra de mercadorias de um fabricante de roupas e calçados que eventualmente utilize mão de obra escrava tem mais peso comparado a outras ameaças, e também tende a gerar prejuízos mais significativos, tanto financeiros quanto reputacionais.

Já na construção civil, a quantidade de terceirizados e prestadores de serviços alocados diretamente no interior de cada obra obriga as construtoras e empresas de engenharia a monitorar de forma contínua o cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias. O objetivo é mitigar os riscos trabalhistas de eventuais ações interpostas pelos colaboradores de tais empresas.

Aproveite e leia também: “Tipos de riscos de fornecedores que podem ser qualificados pela CNAE”

Quais são os riscos de ter fornecedores não homologados?

Estes são os principais riscos de ter fornecedores não homologados na rede de abastecimento da sua empresa:

• impactos financeiros e operacionais: tendem a gerar atrasos e falhas na entrega e custos extras devido à baixa qualidade das operações ou problemas monetários, como o não pagamento dos salários dos funcionários em dia. Os reflexos para a sua empresa são de fornecimento irregular, risco de multas e prejuízo na produção;

• problemas jurídicos e de compliance: decorrentes do descumprimento de leis e normas, a exemplo das trabalhistas, o que aumenta as chances de penalidades legais e sanções que geram prejuízos à reputação do seu negócio;

• exposição à fraude e falta de transparência: parceiros de abastecimento sem validação aumentam o risco de práticas antiéticas, corrupção, fornecimento irregular e falta de controle sobre a origem dos produtos, o que afeta a integridade da sua marca.

Para você ter uma ideia do impacto, em 2023, a “lista Suja” de empresas que praticam condições análogas à escravidão, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), citou a Cervejarias Kaiser, do Grupo Heineken.

Na ocasião, os responsáveis pela companhia esclareceram que a citação da marca na listagem foi em decorrência de infrações trabalhistas que um dos seus fornecedores (uma transportadora que prestava serviço) cometeu.

Aqui, vale destacar que, para o público, não é o nome da transportadora que fica em evidência, mas, sim, da cervejaria.

Esse fato comprova a importância de conhecer os documentos necessários para homologação de fornecedores e exigi-los, na íntegra, de cada potencial parceiro de abastecimento.

Quais são os documentos necessários para homologação de fornecedores?

Os documentos necessários para a homologação de fornecedores variam conforme o perfil, ramo de atividade e particularidades da rede de abastecimento do negócio. Também é preciso considerar as regras e as políticas de conformidade da empresa para identificar os principais riscos do relacionamento comercial.

Contudo, há algumas documentações gerais para todos os segmentos. Veja, abaixo, uma visão geral das que são necessárias para a homologação de fornecedores e, a partir dessa lista, monte a da sua companhia.

Compliance fiscal

Para qualquer tipo de relacionamento financeiro existem documentos imprescindíveis para homologação de fornecedores.

Um exemplo são as informações básicas que comprovem a regularidade da atuação da empresa contratada no país, desde questionários com dados básicos sobre sócios, referências bancárias e comerciais e também:

• contrato social;

• cartão de CNPJ;

• Inscrição Estadual;

• Inscrição Municipal;

• alvará e licença de funcionamento.

A irregularidade do cadastro pode tornar o contratante responsável por débitos ou obrigações da empresa fornecedora com problemas.

Compliance tributário

Se sua empresa busca um fornecimento relacionado à produção ou fabricação dedicada, é fundamental fiscalizar o cumprimento das obrigações tributárias por meio de certidões de regularidade fiscal, como:

• Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União;

• certidões negativas estaduais e municipais;

• comprovantes de pagamento de tributos ou obrigações acessórias específicas.

Essa ação evita uma eventual responsabilização tributária, especialmente no âmbito da fiscalização estadual, que muitas vezes atribui ao contratante o dever de quitar débitos do ICMS inadimplidos pelo produtor ou fabricante.

Compliance trabalhista

No Brasil, certas relações entre empresas — principalmente as que envolvem terceirização de serviços ou fornecimento de mão de obra — exigem um cuidado a mais do contratante em relação ao cumprimento das obrigações referentes aos funcionários terceirizados.

Controle o risco de se tornar parcialmente responsável em um eventual processo trabalhista com a solicitação de documentos da contratada, como:

• Certificado de Regularidade do FGTS (CND FGTS);

• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT);

• informações de processos trabalhistas;

• documentação específica dos colaboradores mobilizados, como recibos de pagamento dos salários e comprovantes de GFIP.

Compliance operacional e regulatório

Esse controle é mais específico e varia conforme o tipo de atividade que o fornecedor desempenhará.

A prestação de serviços, em geral, depende do cumprimento de uma série de normas regulamentadoras de saúde e segurança, como a NR-35 para o trabalho em altura, a NR-09 com o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA, e a NR-07 com o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO.

As atividades que envolvem manipulação de alimentos, por exemplo, exigem licenciamento da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa); e as relacionadas ao uso de recursos naturais demandam licenças ambientais diversas ou autorização do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama).

Caso o seu fornecedor apresente algum problema ou irregularidade no exercício dessas funções, a sua empresa pode ser responsabilizada pelos danos, prejuízos ou infrações que ocorrerem durante a validade do contrato.

Entenda mais sobre as normas regulamentadoras de saúde e segurança no vídeo abaixo:

Compliance financeiro

Utilizado principalmente para definir políticas de concessão de crédito ao fornecedor, bem como para controlar o risco de uma eventual inadimplência no fornecimento e possibilidade de a empresa fornecedora não cumprir com obrigações que geram outros tipos de riscos, como tributários e trabalhistas.

Balanço Patrimonial, demonstrativos financeiros, informações de faturamento e endividamento são alguns dos documentos necessários para a homologação de fornecedores neste critério.

Compliance reputacional

Decorre de riscos inerentes a determinados tipos de relações corporativas, a exemplo do dano à imagem da empresa contratante que um fornecedor que utiliza mão de obra escrava causa; ou do prestador de serviço de coleta de resíduos e não promove a destinação adequada; ou ainda da contratação de empresa com diversos problemas junto ao poder público e órgãos fiscalizadores.

Para esses casos, é importante cobrar a existência de políticas internas e manuais de boas práticas em geral, monitorar listas e cadastros públicos de sanções administrativas, como:

• Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS);

• Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP);

• Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM);

• Acordos de Leniência, disponibilizados no Portal da Transparência.

O que fazer com fornecedores com problemas?

Caso sua empresa identifique problemas nas informações ou nos documentos necessários para a homologação de fornecedores ou terceirizados, emita relatórios de conformidade com as pendências a sanar. Essa prática preserva a relação comercial e garante a continuidade no fornecimento ou prestação de serviços.

No entanto, é importante a elaboração de planos de ação específicos, além da conscientização e compreensão da contratada em relação às irregularidades que identificou.

Dessa forma, garante-se o aperfeiçoamento das políticas e processos internos do fornecedor, além de estreitar a relação de confiança entre as partes.

Como gerir documentos de fornecedores de forma eficiente?

O passo a passo de como gerir documentos de fornecedores de forma eficiente inclui:

• centralize a documentação: utilize sistemas, como um SRM, para armazenar e organizar digitalmente todos os documentos em um só lugar;

• automatize o controle de prazos: configure alertas para renovações e vencimentos de certidões, dessa forma, você evita lidar com documentos que não têm mais validade legal;

• crie checklists: defina requisitos obrigatórios para cada fornecedor, devidamente alinhados com o perfil, ramo de atuação e legislações que regem o seu negócio;

• realize auditorias periodicamente: para confirmar a entrega e legitimidade das documentações e, assim, garantir conformidade;

• facilite o acesso: permita que fornecedores enviem documentos por uma plataforma integrada, como o SRM da Linkana.

Dica! Veja como funciona o nosso sistema:

Lembre-se ainda de que as rotinas de monitoramento e homologação de fornecedores e terceirizados precisam ser objetivas e automatizadas o máximo possível. Trabalhar assim ajuda a mitigar os riscos e, ao mesmo tempo, evitar custos extras e fluxos ineficientes na sua organização.

A contratação e o fornecimento são sempre prioridades no desenvolvimento de políticas internas e regras de conformidade, mas os gestores também devem avaliar o nível de confiabilidade da empresa fornecedora antes de contratá-la.

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Nosso SRM aprimora a gestão de risco da sua empresa e a alinha às melhores práticas de mercado. Também promove um controle de informações eficaz ao automatizar a emissão e monitoramento de certidões e consultas públicas, além de facilitar a análise e visualização de documentos privados por meio de dashboards, alertas e relatórios de conformidade.