Centralização de compras: o que é e quais são as vantagens?

Centralização de compras é processo no qual a aquisição de insumos, matéria-prima e serviços necessários para o fluxo produtivo de uma empresa acontece por meio de uma única fonte. 

Dependendo do porte do negócio, essa fonte pode ser um profissional designado exclusivamente para essa tarefa, ou um departamento inteiro que tenha apenas essa responsabilidade.

Quanto à implementação de uma estratégia desse tipo, é muito importante que você tenha em mente que existem diversas maneiras de estruturar o processo de compras da sua empresa. 

Nesse cenário, uma das formas de fazer isso é conhecendo melhor conceitos como descentralização e centralização de compras, bem como as vantagens que cada um deles oferece.

Por isso, neste artigo, trouxemos os três tipos mais comuns de compras centralizadas e o contexto que melhor se adequa a cada um. Siga a leitura e confira tudo sobre esse tema agora mesmo.

O que é centralização de compras? E descentralização de compras?

Como os próprios nomes sugerem, centralização de compras é um processo no qual todos os pedidos de aquisições são direcionados para uma única área ou profissional da empresa, os quais se tornam responsáveis por todas as etapas que envolvem essa tarefa.

Já a descentralização de compras segue o caminho inverso, ou seja, refere-se a um processo de aquisição no qual é preciso contatar diversos setores da companhia, até que o item ou serviço seja efetivamente comprado.

Exemplo de centralização e descentralização de compras

Para que esses contextos fiquem mais claros, imagine o seguinte cenário: você ocupa o cargo de gestão em uma empresa ou, até mesmo, presencia um processo de aquisição indiretamente.

Após uma longa avaliação de qual seria a melhor ferramenta para lidar com o processo X do negócio, você conclui que será necessário adquirir um novo software para a área de TI.

Esse novo sistema será usado por toda a empresa, mas como sua área foi a principal interessada, você mesmo endereça a necessidade de adquiri-la. 

Porém, aqui vem, por vezes, uma parte difícil: como — ou melhor dizendo, para quem —  você vai solicitar a compra dessa ferramenta?

É claro que você não será capaz de adquiri-la sozinho. Então, pergunta para seu superior direto como abrir o processo de compra e logo é retornado com a seguinte pergunta:

“Qual é o valor anual da ferramenta?”

Ao respondê-lo, por exemplo, que a ferramenta custaria anualmente em torno de US$100,000, há aquele pequeno silêncio de alguns minutos no chat: será que a ferramenta é muito cara? 

Enfim, surge uma resposta: você precisará fazer uma solicitação ao setor financeiro, abrindo um ticket explicando a necessidade da aquisição.

Mas, afinal, por que seu chefe fez essa pergunta a você? E por que o setor financeiro precisa analisar a compra, sendo que a ferramenta é de TI?

Esse processo retrata claramente um processo de compra híbrido entre o centralizado e o descentralizado. Todavia, quais são as vantagens de adotar esse processo e, ainda, há vantagens em adotar um processo de compras apenas centralizado ou descentralizado?

Responderemos sobre isso logo adiante!

Dica! Leia também: "Melhores técnicas de compras para negociar com fornecedores"

Quais são as vantagens da centralização de compras?

Um processo centralizado de compras retrata a aquisição de potenciais ferramentas, produtos, cursos e/ou outros serviços feitos por apenas uma área específica. 

Como no exemplo citado acima, o centralizador pode ser a própria área financeira, ou outro setor ou profissional designado para essa tarefa.

Isso significa que mesmo que coordenador, gerente ou até mesmo uma pessoa que ocupe a cadeira de presidência, não terá a autonomia de realizar uma compra sem antes abrir um ticket para ser aprovado (e muitas vezes a aquisição executada) pela área central.

Lembrando que uma boa estratégia para o setor de compras é fundamental para aprimorar os resultados. Por isso, é tão importante verificar qual se enquadre melhor às necessidades da sua empresa.

Contudo, no que se refere, especificamente, às vantagens de adotar esse processo, as que mais se destacam são:

• padronização de processos;

• mais equilíbrio e priorização no uso das verbas;

• aprimoramento do controle das finanças.

Padronização de processos

Ao tornar uma área a responsável direta por todas as aquisições em uma empresa, por meio da centralização de compras, os processos se tornam mais padronizados e, portanto, mais confiáveis. 

Além disso, é possível seguir um planejamento de compras e usar os recursos financeiros com maior inteligência.

Não é difícil imaginar potenciais confusões e erros humanos que podem ser gerados se, por exemplo, cada gestor tiver a autonomia de realizar compras de centenas de milhares de reais.

Então, como garantir que a compra foi feita de maneira segura? E como atestar a segurança dos dados do cartão da empresa? Somado a essas questões, como realmente saber que aquela aquisição já estava aprovada por todas as pessoas que deveriam aprová-la?

Por fim, times que têm mais conhecimento sobre contabilidade, certamente, poderão pensar na melhor forma de executar uma compra para o momento financeiro atual do negócio.

Por exemplo: saber quais dias são os autorizados para realizar determinadas compras, quanto tempo deve se esperar para a aprovação de uma aquisição, entre outros.