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Gestão de Fornecedores

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O que é catálogo de fornecedores e como ele otimiza o processo de compra?

Written byLeo Cavalcanti

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May 17, 2022

May 17, 2022

May 17, 2022

Quer aumentar o saving de compras do seu negócio? Invista na criação de um catálogo de fornecedores para organizar uma rede com os melhores contatos dos quais você pode conseguir boas negociações. 

A equipe que faz a gestão de compras tem como meta a economia, mas, claro, sem perder a qualidade do produto ou serviço adquirido.

Essa organização também serve para criar um processo de aquisição de suprimentos mais eficiente e até mais rápido, diminuindo muito as chances de erros ou de ter problemas com um fornecedor.

Se o seu negócio ainda não tem um catálogo de vendas, continue a leitura desse artigo e entenda para que serve esse recurso.

O que é catálogo de fornecedores?

Um catálogo de fornecedores é um compilado dos contatos de empresas qualificadas com as quais é possível fechar contratos comerciais com segurança, agilidade e bom preço.

Uma comparação simples é com as antigas agendas. Porém hoje, os catálogos são digitais e tem um cadastro completo com informações que ajudam a relembrar as características de cada fornecedor.

O modelo do catálogo de fornecedores pode ter o layout e os dados que a empresa achar necessário, mas algumas itens básicos são:

  • Nome da empresa;

  • CNPJ;

  • Categoria de produto/serviço vendido; 

  • Tabela de preço dos produtos/serviços; 

  • Número de compras realizadas com o fornecedor;

  • Detalhamento dos pedidos fechados (quantidade, data, etc.);

  • Nome do responsável pelo atendimento, telefone e e-mail comercial do fornecedor;

  • Avaliação do fornecedor, entre outros.


Esse detalhamento serve para criar um histórico dos melhores parceiros que atendem as necessidades da empresa.

Dessa forma, sua equipe não precisa checar o mesmo fornecedor repetidas vezes nas análises de compliance e homologação. À medida que contratos ou compras vão sendo fechados, essas informações podem ser adicionadas.

Por exemplo, um fornecedor diz que se o pedido for feito até dia X do mês, ele consegue entregar em 2 dias úteis ou que consegue um preço melhor para pedidos acima de Y volumes.

Quando a experiência não é boa, isso também pode ficar registrado, o que vai alertar a equipe da próxima vez que alguém sugerir um determinado fornecedor como opção.

Para que serve um catálogo?

Montar um catálogo de fornecedores mantém uma parte importante do trabalho de gestão de compras organizada, facilitando a pesquisa dentro de uma base já homologada.

Consequentemente, a escolha do fornecedor fica mais fácil, principalmente se o sistema do catálogo permitir filtrar a busca por categorias, por exemplo. Assim, a equipe consegue visualizar todos os parceiros cadastrados que seguem um determinado critério desejado.

Um catálogo de fornecedores também serve para melhorar as estratégias de compra, pois com planejamento a equipe consegue negociar melhor os pedidos de reposição de estoque ou de compra de matéria-prima para produção. 

E além de aproveitar as condições que o fornecedor oferece, dá para barganhar descontos com mais propriedade, já que a equipe conhece as condições de outros parceiros.

Por mais trabalhoso que seja criar essa base no início, manter e atualizar o catálogo de fornecedores é muito mais prático, já que hoje a tecnologia ajuda bastante.

Os sistemas mais modernos possuem seus servidores hospedados na nuvem, mantendo a segurança dos dados, mas também permitindo que eles sejam acessados de diferentes dispositivos.


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5 vantagens do catálogo de fornecedores no processo de compras

Toda empresa que precisa fazer negócio com outras empresas precisa ter atenção às qualificações do fornecedor.

Para isso, são feitas consultas e análises de compliance que vão ajudar no processo de homologação, garantindo que apenas empresas confiáveis estejam no catálogo de fornecedores. Confira a lista de vantagens abaixo:

1. Ter uma rede de fornecedores

A primeira vantagem de um catálogo é manter uma rede de fornecedores estruturada e eficiente, o que simplifica a tarefa de acionar um ou mais fornecedores quando necessário.

Com um sistema eletrônico, as informações estão sempre atualizadas e erros como contatos cadastrados duas vezes são evitados. 

A gestão de compras também consegue identificar facilmente quais fornecedores da rede estão ativos ou não. Além disso, a equipe tem mais segurança nas negociações, pois sabe que o parceiro atende aos critérios da política de compras e homologação da empresa

2. Eliminar tarefas repetitivas

Já mencionamos acima que o catálogo de fornecedores é criado em sistemas digitais, o que facilita a organização e o gerenciamento dos contatos.

Com isso, a equipe de compras não precisa repetir os processos de análise do fornecedor toda vez que for fazer uma compra, pois cada parceiro tem seu cadastro completo disponível.

3. Otimizar o processo de compras recorrentes

Outra vantagem do catálogo de fornecedores é otimizar o processo de compras recorrentes. Algumas demandas da empresa não mudam e os mesmos pedidos são feitos com frequência.

Então, a equipe precisa apenas revisar o último pedido para saber com quem foi e entrar em contato novamente. Caso algo mude na negociação, também é mais fácil mudar ou atualizar essa informação no cadastro.

4. Ganhar tempo para buscar novos fornecedores

De tempos em tempos, é importante oxigenar a base de fornecedores e com uma rede já estabelecida, a equipe tem mais tempo para se dedicar a encontrar novos parceiros em cada setor.

Muitas vezes, os novos players do mercado se apresentam e chegam até os membros da equipe de compra, mas a busca ativa também é muito valiosa e vale a pena investir.

5. Melhorar a gestão da cadeia de suprimentos

Quando falta um insumo importante para a produção ou prestação do serviço, o resultado pode custar não só tempo, mas também dinheiro.

Por isso, o trabalho de gestão de compras é tão importante para manter um bom gerenciamento da cadeia de suprimentos. 

Dependendo do tamanho do negócio, existem várias demandas que precisam ser gerenciadas e ter um catálogo de fornecedores para cada uma garante uma gestão mais eficiente.

Automatize o processo de análise de fornecedores

No momento de homologar os fornecedores, é preciso pesquisar seus dados públicos para garantir que são parceiros confiáveis, sem pendências fiscais, corretamente formalizados, entre outros detalhes.

A Linkana é um software que automatiza até 70% das consultas e análises, permitindo que o time de compras tenha uma função muito mais estratégica e menos burocrática.

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