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Automação de contas a pagar em suprimentos: como realizar?

Written byLeo Cavalcanti

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December 27, 2023

December 27, 2023

December 27, 2023

Criar um fluxo de automação de contas a pagar para a área de suprimentos ajuda a diminuir erros nos pagamentos, reduzir o volume de tarefas manuais, aumentar a produtividade dos times e a melhorar o relacionamento com os seus fornecedores.

Isso é possível porque as etapas de quitação de despesas desse setor deixam de ser feitas à mão, e passam a ser realizadas por máquinas com ajuda de soluções específicas para esse fim.

Porém, essa mudança não significa que os funcionários responsáveis por essa atividade podem ser substituídos. Na verdade, ao automatizar esse fluxo você dá a eles tempo para se dedicarem a outras tarefas tão importantes quanto essa para o crescimento da sua empresa.

Como resultado, seu negócio ganha eficiência, precisão, produtividade e ainda melhora a imagem perante os fornecedores contratados.

Entretanto, para chegar a pontos como esses, é fundamental definir um fluxo de automação de contas a pagar para comprar realmente completo, compatível com a rotina e realidade da sua companhia.

Não sabe como fazer isso? Siga a leitura deste artigo que explicaremos para você o passo a passo completo!

Como funciona a automação de contas a pagar?

A automação de contas a pagar funciona a partir da conversão das atividades manuais realizadas nesse setor por etapas automáticas. Em outras palavras, significa que as tarefas feitas à mão pelos funcionários passam a ser executadas por softwares criados especialmente para essa função.

Se pensarmos como funciona o fluxo de pagamento da área de suprimentos, geralmente é preciso:

  • receber a requisição de compras da área solicitante;

  • fazer a cotação e a negociação com os fornecedores qualificados;

  • efetivar o pedido de compra junto à empresa fornecedora escolhida;

  • receber o serviço ou mercadoria adquirida;

  • conferir se a entrega está certa, principalmente quantidade e qualidade;

  • recepcionar a nota fiscal emitida pelo fornecedor;

  • enviar a solicitação de pagamento para o departamento, caso seja um setor separado;

  • realizar a quitação da fatura no prazo acordado e pelo meio de pagamento permitido;

  • fazer a conciliação bancária;

  • arquivar toda a documentação referente a esse processo.

Como você pôde ver, são várias as etapas que precisam ser realizadas e, certamente, fazer tudo isso manualmente leva tempo e aumenta as chances de erros. Por isso, a automação de contas a pagar na área de suprimentos é tão importante para a sua empresa.

Dica de leitura: "Procure-to-pay: quais são as vantagens de implementar um sistema de pagamento?"

Por que automatizar fluxos de contas a pagar em suprimentos?

Para explicarmos porque vale a pena deixar essas atividades manuais de lado, mostraremos os principais benefícios da automação dos processos de contas a pagar para a sua empresa. São eles:

  • aumento da produtividade;

  • redução de erros;

  • certeza de enviar os pagamentos dos fornecedores nos prazos;

  • garantia de conformidade;

  • mitigação de riscos financeiros;

  • proteção contra gastos extras, como os decorrentes de multas e juros por atraso nos pagamentos;

  • possibilidade de conseguir descontos ao pagar as faturas antecipadamente;

  • melhora do relacionamento com os fornecedores, estimulando a formação de parcerias estratégicas;

  • aprimoramento da gestão financeira da empresa. 

Quais os desafios de fluxos de contas a pagar na gestão de fornecedores?

Como você viu, são vários os benefícios da automação dos processos de contas a pagar na área de compras. Porém, para chegar até eles, é preciso superar alguns desafios.

Considerando pontualmente a gestão de fornecedores, os obstáculos mais comuns entre as empresas são:

  • excesso de trabalhos manuais: gerando gargalos nas operações, sobrecarga de tarefas e até mesmo problemas de relacionamento e comunicação interna;

  • atraso no pagamento: levando ao aumento dos custos e no comprometimento do fluxo de caixa;

  • lidar com diferentes vencimentos, formas e meios de pagamento: dificultando seriamente o controle manual dessas particularidades;

  • avaliar os riscos financeiros: que tendem a aumentar quando os compromissos financeiros não são cumpridos;

  • manter a compliance nos processos: realizando os pagamentos e recolhimento de taxas e impostos conforme determinado por lei.

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Como automatizar contas a pagar em compras? 5 passos!

Para criar um fluxo de automação de contas a pagar na sua área de compras, os passos mais indicados a serem seguidos são:

  1. identifique o processo utilizado atualmente;

  2. verifique quais etapas podem ser automatizadas;

  3. escolha uma boa plataforma de automação;

  4. integre a solução com o sistema de compras que utiliza;

  5. treine corretamente os funcionários.

1. Identifique o processo utilizado atualmente

Levante quais etapas são realizadas atualmente. Veja por quais setores e profissionais o pagamento aos fornecedores passa, e registre esse caminho de uma forma que fique fácil para você visualizá-lo por completo.

2. Verifique quais etapas podem ser automatizadas

Em seguida, analise quais tarefas manuais podem ser substituídas por sistemas. Se achar que não consegue automatizar todo o fluxo, comece pelas atividades que demandam mais tempo, as mais críticas e as mais burocráticas.

3. Escolha uma boa plataforma de automação

Não há como automatizar um processo sem ajuda da tecnologia, concorda? Por isso, realize uma pesquisa para encontrar uma plataforma que atenda as necessidades identificadas anteriormente, que seja segura e fácil de ser utilizada.

Confira também: "Automação em procurement: como melhorar a rotina da sua empresa?"

4. Integre a solução com o sistema de compras que utiliza

A rotina da sua empresa ficará muito melhor se a plataforma de automação escolhida puder ser integrada a outros sistemas que sua equipe já utiliza, a exemplo de CRMs, ERPs, e softwares de gestão de fornecedores.

5. Treine corretamente os funcionários

Por fim, treine adequadamente seus colaboradores, a fim de garantir que usem todas as funcionalidades oferecidas pelo sistema. Aproveite o momento para deixar claro que eles não estão sendo substituídos por máquinas, como comentamos logo na abertura deste ativo.

A ideia por trás da automação de contas a pagar em suprimentos é facilitar o dia a dia de todos os envolvidos nesse processo, gerando muito mais eficiência e dinamismo para esse fluxo.

Como melhorar o relacionamento com seus fornecedores?

Pagar os fornecedores em dia é fundamental para manter um bom relacionamento com esses parceiros e, assim, evitar problemas de abastecimento. Entretanto, é importante lembrar que essa relação precisa ser bem estruturada desde os primeiros contatos.

Da homologação à análise de desempenho, tudo deve ser feito da forma mais fluida possível. Aqui, a automação também é sua maior aliada e o sistema da Linkana pode ajudar você!

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