Análise de dados em compras: como otimizar a sua gestão?

A análise de dados em compras é um processo de extração, processamento e interpretação de dados específicos do setor que objetiva gerar percepções e insights para embasar tomadas de decisão. A atividade resulta em vantagens como redução de gastos e aumento da lucratividade.

Essa prática também recebe o nome de cultura data driven. Para realizá-la, usa-se ferramentas tecnológicas para coletar, analisar, filtrar, tratar, organizar e armazenar os dados, a exemplo de softwares com recursos de Machine Learning (aprendizado de máquina), Big Data e Inteligência Artificial.

Por que é uma atividade importante? Um dos principais motivos é que as decisões baseadas em dados são mais realistas, concretas e confiáveis. 

A partir dessa base, você e sua equipe identificam exatamente como está o funcionamento do setor e têm acesso a informações como quantidades compradas, frequência e custos e, assim, têm a chance de criar planejamentos muito mais estratégicos.

Quer saber como a análise de dados em compras ajuda a otimizar processos, aprimorar o uso dos recursos financeiros da empresa e a aumentar a eficiência da gestão de fornecedores? Basta seguir a leitura deste artigo!

Qual a importância da análise de dados para tomadas de decisão?

A análise de dados para tomadas de decisão é uma prática importante porque elimina achismos, forma de embasamento que aumenta (e muito) as chances de os gestores e demais profissionais fazerem escolhas erradas.

Como você calcula a quantidade de matéria-prima que precisa comprar para o próximo mês se não tiver números que mostram a quantidade usada e armazenada no estoque?

Esse é um exemplo simples do uso da análise de dados em compras. Porém, a verificação também serve para:

• identificar quais insumos e/ou serviços geram mais custos;

• analisar o desempenho dos fornecedores;

• levantar custos totais de propriedade (TCO);

• calcular prazos para otimizar processos e reduzir tempos de ciclo;

• melhorar o relacionamento com os fornecedores.

Entenda melhor este último tópico no artigo: "Como empresas data-driven podem fortalecer relações com os fornecedores? Entenda!"

4 vantagens da análise de dados em compras

Além de contribuir para tomadas de decisão muito mais sólidas, a análise de dados em compras gera vantagens como:

• identificação mais rápida de oportunidades: como as voltadas para redução de custos, otimização de processos, aproveitamento de insumos e distribuição estratégica de recursos financeiros;

• aumento da eficiência operacional: a exemplo da avaliação mais precisa e pontual do trabalho dos fornecedores, cumprimento de prazos de entrega e da qualidade dos bens e serviços prestados por esses parceiros comerciais;

• otimização da gestão e controle de estoque: decorrente do reconhecimento de dados de vendas e do cálculo da quantidade ideal de armazenamento;

• sourcing estratégico: pois ajuda a encontrar os melhores fornecedores a um custo-benefício satisfatório para o negócio.

Outras vantagens da tomada de decisões baseada em dados

Ainda sobre os benefícios das decisões baseadas em dados, vale a pena apresentar as descobertas da pesquisa "The data-driven enterprise of 2025", da Quantum Black AI by McKinsey. 

Três dos principais insights desse relatório são:

1. até 2025, a maioria dos funcionários usará dados para otimizar quase todos os aspectos de seus trabalhos;

2. a cultura orientada por dados promove a melhoria contínua do desempenho para criar experiências realmente diferenciadas para clientes e funcionários;

3. também até 2025, os dados servirão para automatizar atividades básicas do dia a dia. Os profissionais ficarão livres para se dedicar a atividades que exigem intervenção humana, com as relacionadas à colaboração e à comunicação.  

Como você viu, a análise de dados é importante e vantajosa não apenas para melhorar o momento atual da sua empresa, mas também para o futuro.

Aproveite e leia também: "Cultura data driven: por que aplicar essa metodologia na sua empresa?"

Como tomar decisões estratégicas baseada em dados? 3 passos!

Para tomar decisões estratégicas baseadas em dados com foco em compras, indicamos:

1. coletar e organizar os dados;

2. escolher as ferramentas e as técnicas de análise;

3. usar indicadores de desempenho. 

1. Coletar e organizar os dados

Algumas das principais fontes de dados da área de compras e procurement são:

• histórico de aquisições;

• gastos com fornecedores;

• itens adquiridos;

• quantidade e frequência de compras;

• prazos de entrega;

• qualidade dos produtos.

Sistema de compra, ERPs (Enterprise Resource Planning — Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e SRM (Supplier Relationship Management — Gestão de Relacionamento com Fornecedores) oferecem esses números. Porém, não basta gerá-los.

Para realizar uma análise estratégica de dados de compras, você precisa organizar esses dados e submetê-los ao processo de higienização. Trata-se de uma atividade que "limpa" números e informações duplicados, desatualizados, fora do padrão, incompletos ou desorganizados.

Neste artigo, você confere todos os detalhes dessa prática: "Higienização de base de dados de fornecedores: como e por que fazer?"