Como a Mitre conquistou uma maior expertise na gestão de fornecedores

Contexto

Como criar um diferencial atrativo no mercado tradicional como o de construção civil? Foi esse o desafio que a Mitre enfrentou, há 58 anos, quando decidiu transformar o plano de família em uma empresa. 

Com a meta de se tornar uma incorporadora e construtora de empreendimentos de alto padrão, o seu primeiro cartão de visitas foi entregar um trabalho de alta qualidade. E foi assim que seus empreendimentos foram feitos. 

Ao longo dos anos, 20 empreendimentos foram entregues. Todos de forma antecipada.

Mas com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades. Sua base de clientes cresceu, a demanda por novos empreendimentos e o lançamento de outros produtos fez com que a empresa familiar se preocupasse ainda mais com a qualidade de seus processos internos e governança. 

O crescimento tornou a empresa exposta a riscos operacionais e reputacionais, principalmente por conta dos milhares de fornecedores e foi assim que o time de compras da Mitre nos encontrou.

Cláudia Trisltz, Especialista em Suprimentos na Mitre Realty

Cláudia, que é formada em Direito e especialista em Direito Contratual, desenvolveu sua carreira no ambiente de Suprimentos e tem vasta experiência na gestão de fornecedores em diversos segmentos. 

Hoje, ela é Especialista em Suprimentos na Mitre Realty e responsável pela implantação da área de Gestão de Fornecedores, que além da homologação dos mais de 4000 fornecedores da companhia, alimenta os compradores com informações para a avaliação do risco na contratação das empresas.

Os principais desafios

Antes da implementação da Linkana, Cláudia explica que entre os principais desafios estava a manutenção e controle de uma política de risco e compliance sobre um grande volume de fornecedores, tanto no processo de novos entrantes quanto na gestão da base ativa. 

Assim, não possuíam a desejada expertise nas análises de documentos e informações para tomada de decisão de risco, já que o processo estava sendo feito diretamente pelos compradores.

No cenário em que se encontravam, também não era possível proporcionar uma maior visibilidade de dados e indicadores de maneira estruturada para garantir tempestividade e velocidade na tomada de decisão. 

E por fim, a construtora buscava diminuir o número de horas gastas por compradores em rotinas burocráticas de cadastro e análise de risco de fornecedores dentro da área de suprimentos.

A solução

Com o processo de abertura de capital (IPO) na bolsa de valores realizado no início de 2020, a área de suprimentos e compliance da Mitre se encaminhou para dar uma resposta rápida e eficiente à necessidade de um novo processo de homologação e gestão de fornecedores e prestadores.

Neste contexto, fomos procurados pelo time de compras da Mitre, para apresentar uma solução única e simples tanto para as necessidades da equipe de compliance, como também para o time de compras de uma maneira geral, sem a necessidade de recorrer a várias ferramentas ou múltiplos processos fragmentados e/ou manuais.

Com isso, atuamos como uma solução completa no processo de homologação na Mitre, iniciando no onboarding e cadastro e indo até a gestão de documentação, garantindo o atendimento da política de gestão de fornecedores da empresa.

Por meio de automatização de buscas em bases públicas, centralização de informações, categorização e monitoramento de fornecedores, foi possível harmonizar as interações entre a área de compras e compliance na Mitre, permitindo uma gestão mais estratégica e segura de sua base de fornecedores.

Além disso, por contar com uma plataforma bem mais amigável e intuitiva, com suporte humanizado e em tempo real, os fornecedores passaram a preencher checklists e enviar documentações de maneira muito mais rápida e assertiva, mitigando erros e garantindo uma ótima satisfação, tanto de usuários internos, quanto dos fornecedores, que possuem um índice de satisfação de 91,4%.

Conseguir de maneira empática entender os processos das áreas envolvidas, fazer a conexão entre eles e desenvolver um procedimento dentro do sistema que otimizou a análise, homologação e manutenção dos fornecedores foi um dos grandes benefícios que vimos na contratação da Linkana.

- Cláudia Trisltz, Especialista em Suprimentos da Mitre

Em um segundo momento, nós atuamos na automatização de todo o processo de revisão de documentação e formulários enviados pelos fornecedores, reduzindo custos internos e aumentando a qualidade da atividade anteriormente realizada pela equipe interna da Mitre.

Neste novo cenário, restou pouco ou quase nenhum trabalho operacional por parte dos compradores e gestores em relação à processamento e análise de informações, amadurecendo a equipe como um todo para um perfil muito mais estratégico em relação aos fatores de risco e decisões comerciais para cadastro.

Benefícios gerados

Padronização e reforço da política de homologação de fornecedores

No processo anterior realizado pela Mitre, o cadastro de fornecedores era feito de forma manual, não havia um acompanhamento estruturado de indicadores ou lead-time do processo como um todo.

Com a implementação da nossa solução, a área de gestão de fornecedores conseguiu dar transparência e visibilidade a todos os SLAs de atendimento de clientes internos, mantendo números extremamente baixos em relação ao processo anterior. 

Atualmente, mais de 93% da base ativa de fornecedores da Mitre já foi adicionada e analisada na plataforma Linkana, garantindo a recusa de mais de 180 fornecedores com pendências graves apontadas pelo algoritmo do software.

Antes de contratarmos a Linkana, não possuíamos um controle tão apurado do SLA de análise de documentações. Com a implementação da ferramenta foi possível ter visibilidade e ainda baixar esse indicador, que hoje não passa de 02 dias úteis para avaliações simplificadas e 05 dias úteis para as avaliações completas

- Cláudia Trisltz, Especialista em Suprimentos na Mitre

Ainda, com os dashboards e indicadores disponíveis dentro da ferramenta, informações cruciais das etapas do processo de homologação passaram a ser controladas e mapeadas, permitindo a identificação de gargalos ou obstáculos no processo de maneira mais direcionada e rápida.

Análise de riscos 360º e mapeamento de cadeia

A experiência centralizada com a plataforma da Linkana hoje garante à Mitre um raio-x completo de toda a base de fornecedores, monitorando e atualizando constantemente diversos tipos de informações, desde certidões, sanções, listas restritivas e de trabalho escravo, infrações ambientais até certificações técnicas, licenças operacionais controladas por vencimento. Tudo de acordo com as categorias de fornecimento bem como regras de risco e de negócio da empresa.

O resultado e o histórico de cada uma dessas análises permite que todo processo ocorra de maneira organizada e 100% auditável, com dupla validação dos resultados pela equipe de análise da Mitre em conjunto às rotinas do software da Linkana.

A automação da ferramenta também facilitou e permitiu a inclusão da gestão de subcontratados dos fornecedores da Mitre. Hoje o sistema já realiza também a homologação e onboarding destes parceiros indiretos, garantindo mais visibilidade e segurança na cadeia de fornecimento como um todo.

Sair do processo de verificação manual e pouco automatizado e passar a avaliar outros tipos de riscos foi um grande benefício que também identificamos ao usar a ferramenta da Linkana!

- Cláudia Trisltz, Especialista em Suprimentos na Mitre

Criação de uma vendor list qualificada

Com as validações automatizadas de CNPJ feitas pela Linkana, acabaram as inconsistências em processos duplicados ou desnecessários.

Além disso, a solução também permitiu o desenvolvimento de uma vendor list de fornecedores ativos, segmentada por categorias gerenciais de compras e classificadas de acordo com os riscos mapeados e a situação de cadastro atual de cada parceiro.

Com isso, todo o processo de sourcing e gestão de fornecedores ficou mais fácil e rápido, uma vez que compradores e times solicitantes possuem acesso à lista de fornecedores homologados e confiáveis disponibilizada na ferramenta.

Com as validações automatizadas de CNPJ feitas pela Linkana, acabaram as inconsistências em processos duplicados ou desnecessários.

Além disso, a solução também permitiu o desenvolvimento de uma vendor list de fornecedores ativos, segmentada por categorias gerenciais de compras e classificadas de acordo com os riscos mapeados e a situação de cadastro atual de cada parceiro.

Com isso, todo o processo de sourcing e gestão de fornecedores ficou mais fácil e rápido, uma vez que compradores e times solicitantes possuem acesso à lista de fornecedores homologados e confiáveis disponibilizada na ferramenta.

A adoção desta importante ferramenta ratifica o compromisso da Mitre em agir com transparência e de firmar parcerias somente com fornecedores idôneos. Na Mitre nos preocupamos com toda a cadeia de suprimentos e estamos constantemente aprimorando nossos processos internos, como também nossa governança corporativa, e o apoio da Linkana está sendo essencial para atingirmos esses objetivos.

- Fernando Stancato, Gerente de Compliance Sr.

Para garantir a qualidade de seus processos internos e ressignificar o processo de homologação e gestão de fornecedores da sua empresa, assim como a Cláudia, entre em contato com nossos especialistas.

Empresa

A história da Mitre Realty começou em 1962, com a fundação da empresa pela Família Mitre. Desde o início, a companhia se construiu como uma incorporadora e construtora, desenvolvendo empreendimentos de médio e alto padrão, principalmente, na região da Grande São Paulo.

Indústria

Construção Civil

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