Gestão de terceiros: vantagens estratégicas e riscos envolvidos

A terceirização de serviços é uma realidade no Brasil, seja otimização de recursos ou por busca de expertise no serviço de outras empresas. Por causa dessas e outras vantagens, 22% dos trabalhadores formais eram terceirizados em 2018 segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), e esse número só cresce desde então. No entanto, essa é uma prática que também pode trazer riscos para a empresa, tanto operacionais quanto reputacionais. Para reduzir estes riscos é necessário que a empresa gerencie cuidadosamente os contratos através de um processo de gestão de terceiros. Isso não só no momento da contratação, mas durante a prestação do serviço até a sua finalização.

A terceirização de serviços pode ser um recurso valioso para a sobrevivência das instabilidades econômicas provocadas pela pandemia Covid-19. A previsão é de que em 2021 a terceirização aumente de forma considerável no Brasil. A terceirização, quando bem aplicada, pode trazer uma série de benefícios para a empresa, dentre eles:

Vantagens da terceirização para as empresas:

  • Alcançar maior eficiência terceirizando pontos menos estratégicos
  • Atingir outros clientes potenciais do mercado
  • Facilitar a gestão empresarial, com a redução de diferentes atividades para organização da produção
  • Flexibilidade para sobreviver às crises, pela facilidade de cancelamento de serviços terceirizados
  • Diminuir gastos através de parcerias de desenvolvimento tecnológico
  • Redução da quantidade de processos envolvidos na produção dentro da empresa
  • Redução de custos e melhor controle de desempenho e qualidade

Executivos da KPMG consideram que a gestão de riscos de terceiros deve ser prioridade estratégica nas empresas, no entanto, essa gestão de terceiros não está ocorrendo da melhor forma. 72% dos entrevistados pela KPMG revelaram que as organizações precisam melhorar a forma como avaliam terceiros. Os riscos associados à contratação de terceiros não se restringem a riscos operacionais causados por uma eventual interrupção do serviço, por exemplo. Os riscos reputacionais também não podem ser esquecidos, uma vez que pode haver um vínculo da imagem das empresas parceiras. Nesse cenário, uma crise envolvendo a empresa contratada poderá ser associada à empresa contratante. Um trágico exemplo foi o caso do Carrefour em 2020, em que um homem negro morreu após ser espancado por um funcionário de segurança terceirizado. Diante de uma grave falha na gestão de terceiros, o Carrefour anunciou recentemente que irá deixar de usar funcionários terceirizados na segurança das lojas.

É necessário garantir que as políticas da empresa prestadora do serviço estejam de acordo com as melhores práticas do mercado. Além disso, o contratante assume riscos legais no contrato de terceiros, podendo ser responsabilizado por questões trabalhistas nos casos em que a contratada não cumprir com suas obrigações. Listamos alguns riscos envolvidos na contratação de terceiros:

Riscos mitigados através da gestão de terceiros

  • Responsabilização trabalhista em casos de inadimplência da prestadora de serviços
  • Perda de bons prestadores de serviço por interrupção do contrato
  • Tornar-se dependente da empresa terceirizadora de serviço
  • Queda de qualidade no produto ou serviço
  • Risco de decadência do clima organizacional

Estar atento aos riscos envolvidos é indispensável para a gestão de contratos de terceiros. Os cuidados na gestão de terceiros para reduzir esses riscos devem ser tomados desde o momento da contratação, mas devem continuar até o término dos serviços. No início do projeto é preciso fazer uma análise prévia da empresa a ser contratada, analisando pontos como atividade fim, composição societária e o capital social da empresa. Também é importante analisar financeiramente, verificando a situação na previdência social, a estrutura da empresa, e se há alguma pendência com na justiça, principalmente na Justiça do Trabalho.

Durante o contrato, é necessário continuar acompanhando as informações assim, mas também garantir que a empresa está cumprindo com os compromissos trabalhistas, acompanhando recolhimento do INSS, FGTS, e recibos de pagamentos dos funcionários. Para fazer esse acompanhamento é necessário deixar claro em contrato a quantidade de funcionários envolvidos na prestação do serviço, além de vedar subcontratações ou deixar claro as condições em que isso será permitido.

Outra prática é o atrelamento do pagamento ao fornecedor às suas obrigações legais, causando até mesmo um eventual bloqueio desse pagamento em caso de não cumprimento. Importante se certificar que a empresa contratada está executando apenas tarefas permitidas pelo contrato social, e também que não haja desvio das funções acordadas em contrato. Diante de um término do contrato é necessário formalizar o fim do contrato com um termo de encerramento, com a assinatura de todos os envolvidos. Na figura abaixo nós listamos todo o ciclo da gestão de contratos de terceiros com o objetivo de mitigar esses riscos.

infográfico sobre gestão de terceiros
Legenda: Etapas da gestão de terceiros adaptada a partir de LEITE, Renier Graziani Ferronatto; COUTINHO, Rhanica Evelise Toledo; NOVIKOFF, Cristina. Gestão de terceiros: uma decisão estratégica para controle e análise da terceirização.

Se você empresário terceiriza atividades, deve pensar em gerir seus terceiros, e uma forma de garantir a realização dessa gestão de forma descomplicada é automatização de processos. Apesar dos riscos envolvidos, muitas empresas ainda não fazem gestão de terceiros. Segundo pesquisa realizada pela Refinitiv, especialistas revelaram que 60% da base de terceiros das empresas não está sendo monitorada completamente sobre riscos contínuos. Um dos motivos para isso é o fato do processo poder ser muito burocrático, e requerer um grande esforço humano para a realização.

A Linkana pode auxiliar nessas rotinas através de um processo de monitoramento dinâmico, reduzindo o custo deste acompanhamento. Através do monitoramento de certidões como certificado de regularidade do FGTS e certidão negativa de débitos trabalhistas (CNDs) você pode ter um indicativo de que algo pode estar errado com esse fornecedor, dar início a uma investigação para entender melhor o que está acontecendo com ele. Além disso, a Linkana funciona como um sistema de gestão de fornecedores, atuando em todo o ciclo, desde a homologação do fornecedor, até o monitoramento da base ativa. Para saber mais sobre o processo gestão de fornecedores, acesse esse outro artigo do nosso blog.

Quando feita de forma indiscriminada, a terceirização pode levantar riscos e provocar prejuízos diversos às empresas. Por outro lado, quando efetuada da forma correta, a terceirização pode ser essencial na estratégia das empresas para alcançarem seus objetivos.

Carolina Cani

Carolina Cani

Carolina Cani é a Head de Design da Linkana. Graduada em design e mestre em Ciência da Computação pela UFPE, com mais de 10 anos de experiência no mercado, trabalhou em escritórios de design e publicidade, e foi designer infografista do Jornal do Commércio de Pernambuco. Também foi co-fundadora do Mete a Colher, startup de impacto social de auxílio para mulheres que vivem relações abusivas e situação de violência doméstica. Atuou como product designer e pesquisadora de interfaces avançadas no GPRT, com foco em interação humano-robô, internet das coisas e inovação na indústria 4.0. Além disso, é voluntária como líder do programa de mentoria do Ladies that UX Brasil e cursa doutorado em Ciência da Computação no CIn-UFPE.