Gestão de contratos: o que é e como fazer + 5 dicas de otimização

Saber como fazer a gestão de contratos adequadamente requer conhecimento e dedicação ao tema, possibilitando diversos benefícios para determinada operação e contribuindo em grande escala para mitigação de riscos.

Contratos são documentos de extrema importância para empresas, desempenhando um papel essencial na definição de responsabilidades e diretrizes em qualquer relacionamento empresarial. Por esse motivo, a gestão de contratos é uma tarefa tão desafiadora quanto é importante.

Seja em relação aos colaboradores, fornecedores, prestadores de serviços terceirizados ou quaisquer outros parceiros, um contrato bem redigido deve ser prioridade, assim como o que é feito com esse documento após sua assinatura.

Veja a seguir a definição de gestão de contratos, seus principais objetivos e benefícios. Além disso, iremos mostrar dicas práticas de como fazer gestão de contratos e como otimizar a maneira como sua empresa já atua nesse ramo. Continue lendo.

O que é gestão de contratos?

Como de costume, antes de falarmos como fazer gestão de contratos é importante definir o que é esse conceito na prática. Basicamente, chamamos de gestão de contratos as ações da gestão empresarial para produzir, monitorar, acompanhar a validade e armazenar os contratos firmados pela organização.

O contrato em si é um documento com um ciclo de vida determinado. Ou seja, além das cláusulas contratuais, ele também registra a validade do acordo ali firmado, no contexto jurídico e administrativo.

Também nele se estabelece a durabilidade, prazos, características, responsabilidades e eventuais sanções cabíveis ao seu descumprimento. 

No caso da rede de fornecedores, por exemplo, é comum constar no contrato os níveis mínimos de qualidade do serviço ou suprimento adquirido, prazos para entrega após os pedidos, entre outros critérios que serão medidos pelos indicadores de desempenho.

Dessa forma, a gestão de contratos é a prática que valida o documento elaborado e supervisiona se a operação estabelecida entre as partes está acontecendo conforme com o que foi apontado e acordado no documento.

Principais objetivos da gestão de contratos

A gestão de contratos visa garantir que a interação entre as partes siga o padrão de qualidade previsto e também serve para combater prejuízos causados pelo seu descumprimento, logo tem um papel importante para uma empresa realizar a gestão de riscos de fornecedores.

Considerando que o relacionamento com fornecedores deve seguir os parâmetros estabelecidos pelo contrato, também entende-se que um dos objetivos da gestão de contratos é garantir o Compliance após a qualificação e homologação de fornecedores.

Também é possível tornar processos em atividades mais simples e eficientes a partir de um contrato adequado, evitando custos desnecessários e mantendo o padrão elevado de qualidade que uma empresa de grande porte exige para manter uma boa reputação.

Por fim, outro ponto de grande importância sobre as finalidades de fazer a gestão de contratos está ligada à viabilidade do seu cumprimento efetivo

Com o passar do tempo, as cláusulas contratuais podem se tornar defasadas e ineficientes, sendo essencial a revisão e atualização do mesmo, o que também é apontado pela gestão.

Como fazer gestão de contratos em 7 etapas

As boas práticas do mercado dão liberdade para que cada empresa faça o próprio planejamento e monitoria, com base no segmento e nos valores específicos de cada organização. No entanto, podemos estabelecer algumas etapas básicas, aplicáveis ao gerenciamento de contratos na maioria das empresas nacionais.

Veja a seguir como fazer gestão de contratos em 7 etapas:

  1. Planejamento: etapa onde é elaborado uma versão básica do contrato de uma empresa, que define as condições ideais, cláusulas, prazos e sanções aplicáveis. Essa prévia pode servir de base e ajustada para atender diferentes aplicações ao longo da operação;
  2. Elaboração: com base no documento prévio, elaborado pelo planejamento, a etapa seguinte da gestão de contratos é constituída da elaboração do documento pelo setor jurídico, utilizando uma linguagem objetiva e transparente;
  3. Negociação: antes de assinar o contrato, o mesmo pode ser alterado para se adequar aos fatores negociados entre as partes;
  4. Aprovação: finalizada a negociação e após chegarem a um acordo satisfatório, ocorre a aprovação do documento e assinatura do contrato;
  5. Efetivação: nesse momento, o contrato passa a ter validade, onde as partes têm suas responsabilidades a cumprir. Para a gestão de contratos, é hora de monitorar os processos e garantir o cumprimento do acordo em sua totalidade;
  6. Revisão: para manter um bom relacionamento entre as partes, é interessante assegurar o direito a revisão amigável dos contratos, garantindo que o mesmo não está prejudicando uma das operações;
  7. Encerramento: para finalizar o contrato, como etapa final de sua gestão, é necessário fazer uma revisão de pendências, caso esteja tudo certo, o contrato pode ser finalizado sem maiores problemas. 

Benefícios em investir na gestão de contratos

Sabendo como fazer a gestão de contratos, o que nos resta saber é quais os benefícios em implementar essa prática na rotina da sua empresa. São eles

Eficiência operacional

Em primeiro lugar, podemos dizer que ao saber como fazer gestão de contratos corretamente e implementar essas práticas, sua empresa atua com maior eficiência, operando sempre nos níveis ideais de expectativa e entrega nos parâmetros qualitativos e quantitativos.

Mitigação de riscos e falhas

Definidos os critérios e padrões a serem seguidos, bem como eventuais sanções ou compensações, sua empresa pode diminuir a incidência de riscos operacionais e suavizar impactos causados por eventuais descumprimentos do acordo firmado.

Redução de custos

Um processo mais garantido e seguro também é mais econômico, afinal ele combate perdas e mantém o acompanhamento de prazos de entrega, lead time e demais parâmetros do acordo.

Satisfação garantida

Os efeitos de saber como fazer a gestão de contratos também podem ser sentidos pelos seus consumidores finais, já que o padrão de qualidade do seu produto acaba sendo mantido e assegurado pelas cláusulas do contrato.

Dicas para otimizar a gestão de contratos

Quer saber como fazer a gestão de contratos ser ainda mais eficiente na sua empresa? Confira nossas dicas práticas:

Conheça bem cada aplicação e etapa

É essencial para a boa gestão de contratos que se tenha um profundo conhecimento sobre as etapas desse processo e as diferentes utilizações de contratos na operação empresarial. Isso se dá pela necessidade de manter a conformidade e a segurança jurídica através da redação dos contratos firmados.

Acompanhamento constante

De modo geral, é ideal criar uma cultura de monitoramento dos contratos, inclusive do modelo base, criado pelo planejamento. O objetivo dessa prática é garantir o cumprimento das cláusulas, sua validade e eventuais necessidades de atualização mediante mudanças na legislação vigente.

Compare com indicadores de desempenho

É interessante comparar as cláusulas dos contratos firmados com os dados obtidos nos indicadores de desempenho dos fornecedores, para verificar a necessidade de aplicar alguma sanção e fazer valer o cumprimento do contrato.

Mantenha a organização

A gestão de contratos deve estar atrelada a gestão de documentos na sua empresa, ou seja, é preciso cuidados no armazenamento das cópias físicas e/ou digitais desses documentos para garantir o compliance jurídico.

Invista em tecnologia

A transformação digital nas empresas tornou comum o uso de tecnologias e softwares de gestão. O mesmo se aplica a gestão de contratos, que pode ser feita de maneira bem mais assertiva com o uso da tecnologia.

Você também pode conferir o vídeo a seguir, que relata alguns cuidados relevantes para a gestão dos contratos na sua empresa:

Da qualificação de fornecedores a gestão de contratos com excelência

Você pode reduzir os riscos enfrentados na gestão de contratos, antes mesmo de fechar qualquer negócio. Basta realizar o processo de homologação de fornecedores corretamente, avaliando o compliance e os riscos de cada parceiro em potencial.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.