Conheça 6 erros em não investir nos Centros de Serviços Compartilhados

Cada vez mais as empresas estão buscando inovações que permitam fazer mais com menos. Apesar de muitos associarem inovação à tecnologia, existem outras maneiras de conquistar mais eficiência, como a metodologia do Centro de Serviços Compartilhados.

De acordo com a revista Fortune, 90% das 100 maiores empresas do mundo já investiram nessas estruturas de centralização de processos, inclusive no Brasil. Hoje, já são mais de 200 centros implementados no País, com uma maior concentração no Estado de São Paulo.

Sabemos que novos processos impactam a rotina da empresa. Mas será que você não está tendo um prejuízo ainda maior por não implementar um CSC? Confira aqui 6 erros de não apostar nos Centros de Serviços Compartilhados e no uso incorreto dessa metodologia na empresa.

O que são os Centros de Serviços Compartilhados?

Vamos reforçar brevemente o que são os Centros de Serviços Compartilhados para lhe ajudar a entender por quê você deve investir nessa metodologia?

Os CSCs são estruturas que centralizam uma variedade de funções de apoio da empresa, como marketing, finanças, recursos humanos e administração. Por otimizar a mão de obra de forma padronizada, esse setor absorve o tempo gasto em várias unidades de uma empresa em atividades burocráticas e rotineiras.

Quais os erros de não apostar nos Centros de Serviços Compartilhados?

Maiores gastos 

Vamos já começar falando de uma das consequências que mais chama a atenção dos gestores? Já que as empresas estão sempre em busca de maneiras de cortar custos, deixar de apostar nos Centros de Serviços Compartilhados nada mais é que deixar de reduzir despesas.

Como os serviços se tornam padronizados para todas as unidades, os custos administrativos são reduzidos pela diminuição de erros e também pela queda no retrabalho.

Falta de identidade da empresa

Apesar de ainda não estar nem na metade do texto, você já entendeu que um dos adjetivos que melhor representam os Centros de Serviços Compartilhados são a padronização. Mas qual a importância disso?

Pense em uma grande rede de restaurantes, como o McDonalds. Você pode estar na China, Israel, Estados Unidos ou Brasil, mas sempre encontrará pontos em comum entre todos esses locais. 

Apesar de cada unidade se adaptar para melhor atender às necessidades daquela cidade, estado ou país, as pessoas identificam a marca e se sentem confortáveis em gastar dinheiro nela pois já possuem uma “garantia” do que encontrarão naquele espaço.

A padronização dessa rede se tornou tão “exemplar” que se tornou um assunto próprio, como você pode ver no vídeo abaixo:

Ruídos entre setores

Você já terminou um dia de trabalho sentindo que passou toda a jornada apenas resolvendo pendências e erros com diferentes setores?

As falhas na comunicação também podem levar a erros graves e a improdutividade dentro das empresas e devem ser evitados. Com o uso da metodologia CSC, os departamentos ganham mais sintonia, a eficiência aumenta e os ruídos são eliminados.

Quais os erros na implementação ou uso incorreto dos Centros de Serviços Compartilhados?

Deixar de selecionar um responsável pelo CSC no início da implementação 

Para que um centro seja efetivo, é importante que ele tenha uma equipe produtiva e capacitada, além de um responsável para coordenar e inspirar os colaboradores. Muitas empresas optam por um gestor que não é especialista na área para “cobrir o buraco” na implementação, que é um dos momentos mais importantes dos centros.

É essencial ter no comando uma pessoa que esteja focada desde o início nessa tarefa, ao invés de um profissional que não conheça esse processo ou que tenha sua carga de trabalho dividida à outras responsabilidades.

Não se dedicar ao período de transição

O responsável pelo CSC é apenas um dos vários pontos significativos do período de transição. Por menor que seja a empresa, a implementação do CSC não acontecerá em um estalar de dedos, portanto um período de transição é inevitável.

Muitas companhias investem muito tempo e dinheiro na criação de estratégias e design desses centros enquanto as atividades de transição não recebem os recursos adequados. 

E os erros cometidos durante a transição podem ter um impacto ainda maior adiante. Uma transição ruim, por exemplo, pode resultar em atrasos e ineficiência, além de insatisfação entre as partes.

Esquecer de documentar processos antes da implementação

Pode ser que a sua empresa selecione colaboradores para fazer parte do CSC ou que contrate uma nova equipe para essa função, mas a verdade é que mesmo quem está há anos na organização não conhecerá todos os diferentes processos que serão unificados pelo centro.

Por essa razão, é essencial documentar todos os processos antes da transição. Apenas com um registro do processo e as pessoas envolvidas nele que o CSC construirá o quebra-cabeça com todas essas peças individuais.

E mesmo que você construa um CSC apenas com colaboradores que já estão na empresa, é importante ter essa documentação para evitar uma perda de conhecimento caso uma das pessoas decidam sair da empresa antes de treinar seu substituto.

Conte com a tecnologia para ganhar mais eficiência

As tecnologias vêm ajudando cada vez mais na padronização e automação de processos de uma empresa, permitindo ganhos em eficiência, diminuição da burocracia e investimentos em setores estratégicos.

E essa automação não está apenas nos CSC e sim em toda a empresa, como no setor de compras e na homologação de fornecedores, por meio de ferramentas como o software da Linkana.

Uma plataforma especializada em automatizar toda a coleta e validação de documentos e informações qualificação e homologação de fornecedores, ela utiliza tecnologias como o RPA e o Machine Learning para buscar dados cadastrais, emitir certidões e validar documentos corporativos garantindo que assim que os dados necessários ao cadastro de um parceiro venham da maneira mais rápida e consistente possível.

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Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.