Como oferecer um excelente atendimento a fornecedores: 4 dicas incríveis!

O relacionamento e, principalmente, o atendimento a fornecedores é uma prática que passa, muitas vezes, despercebida.

Afinal, o mercado, hoje, tem o foco quase que completamente no cliente e algumas empresas esquecem de alimentar e construir um relacionamento com os fornecedores. Mas, você sabia que o atendimento a fornecedores também pode impactar na experiência do cliente?

Pois é! São eles os responsáveis por manter os níveis de qualidade oferecidos ao cliente final. Se você não investe no contato, comunicação e relacionamento com os fornecedores, dificilmente conseguirá entregar bons resultados aos consumidores.

Afinal, a ineficiência do atendimento a fornecedores pode gerar ruídos, insatisfação e queda na prioridade que estes parceiros dispensam à sua empresa.

Vamos entender como você pode melhorar o atendimento a fornecedores e como essa relação pode impactar em muitas áreas da sua empresa?

Vantagens de um bom atendimento a fornecedores

Você já teve a sensação que o relacionamento B2B é sempre muito mais distante e menos profundo do que no cenário B2C? Como se o relacionamento com os fornecedores fosse menos importante do que com os clientes, não é mesmo? 

Mas, o que muitas empresas deixam de considerar é que o atendimento a fornecedores é parte fundamental dentro do setor de compras. Afinal, essa comunicação garante que todas as partes estejam alinhadas para garantir o sucesso das estratégias de vendas, marketing, sucesso do cliente, etc.

Quando estabelecemos excelência no atendimento a fornecedores os três principais agentes da empresa saem ganhando. Veja só:

  • Fornecedores

O atendimento a fornecedores tem por objetivo estreitar a comunicação, evitar ruídos e garantir um relacionamento mais próximo com eles. O que é extremamente positivo, afinal, um contrato finalizado é um cliente que ele deixa de atender. E isso ocorre, com frequência, devido a um atendimento ruim. 

Afinal, sem esse atendimento as falhas na comunicação podem se tornar frequentes, deixamos de alinhar objetivos e metas. Tornando, portanto, muito mais difícil que ambos, empresa e fornecedor, estejam caminhando no mesmo sentido.

E, claro, ao automatizar o atendimento a fornecedores, também conseguimos tornar o contato mais ágil, eficiente e direto. Evitando, portanto, os obstáculos citados acima.

  • Empresa

O atendimento a fornecedores é parte integrante do gerenciamento de compras. Quando conseguimos escolher os melhores canais para essa comunicação, criamos um relacionamento que aumenta a longevidade do contrato entre a empresa e o fornecedor. 

E, como sabemos, a troca de fornecedores é extremamente prejudicial para empresa, afinal, isso desregula completamente o processo produtivo e as etapas seguintes. Impactando, portanto, na produtividade da empresa, padronização e, claro, confiabilidade de clientes e parceiros. Que passam a enxergar instabilidade e falta de profissionalismo na marca.

Outro ponto positivo de investir em um excelente atendimento a fornecedores é garantir os melhores acordos, prazos e possibilidade de preferência na negociação. Criando, assim, um processo muito mais estável para a empresa. 

Além, é claro, de diminuir os riscos ao fechar acordos futuros, afinal, quanto mais completo for o atendimento a fornecedores, mais informações e dados podemos colher para garantir a segurança desta e de futuras relações firmadas.

  • Clientes

Estamos em uma era que a qualidade dos serviços e produtos não é mais um plus, e sim um requisito básico para o cliente. Ele não aceita, portanto, oscilações na padronização dos produtos, atrasos, ou quaisquer outros deslizes. Se a empresa tem boas parcerias com fornecedores e cria um relacionamento duradouro com eles, as chances dessas oscilações são menores.

Tornando, portanto, a experiência de compra mais segura e linear.

4 dicas para um excelente atendimento a fornecedores

Agora que você já sabe os benefícios de investir no atendimento a fornecedores, vamos ver algumas dicas para torná-lo muito mais eficiente, agregando, assim, ainda mais valor a este relacionamento?

1 – Escolha os melhores canais e ferramentas para o atendimento a fornecedores

Até pouco tempo, o atendimento a fornecedores era realizado através de contatos telefônicos, email e mensagens. O que tornava todo o processo lento e extremamente ineficiente. Hoje, com a automatização dos processos de compras, podemos incluir nossos fornecedores em um sistema de atendimento e gerenciá-los de uma forma muito mais eficiente.

Organizando, assim, cada contato, informação e histórico de compras. Além de verificar gráficos e métricas de performance, colher feedbacks e acompanhar as oscilações de volume e preços.

2 – Monitore métricas

Falamos na dica 1 sobre as métricas que conseguimos capturar com a automação empresarial do atendimento a fornecedores. Esses números refletem a performance das nossas relações e interações. Exatamente por isso é essencial fazer o gerenciamento, acompanhamento e avaliação de desempenho de fornecedores.

Afinal, precisamos destes dados para verificar se aquela parceria continua sendo vantajosa para todos os envolvidos. 

3 – Solicite feedbacks

É muito comum, no atendimento a fornecedores, que o contato seja, exclusivamente relacionado a:

  • Novas compras;
  • Contratos e
  • Cobranças.

Esquecemos, portanto, que estes parceiros podem ser ótimas fontes de melhoria e compreensão da eficiência de processos internos. Principalmente, é claro, aqueles relacionados a Supply Chain e ao setor de compras.

Por isso, nossa dica é que você, periodicamente, solicite aos fornecedores um feedback sobre o atendimento, processos e serviços destinados a eles. Isso, além de estreitar o relacionamento, também permite que a empresa tenha uma visão muito mais imparcial das suas atividades.

4 – Revise contratos, ações e posturas para melhorar o relacionamento com os fornecedores

Com os feedbacks em mãos, a empresa precisa analisar se o atendimento a fornecedores tem alcançado os objetivos esperados. E, claro, se todas as partes estão positivamente impactadas com aquela parceria.

Caso haja algum gargalo, ineficiência ou descontentamento, verificados nas etapas anteriores, podemos reajustar os contratos e estabelecer acordos que retomem a eficiência esperada.

Você notou que o atendimento a fornecedores, quando automatizado e gerenciado, afeta direta e indiretamente toda a cadeia de suprimentos, produção, distribuição e entrega ao cliente final?

Ou seja, com a atenção e o investimento adequados, conseguimos criar uma rede de melhorias para empresa, fornecedores e clientes! Incrível, não?

Então, já decidiu quais destas ações você precisa implantar agora mesmo no atendimento a fornecedores? 

Este artigo foi escrito pela Movidesk, um sistema de atendimento ao cliente com mais de 1.700 empresas no Brasil. Conheça as histórias de sucesso no atendimento de nossos clientes e aprenda como otimizar o seu tempo de atendimento, gerenciar mais contatos, oferecer suporte de qualidade e mais.

Leo Cavalcanti

Leo Cavalcanti

Advogado, especialista em Planejamento Tributário e Finanças, soma mais de 05 anos de experiência com rotinas de auditoria empresarial e tributária, além de conhecimento em controladoria e práticas de departamento jurídico corporativo. Atualmente é CEO e um dos co-fundadores da Linkana.