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Sobre a NIVEA

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A NIVEA, marca pertencente ao grupo Alemão Beiersdorf – com sede em Hamburgo, começou sua história de sucesso em 1911, quando lançou no mercado a primeira emulsão hidratante do mundo e hoje é uma das principais empresas no segmento de cuidados com a pele. Presente em mais de 150 países, a empresa instalou-se no Brasil em 1975 com a abertura de seu escritório em São Paulo. Em 2003, inaugurou sua fábrica no município de Itatiba (SP).

Indústria: Bens de Consumo

Como Keila tornou mais eficiente e melhorou em 80% o tempo de homologação dos fornecedores da Nivea

O grande desafio de uma grande empresa após se estabelecer por 130 anos no seu setor e se tornar uma das líderes do mercado é manter a qualidade dos seus serviços sempre acima do esperado. Nenhuma empresa resiste a tanto tempo no mercado entregando apenas o essencial.

E este é o grande desafio da Beiersdorf NIVEA.

Por mais eficiente que seja o seu modelo de negócios, é necessário revisitar seus processos e entender quais pontos precisam de melhorias. A Keila Oliveira, analista de compras, é a responsável por desempenhar essa função na Nivea. 

Quando encontramos a Keila e diagnosticamos o desafio que ela tinha para superar, entregamos, como sempre, além do esperado. Criamos valor na gestão de fornecedores e entregamos informações sobre a base da empresa que eles nem imaginavam que poderiam ter acesso. 

Confira o depoimento da Keila e veja como conseguimos otimizar o processo de compras da Nivea.

Os principais desafios

  • Workload e tempo de finalização dos processos:

    Diminuir o tempo de onboarding de um novo fornecedor e criar processos que possibilitasse uma análise panorâmica do negócio, com acesso a dados que pudessem ser utilizados para melhorar a governança dos processos de homologação. Além de garantir o compliance e a eficiência em todo o processo.

  • Informações descentralizadas

    A Keila necessitava de uma plataforma que reunisse todas as informações de seus fornecedores, tanto os novos quanto os da base, centralizasse as informações padronizadas e tornasse fácil a visualização do status de onboarding e risco de cada um.

  • Trabalho manual em atividades básicas:

    Parar de desperdiçar inúmeras horas com planilhas e relatórios manuais. Tudo isso, sem perder o padrão de qualidade que uma empresa centenária já apresentou ao mercado.

  • Tempo de Homologação:

    Em um ambiente burocrático e manual onde cada novo fornecedor levava, em média, 15 dias para ter seus dados coletados, vistoriados e aprovados, a insatisfação e o tempo de entrega eram frustrantes.

  • Inconsistência na informação armazenada:

    Sem uma ferramenta centralizada e sem a possibilidade de uma validação automatizada, as informações algumas vezes se perdiam, dependendo de processos burocráticos para organizá-las em pastas e só descobriram que uma informação passada estava válida no final do ciclo de compra, gerando retrabalho e eventuais inconsistências em algumas informações armazenadas.

Keila Oliveira

Analista de Compras LATAM

“A Linkana nos ofereceu uma plataforma onde conseguimos resolver todos os nossos problemas e ainda agregou valor a nossa gestão de fornecedores com informações importantes e seguras ao negócio que antes não analisávamos”

A solução

A Keila e a equipe de Procurement sabiam bem o problema que estavam enfrentando e do que desejavam em uma solução para resolver de vez o gargalo para cadastrar novos fornecedores.

Era necessário um software de gestão de fornecedores que possuísse a flexibilidade que a Nivea precisava. E foi assim que surgiu a Linkana.

  • Automação e centralização dos processos:

    Nós nos responsabilizamos por simplificar todo o processo burocrático da Nivea. Atuando na parte de cadastro, compliance e risco de novos fornecedores, automatizamos toda a coleta de dados e informações e possibilitamos mais tempo útil para que o time se preocupasse com decisões estratégicas.

  • Todos os dados em um só lugar:

    Todo time era capaz de buscar, em um único portal, todas as informações de cada fornecedor. Certidões, listas públicas, dados da receita federal e todo rol de documentos. Sendo possível, também, consultar o histórico de cada documento blindando a área de auditoria.

  • Recomendações de ações da Linkana:

    Com o nosso software inteligente, o time de compras da Nivea recebia insights e indicações de problemas na sua base de fornecedores. Também criamos comunicações automatizadas entre os times de compras e fornecedores para agilizar o processo de troca.

Benefícios Gerados

  • Eficiência operacional e menor custo:

    Com a contratação da Linkana, houve uma melhora de 80% no tempo de homologação dos fornecedores. Em alguns casos, a Nivea é capaz de homologar um novo fornecedor em até 1 dia. Além disso, o processo de revisão foi centralizado e agora o único trabalho que o comprador precisa fazer para adicionar um novo fornecedor é através de 1 clique.

  • Mitigação de risco:

    Também foi possível otimizar o número de informações coletadas para tomada de decisão e mitigação de vários riscos com um aumento de 70% na volumetria de informações coletadas automaticamente sobre cada fornecedor.

  • Consistência e centralização da informação:

    Com a contratação da Linkana, não houve mais inconsistência nas informações coletadas, uma vez que todas as informações eram padronizadas e validadas pelas duas equipes. Além disso, foi gerada uma redução de custos fiscais devido a problemas de dados bancários, o que fez a NIVEA Brasil virar referência e criar uma melhor prática LatAm pela Global Audit Beiersdorf. Outra prática que reduziu as inconsistências da informação foi a automação das validações de regras fiscais e tributárias do fornecedor já no momento do cadastro, o que antes era feito manualmente para ser inserido no ERP, agora já é feito em um sistema integrado de ponta a ponta.

“Hoje temos mais de 1.000 fornecedores mapeados na Linkana com fácil acesso a qualquer pessoa na companhia, inclusive auditores. Otimizamos o tempo dos stakeholders e de outras áreas que estão envolvidas no processo de homologação.”

Keila Oliveira

Analista de Compras LATAM

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