Portal de homologação e gestão de fornecedores oficial da CBA
Contexto
A construção do processo de homologação e gestão de risco de fornecedores enfrenta uma série de desafios, sobretudo em empresas de médio a grande porte. Para a área de compras conseguir usufruir da relação de fornecimento, é necessário fazer o onboarding dos fornecedores. Esse é hoje um processo demorado de coleta e validação de diversos documentos que precisam estar em conformidade para garantir o cumprimento da política de risco da empresa e para auditorias de qualidade. A gestão das atividades burocráticas, quando feitas manualmente, demandam tempo da equipe que poderia focar no desenvolvimento estratégico do relacionamento com sua base de fornecedores.
Esse era o caso da CBA até 2020, ano em que a área de Supply Chain da CBA decidiu buscar soluções para simplificar o processo de homologação de fornecedores. Segundo o responsável pelo projeto, o objetivo era implementar uma ferramenta user friendly que otimizasse e simplificasse o processo de homologação, provendo confiança nos dados e insumos para análises inteligentes e estratégicas na área de Gestão de Fornecedores.”.
Os principais desafios
- Processo manual e ineficiente de cadastro de fornecedores, que levava acima de 30 dias ou mais para homologação e cadastro do fornecedor, além da troca excessiva de emails e ligações entre fornecedor e área de Gestão de Fornecedores/Suprimentos sobre dúvidas na plataforma antiga;
- Tanto os fornecedores quanto os compradores tinham uma péssima experiência de coleta da documentação necessária para o cadastro no ERP;
- Planilhas manuais faziam a gestão de documentos vencidos dos fornecedores críticos, pois não era possível automatizar tal processo na plataforma de homologação. Esse era um ponto crítico na gestão de dados, já que esta administração garante as certificações específicas da CBA quando exigidos evidências em auditorias certificadoras de Qualidade;
- A plataforma de homologação não proporcionava a possibilidade de extração de base de dados para manipulação e gestão estratégicas destes em ferramentas de BI, impossibilitando a gestão de riscos e análises estratégicas sobre a base de mais de 3500 fornecedores.
A solução
A CBA selecionou a Linkana para ser o portal oficial de cadastro de homologação de todos os atuais e novos fornecedores. Assim, a Linkana passou a ser a única fonte confiável para avaliação de todas as informações relacionadas ao fornecedor, gerando maior eficiência na gestão e homologação de fornecedores da empresa.
Portal de Homologação e Gestão de Fornecedores
O software Linkana atua como a única entrada para cada fornecedor. Ele oferece à CBA um processo automatizado de geração de certidões e avaliação de consultas públicas, bem como realiza a coleta e revisão de documentos privados da CBA. Todos os vencimentos agora são monitorados automaticamente, garantindo que os dados do fornecedor permaneçam atualizados e geridos de forma confiável mesmo que ocorram alterações e atualizações ao longo do ciclo de vida do fornecedor.
Todo esse processo é realizado com apenas 1 clique. Basta ter o CNPJ e email de contato do fornecedor para a Linkana começar a gerar mais de 30 informações públicas e iniciar o contato automatizado com o fornecedor, que recebe um acesso à plataforma para armazenar suas informações e se necessário, suporte técnico da Linkana. Mesmo após o envio das documentações privadas, a Linkana faz toda a cobrança, avaliação e revisão de todas as informações, garantindo a entrega do fornecedor na etapa final do processo já com todos os documentos necessários para a tomada de decisão da aprovação ou reprovação do fornecedor de acordo com a política de risco da empresa.
Cada informação gerada é auditável e possui um nível de risco atrelada a sua categoria de fornecimento. A combinação gera um score de confiança e a recomendação de homologar ou não um fornecedor. Com todos os fornecedores em um único sistema, esta base de dados oferece análises estratégicas sobre risco e qualidades dos fornecedores por meio de dashboards e relatórios.
Benefícios gerados
Eficiência operacional e usabilidade
Com a Linkana, o tempo de homologação de um novo fornecedor reduziu em cerca de 80% (de 30 para 6 dias úteis). Além disso, as automações providas pela plataforma geraram uma economia de 3 até 4 horas diárias para os analistas direcionarem seu foco em tarefas que agreguem valor e impulsionam de forma estratégica o departamento de Performance & Gestão de Fornecedores.
A experiência do fornecedor foi melhorada por meio da simplificação e remoção da complexidade. Agora, não há mais a necessidade dos compradores ou Gestão de Fornecedores auxiliarem fornecedores e stakeholders internos com problemas da antiga plataforma. O NPS da base de fornecedores homologados hoje está acima de 96%.
Gestão estratégica de dados e desenvolvimento das políticas ESG
Todas as informações necessárias pela política de risco estão armazenadas em um único sistema, com a garantia da atualização constante dessas informações de forma sistêmica e de maneira auditável.
A ferramenta facilitou consultas de compliance e de listas restritivas como de trabalho escravo, de autuações e embargos do IBAMA, dentre outras que assegurem aspectos de ESG na cadeia de fornecimento.
A confiança nas informações empoderou a área para estruturar se de uma maneira mais estratégica, gerindo os fornecedores e seus riscos de forma mais fácil e inteligente.
Graças ao benefícios gerados, a Linkana foi citada no Relatório Anual de 2020 da Companhia Brasileira de Alumínio, como solução destaque em governança, compliance e sustentabilidade na gestão de fornecedores e terceiros da companhia. Além disso, a área de gestão de fornecedores considera a Linkana uma uma grande parceira para ajudar na transformação da área de gestão de fornecedores da CBA em uma área mais estratégica, com mais economia de tempo e maior confiança no gerenciamento dos dados.”
Empresa
A CBA (Companhia Brasileira de Alumínio) – pertencente ao grupo Votorantim – é uma das maiores empresas de alumínio do Brasil e da América Latina. Inaugurada em 1955, foi a primeira indústria integrada de alumínio com produção de alta qualidade e sustentável. Ela é reconhecida por ser autossuficiente na extração da bauxita, produzindo toda a energia que usam e líderes na reciclagem industrial do setor.
Indústria
Mineração e metais
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