Vendor Management Office, ou simplesmente VMO, é uma unidade dentro de uma empresa que tem por objetivo verificar e melhorar as ações estratégicas do negócio, e diminuir os riscos que podem surgir com a contratação de fornecedores e prestadores de serviço terceirizados.
Em outras palavras, essa estrutura tem como foco gerenciar o valor da companhia, de modo que isso aprimore os resultados e reduza custos, entre outros resultados positivos relacionados.
O conceito de VMO é aplicável a diversos departamentos de uma empresa, tais como jurídico, segurança da informação, tecnologia, cadeia de suprimentos, entre outros.
No setor de compras e procurement, especificamente, uma das práticas de Vendor Management Office que pode ser aplicada é a strategic sourcing, que consiste em uma estratégia de aquisição mais técnica, que pondera sobre a complexidade do processo de compras e o impacto que os produtos e/ou serviços adquiridos geram para a empresa.
Ou seja, o VMO é uma forma de alinhar os interesses e as metas da empresa às suas ações, especialmente no que se refere à gestão de fornecedores.
Mas de qual maneira uma estrutura de Vendor Management Office pode ser montada? Siga a leitura deste artigo e confira agora essas e outras respostas sobre o tema.
O que é Vendor Management Office (VMO)?
Vendor Management Office (VMO) pode ser definido com um “escritório de gestão de fornecedores“. Consiste em uma estrutura organizacional interna responsável por avaliar fornecedores de produtos e/ou serviços, supervisionar as interações e gerenciar os relacionamentos com esses parceiros.
Na prática, não se trata de identificar, qualificar e contratar fornecedores. Ou seja, não cabe a essa unidade fazer a homologação de fornecedores. O foco de atuação dos profissionais que compõem o VMO é gerar mais valor para a empresa, por meio de um alinhamento mais estratégico entre ações e objetivos.
Por exemplo, por meio da estruturação do VMO em uma empresa é possível encontrar maneiras de diminuir os riscos característicos relacionados aos fornecedores. Esse cenário inclui questões como:
- negociação com fornecedores;
- avaliação do tempo de duração do contrato;
- controle de qualidade dos insumos e/ou serviços que estão sendo entregues;
- avaliação de performance, entre outros.
Dica de leitura: “4 estratégias para fazer uma redução de gastos em compras e aumentar o faturamento da empresa“
Como o Vendor Management Office é estruturado?
O Vendor Management Office é estruturado em quatro pilares, que são:
- governança;
- pessoas e estrutura;
- processos e ferramentas;
- analytics e tendências.
Governança
O pilar governança no VMO tem por objetivo definir responsabilidades internas e internas no que se refere ao relacionamento com fornecedores. A ideia é, com essa abordagem, diminuir os riscos, melhorar a performance desses parceiros e garantir que a empresa esteja em compliance.
Além desses pontos, a parte de governança no VMO também tem como meta:
- assegurar um engajamento colaborativos entre os envolvidos na cadeia de suprimentos;
- buscar e sugerir inovações que ajudem a alcançar os resultados pretendidos;
- alinhar os processos de contratação de fornecedores às políticas de risco da empresa para mitigar possíveis danos;
- garantir que o portfólio de fornecedores contribua para o crescimento do negócio, impactando positivamente em pontos como aumento da lucratividade e vantagem competitiva;
- formar comitês estratégicos e táticos que colaborem para a obtenção de mais e melhores resultados.
Pessoas e estrutura
Este pilar chama a atenção para os skills que são necessário para atingir o sucesso com VMO, que são:
- relacionamento;
- reporte gerencial;
- gestão de riscos;
- contratos;
- colaboração;
- conhecimento técnico;
- conhecimento em analytics;
- direcionamento de resultados;
- foco no cliente.
A formatação do dessa base do VMO pode ser centralizada, a qual comumente está sob o comando de executivos, ou descentralizada, com separação de responsabilidade e de resposta à superiores.
Processos e ferramentas
O objetivo deste pilar é identificar recursos que ajudem a gerar dados de qualidade, em pouco tempo, para servirem de base para tomadas de decisão. Dashboards automatizados e que possam ser acessados de dispositivos móveis são bem-vindos e facilitam alcançar esse objetivo.
No que se refere aos processos, a intenção é que eles sejam flexíveis e cada vez mais ágeis e dinâmicos. Paralelamente a isso, devem contribuir para mitigar os riscos característicos da contratação de fornecedores, e para alinhar a atuação desses parceiros aos resultados que o negócio quer atingir em curto, médio e longo prazo.
Não deixe de ler este artigo: “Como usar a tomada de decisão baseada em dados na sua empresa e ter resultados satisfatórios?“
Analytics e tendências
Este pilar remete à necessidade de usar bases de dados e informações externas para contribuir com as tomadas de decisão, conforme aumenta o nível de maturidade do VMO da empresa.
Por meio de fontes confiáveis, a ideia é cruzar dados internos e externos, para que seja possível gerar insights mais embasados que resultem em decisões mais estratégicas.
Mas, para isso, é bem importante utilizar bases de informações que se atualizam online e que possam ser atreladas às que são geradas internamente pela companhia.
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